Wieso schaffen es manche Menschen, scheinbar mühelos ihre Ziele zu erreichen, während andere ständig im Stress sind?
Stellst du manchmal fest, dass du den ganzen Tag arbeitest, aber am Ende nichts dabei rumgekommen ist? Dabei hast du doch alle E-Mails abgearbeitet und beantwortet. Du hast mit vielen Kunden telefoniert und hattest noch nicht einmal Zeit für eine Mittagspause. Aber das frustrierende Ergebnis ist, dass dich all dein Tun scheinbar keinen Schritt weitergebracht hat. Du siehst keinerlei Vorankommen oder konkrete Ergebnisse.
Das verursacht sehr schnell Stress. Denn in deinem Kopf macht sich der Gedanke breit: ich muss noch mehr tun, härter arbeiten und mehr erledigen. Dabei ist genau das Gegenteil der Fall.
Denn höchstwahrscheinlich hast du nicht die richtigen Dinge gemacht. Du hast deine Energie in Projekte, Aufgaben und To-dos gesteckt, die dich nicht wirklich weiterbringen. Es fehlt die Priorisierung. Dadurch hast du deine wertvolle Zeit verschwendet.
Im Folgenden möchte ich dir ein Zeitmanagement-Tool vorstellen, das dir dabei helfen kann, diesen Teufelskreis zu durchbrechen: das Pareto-Prinzip.
Dieses sehr einfache Konzept hilft dir dabei, deine Zeit sinnvoll und zielgerichtet einzusetzen, deinen Stress zu reduzieren und eine ausgeglichenere Work-Life-Balance zu erreichen.
Stress reduzieren mit der 80/20-Regel
Stell dir vor, du könntest die wichtigsten Ergebnisse deines Lebens und deiner Arbeit erreichen, indem du dich lediglich auf einen kleinen, aber entscheidenden Teil deiner Aktivitäten konzentrierst. Das Pareto-Prinzip, das oft auch als 80/20-Regel bezeichnet wird, bietet genau das. Es geht darum, den größten Nutzen aus deinen Bemühungen zu ziehen, indem du dich auf das konzentrierst, was wirklich zählt.
Einfach formuliert besagt das Pareto-Prinzip, dass oft 80% der Ergebnisse durch nur 20% der Anstrengungen erzielt werden.
Dieses Prinzip lässt sich in vielen Lebensbereichen beobachten, von der Wirtschaft bis hin zum persönlichen Zeitmanagement. Und ich werde dir im weiteren Verlauf dieses Artikel einige ganz konkrete Beispiele zeigen und Tipps geben, wie du Stress reduzieren kannst. Zunächst einmal soll es aber um die Ursprünge dieser Zeitmanagement-Methode gehen.
Wer oder was ist Pareto?
Benannt ist das Zeitmanagement-Tool nach Vilfredo Pareto. Pareto, geboren 1848 in Paris und verstorben 1923 in Genf, war ein italienischer Ökonom und Soziologe, der vor allem für seine Beträge zur Wirtschaftswissenschaft und seine soziologischen Theorien bekannt ist.
Pareto begann seine akademische Karriere mit einem Studium der Ingenieurwissenschaften, wandte sich aber später der Wirtschaftswissenschaft zu. Seine Beobachtungen und Analysen in der Ökonomie führten ihn zu der Entdeckung, die bis heute als Pareto-Prinzip bekannt ist. Er erkannte, dass etwa 80% des italienischen Vermögens in den Händen von etwa 20% der Bevölkerung konzentriert waren. Diese ungleiche Verteilung des Reichtums interessierte ihn und er begann, sie näher zu untersuchen.
Seine Arbeit in diesem Bereich erweiterte das Verständnis von Wirtschafts- und Sozialstrukturen. Pareto stellte fest, dass eine kleine Anzahl von Ursachen häufig für einen Großteil der Wirkungen verantwortlich ist – ein Prinzip, das auf viele Bereiche des Lebens anwendbar ist. Sein Ansatz war revolutionär, da er aufzeigte, wie man durch Fokussierung auf die wichtigsten Faktoren, seien es Kunden, Produkte oder Entscheidungen, maximale Ergebnisse erzielen kann.
Paretos Erkenntnisse haben Einfluss auf unterschiedliche Felder, von der Geschäftswelt bis hin zum persönlichen Zeitmanagement und bilden die Grundlage für viele moderne Strategien zur Effizienzsteigerung und Zielsetzung. Dabei fungiert das Pareto-Prinzip für viele als ein wichtiges Werkzeug, um ihre Ressourcen – Zeit, Energie, Geld – optimal zu nutzen.
Stressfaktoren und wie wir sie reduzieren
Paretos ursprüngliche Beobachtung der Vermögensverteilung hat sicherlich heute durch die wenigen extremen Superreichen auf der Welt kaum noch Gültigkeit. Doch wie bereits erwähnt begegnet uns die 80/20-Regel in sehr vielen Bereichen unseres privaten und beruflichen Lebens noch immer und ist aktueller denn je. Und das Wissen um diese Zusammenhänge kann dabei helfen, fokussierter zu arbeiten und wird deinen Stress reduzieren.
E-Mail-Management
Wir werden täglich mit Nachrichten überflutet. Doch von hundert eingehenden E-Mails sind oft nur 20 wirklich wichtig und erfordern eine sofortige Antwort. Der Rest ist Spam, Werbung, Newsletter, Danke-Mails und andere Inhalte, die entweder direkt in den digitalen Papierkorb gehören oder die eine nicht zeitnahe oder gar keine Antwort erfordern.
Konzentriere dich also darauf, diese 20% effektiv zu bearbeiten. Diese Nachrichten haben Priorität. Für alles andere gilt:
Prüfe Spamfilter und sperre gegebenenfalls Absender. Je nach verwendetem Mail-Programm gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, Absender auf eine Blockliste zu setzen oder durch sinnvolle automatische Regeln Nachrichten direkt in den digitalen Papierkorb zu verschieben.
Bestelle Newsletter ab, die du sowieso nicht liest. Sie lenken dich nur von den eigentlich wichtigen Nachrichten ab. Jeder Newsletter-Versender bietet in einer Nachricht ganz unten einen Link zum Abbestellen an.
Verschiebe das Lesen interessanter Newsletter in Zeiten des Tages, an denen deine Leistung nicht so hoch ist (zum Beispiel nach dem Mittagessen oder am Ende eines Arbeitstages). Definiere dir eine festgelegte Zeit und Dauer, um sie dir anzuschauen. Durch Automatisierungen und Regeln in deinem Mailprogramm kannst du diese Newsletter auch in spezielle Unterordner verschieben, so dass sie dich nicht bei der Bearbeitung der wichtigen E-Mails nicht ablenken.
Kundenbetreuung
Mit 20% deiner Kunden machst du 80% deines Umsatzes. Gleichzeitig verursachen auch 20% deiner Kunden 80% deiner Arbeit. Leider sind diese beiden Kundengruppen oft nicht deckungsgleich. Daher solltest du schauen, dass du deine wertvolle Zeit mit den Kunden verbringst, die für dein Business auch am wichtigsten sind.
Identifiziere diese Schlüsselkunden und widme ihnen mehr Aufmerksamkeit, um die Geschäftsbeziehungen zu stärken. Diese Kunden sind deine A-Kunden.
Entsprechend der sogenannten ABC-Analyse gibt es neben den 20% A-Kunden auch meist 30% B-Kunden, die für 15% des Umsatzes sorgen und 50% C-Kunden mit 5% Umsatz.
Dies ist natürlich nur eine grobe Einteilung und die Prozentzahlen können in deinem Fall auch davon abweichen. Aber sie bietet dir eine übersichtliche Darstellung und fokussiert dich auf das Wesentliche. Denn es macht keinen Sinn, sich stundenlang mit einem C-Kunden zu beschäftigen, mit dem du am Ende kaum Umsatz machst. Beachte aber, dass es sich dabei nur eine Momentaufnahme handelt und aus einem B- oder C-Kunden auch ein A-Kunde und umgekehrt werden kann.
Meeting-Effizienz
Viele von uns verbringen während ihrer Arbeit viel Zeit in Besprechungen. Egal ob virtuell über Videokonferenzen oder vor Ort in Besprechungsräumen: oft wird viel geredet und diskutiert aber wenig entschieden. Auch das kann mit dem Pareto-Prinzip formuliert werden. Oft sind nur 20% der Besprechungsinhalte entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Der Rest sind Small Talk, nicht zielgerichtete Diskussionen oder auch der Profilierungsdrang einzelner Personen.
Achte daher darauf, Meetings möglichst effektiv zu gestalten. Eine Meeting-Checkliste kann dir dabei helfen, fokussiert zu bleiben. Erstelle eine Agenda mit den wichtigsten Themen und lade nur die entscheidungsbefähigten Personen ein.
Eine gute Vorbereitung des Organisators und der Teilnehmer ist Voraussetzung für eine effiziente Durchführung eines Meetings und reduziert die Dauer eines Meetings und wird Stress reduzieren.
Projektmanagement
Im Projektmanagement verhält es sich genauso. In Projekten tragen oft 20% der Aufgaben den größten Teil zum Projekterfolg bei. Auch haben meist nur wenige Projektmitglieder den größten Anteil am Erfolg eines Projektes.
Identifizier daher die wirklich notwendigen und wichtigen Aufgaben und konzentriere dich darauf. Achte bei der Teamzusammenstellung darauf, nur die wirklich notwendigen Personen mit dem Projekt zu betrauen. Nice-to-have Teilnehmer sind tabu.
Präsentationen und Berichte
Wenn man an einem wichtigen Bericht oder einer Präsentation arbeitet, ist es oft so, dass 80% des Ergebnisses bereits recht schnell erstellt sind. Für die restlichen 20% braucht man allerdings oft sehr lang.
Und bei der Präsentation kommt man dann in 80% der zur Verfügung stehenden Zeit nur durch 20% der Folien. Die restlichen Folien müssen dann in den restlichen 20% der zur Verfügung stehenden Zeit durchgespurtet werden.
Überlege dir daher vor der Erstellung von Präsentationen und Berichten genau, was deine Kernbotschaft ist und für welche Zielgruppe du deine Inhalte erstellst. Überlege dir jeweils genau, welche Informationen einen Mehrwert bieten und welche lediglich Beiwerk sind.
Vermeide den Drang zur Perfektion. Hilfreich ist es, die Inhalte in einem ersten Entwurf zu erstellen und sich diese dann einen oder mehrere Tage später noch einmal anzuschauen. Dann ist der Blick darauf oft klarer, und man kann den Inhalt neutraler einschätzen. Denke daran: die restlichen 20% zur Perfektion benötigen 80% deines Aufwands.
Aufgabenpriorisierung
Auch deine To-do-Liste beinhaltet vermutlich das Pareto-Prinzip. Schau dir deine Aufgaben einmal genau an und bewerte, welche davon wirklich wichtig sind. Helfen kann dabei zum Beispiel auch die Eisenhower-Matrix.
Konzentriere dich auf die wichtigen Aufgaben, die den größten Einfluss auf deine Zielerreichung haben.
Delegiere unwichtige Aufgaben oder schiebe sie in Zeiten, an denen du mehr Zeit für sie hast.
Hinterfrage auch Aufgaben, ob du sie überhaupt bearbeiten solltest. Bringen dich diese Aufgaben weiter oder versetzen sie dich lediglich in Stress? Versuche Aufgaben loszulassen, wenn du sie immer wieder nach hinten schiebst.
Du musst eine unangenehme Aufgabe trotzdem erledigen? Dann mache sie direkt am Anfang des Tages. Die Eat-the-frog-Methode ist zum Beispiel ein bewährtes Hilfsmittel, um sich Stress zu nehmen und entspannter durch den Tag zu kommen.
Fehlerbehebung
In vielen Fällen sind 20% der Fehlerquellen für 80% der Probleme verantwortlich. Oft ist es DER eine Fehler, der uns richtig viel Arbeit beschert. Natürlich sind Fehler menschlich und passieren immer wieder. Aber wir haben auch die Möglichkeit, aktiv etwas gegen Fehler zu unternehmen.
Das Risiko von technischen Fehlern kann durch aktuelles Equipment minimiert werden. Regelmäßige Datensicherungen verhindern Datenverlust.
Häufig passieren Fehler auch bei Routinetätigkeiten. Diese macht man oft nebenbei oder mit wenig Fokus, da man sie ja schon hundert Mal gemacht hat. Das erhöht das Fehlerrisiko. Hier können Checklisten ein hilfreiches Werkzeug sein.
Terminplanung
Egal ob berufliche oder private Termine. Ein Kalender, in dem dicht an dicht ein Eintrag nach dem anderen folgt, kann ein großer Stressfaktor sein. Und oft sind es nur wenige dieser Termine, die uns Stress bereiten. Doch mit einem effektiven Terminmanagement lassen sich diese Faktoren minimieren.
Lasse dir zwischen den Terminen genügend Pufferzeit für Vor- und Nachbereitung. So wechselst du nicht nahtlos von einem Termin in den nächsten.
Setze dir Zeitblöcke für ungestörtes Arbeiten. Diese Termine sind nur für dich reserviert. Du kannst sie nutzen, um an deinen To-dos und Projekten zu arbeiten.
Reserviere dir Zeiten für dein Privatleben. Setze dir einen Zeitrahmen für die Arbeit und halte sie konsequent ein. Die Zeit nach Feierabend oder eine feste Mittagspause mit der Familie im Home-Office sind für die Arbeit tabu.
Plane dir auch ausreichend Pausenzeiten ein, die du sinnvoll über den Tag verteilst. Pausen sind das beste Mittel gegen Stress.
Mehr über das Schaffen einer effizienten Tagesplanung, die Stress reduzieren kann, erfährst du im Artikel über Timeboxing.
Der Tag hat nur 24 Stunden – nutze ihn sinnvoll
Wie du siehst, gibt es viele Themen und Situationen in unserem Alltag, die uns in Stress versetzen können: E-Mail-Kommunikation, Kundenkontakte, das Erstellen von Content, z.B. in Form von Präsentationen, eine lange To-do-Liste, technische und persönliche Fehler und noch vieles mehr.
Nicht alle dieser Themen und Herausforderungen treffen vermutlich auf dich zu. Wahrscheinlich sind es lediglich 20% dieser Aktivitäten, die einen Großteil deines Stresses ausmachen. Pareto lässt grüßen.
Das Gute daran ist: du musst dich nur um diese 20% deiner Stressfaktoren kümmern und sie eliminieren, um einen entspannteren Tag und eine zufrieden stellende Work-Life-Balance zu erzielen.
Und damit du dafür nicht 80% deiner Energie einsetzen musst, gibt es zahlreiche hilfreiche Tools und Herangehensweisen des Zeit- und Selbstmanagements. Einige davon hast du bereits in diesem Artikel kennengelernt. Weitere und tiefergehende Informationen darüber, wie du dein ganz persönliches Selbstmanagement und Zeitmanagement aufbauen und gestalten kannst, findest du in meinem Blog.
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