Jeder kennt diese Phasen, in denen man etwas Neues beginnt oder das Leben eine Wendung nimmt. Ein neuer Job, der Sprung in die Selbstständigkeit oder der Start ins Berufsleben nach dem Studium. Ein beruflicher Neuanfang, der vieles verändert. Für jeden von uns sind dies aufregende Zeiten.
Nicht selten bedeutet das, sich völlig neu zu organisieren. Neue Prozesse und Abläufe müssen erarbeitet oder erlernt werden, der Tag bekommt eine andere Struktur oder man verwendet neue und ungewohnte Programme und Technik.
Gleichzeitig kann einen dabei Unsicherheit überkommen. Schaffe ich das alles? Wie bewahrt man den Überblick, wenn sich alles verändert? Wie stellt man sicher, dass man auf dem richtigen Weg ist und bleibt?
Das alles sind ganz normale und nachvollziehbare Fragen. Und glücklicherweise gibt es im Selbstmanagement verschiedene Hilfsmittel und Werkzeuge, um solche Phasen souverän zu meistern. Eines davon ist der sogenannte PDCA-Zyklus.
Ein einfaches, aber sehr nützliches Werkzeug, das dir hilft, in kleinen, aber wirkungsvollen Schritten dein Selbstmanagement und strukturiertes Arbeiten zu verbessern.
Was sich genau hinter diesen vier Buchstaben verbirgt und wie man diesen Zyklus nutzen kann, um den eigenen Alltag effizienter zu gestalten, erfährst du in diesem Beitrag.
PDCA-Zyklus: Von der Theorie zur Praxis
Du bist in einer Phase der persönlichen oder beruflichen Veränderung? Dann ist es hilfreich, bewährte Methoden zu nutzen. Der PDCA-Zyklus ist genau das – ein einfacher, aber wirkungsvoller Leitfaden, der seit Jahrzehnten in verschiedenen Bereichen von Management und Qualitätssicherung bis hin zur persönlichen Entwicklung erfolgreich angewendet wird.
Ursprünge des PDCA-Zyklus
Der PDCA-Zyklus, oft auch als Demingkreis bekannt, geht auf den amerikanischen Physiker und Statistiker William Edwards Deming zurück. Deming, der als einer der Väter des modernen Qualitätsmanagements gilt, war unter anderem als Unternehmensberater aktiv, um in der Nachkriegszeit japanischen Unternehmen zu helfen, ihre Produktionsprozesse zu verbessern und die Qualität ihrer Produkte zu steigern.
Im Kern unterteilte Deming den Prozess, den man bei der Erarbeitung von neuen Abläufen und im Verbesserungsprozess durchläuft, in vier einfache Schritte: Planen (Plan), Durchführen (Do), Überprüfen (Check) und Handeln (Act). Dadurch, dass es sich um einen Zyklus handelt, werden diese vier Schritte immer und immer wieder durchlaufen. Und das sorgt dafür, dass Prozesse ständig analysiert und optimiert werden können, was wiederum zu einer fortlaufenden Verbesserung führt.
Obwohl der PDCA-Zyklus ursprünglich für die industrielle Produktion und das Qualitätsmanagement entwickelt wurde, ist es im Grunde ein universelles Konzept und auch ideal im Bereich der persönlichen Entwicklung und Selbstorganisation einsetzbar.
Die Einfachheit des PDCA-Zyklus macht ihn zu einem wertvollen Werkzeug für jeden, der für sich selbst eine Entwicklung oder Verbesserung anstrebt – sei es ein beruflicher Neuanfang, in persönlichen Projekten oder beim Management des alltäglichen Lebens. Der Demingkreis hilft dabei, in wiederkehrenden Zyklen zu denken und kontinuierliche Reflexion zu nutzen, um Schritt für Schritt die eigenen Ziele zu erreichen und dauerhaft effizienter und effektiver zu werden.
Wie genau man die vier Schritte des PDCA-Zyklus für das persönliche Selbstmanagement nutzen kann, erkläre ich dir im Folgenden im Detail und anhand von zwei konkreten Beispielen.
Maries und Pauls Weg durch den PDCA-Zyklus
Beispiel 1: Maries Weg zur effektiven Zeitverwaltung
Marie ist seit kurzem freiberufliche Grafikdesignerin. Ihr beruflicher Neuanfang ist für sie eine Herausforderung. Sie kämpft oft mit ihrem Zeitmanagement. Sie fühlt sich von der Menge an Arbeit und ihren persönlichen Verpflichtungen überfordert, was zu Stress und verspätet abgeschlossenen Projekten führt.
Beispiel 2: Wie Paul die Qualität seiner Arbeit als Selbstständiger verbessert
Paul arbeitet selbstständig als Berater und hat ein Problem: Seine Kunden sind oft unzufrieden mit seiner Arbeit und verlangen häufige Nachbesserungen. Das kostet ihn nicht nur Zeit, sondern auch Einnahmen.
Phase 1: Planen (Plan) – Das Fundament des beruflichen Neuanfangs
Der Startpunkt jedes erfolgreichen Projekts, jeder beruflichen Veränderung oder persönlichen Weiterentwicklung ist ein gut durchdachter Plan. In der Planungsphase des PDCA-Zyklus legst du also das Fundament. Dabei geht es nicht nur darum, Ziele zu definieren, sondern auch die genauen Schritte zu planen, die notwendig sind, um diese Ziele zu erreichen.
Ziele setzen
Der erste Schritt in der Planungsphase ist das Setzen klarer, messbarer und erreichbarer Ziele. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, anwendbar, realistisch und terminiert sein. Ein klar definiertes Ziel könnte zum Beispiel sein: „Ich möchte meine Reichweite auf Social Media innerhalb der nächsten drei Monate um 20% steigern, indem ich meinen Schreibstil verbessere und mehr qualitativ hochwertige Postings schreibe.“
Mehr dazu, wie man gute Ziele formuliert, kannst du in meinem Beitrag SMARTE ZIELE: Die Erfolgsformel für Dein Berufsleben nachlesen.
Ist-Analyse durchführen
Bevor du Veränderungen planst, ist es auch wichtig zu verstehen, wo du im Moment stehst. Eine gründliche Ist-Analyse liefert dir Informationen darüber, welche Prozesse gut funktionieren und welche Bereiche Verbesserungspotenzial aufweisen. Vielleicht stellst du fest, dass du deine Postings meist spät abends schreibst und der Text viele Fehler enthält. Diese Erkenntnisse sind entscheidend für die Planung wirksamer Maßnahmen.
Maßnahmen planen
Mit den gesetzten Zielen und den Ergebnissen deiner Ist-Analyse im Gepäck, geht es jetzt darum, konkrete Maßnahmen zu planen, die dich deinem Ziel näherbringen. Das kann der Besuch eines Kurses für kreatives Schreiben sein, das Festlegen von festen Schreibterminen oder die Einführung eines Qualitätschecks durch andere vor dem Posten.
Ressourcen und Werkzeuge identifizieren
Jede Veränderung benötigt Ressourcen – sei es Zeit, Geld, Wissen oder externe Unterstützung. Identifiziere, welche Ressourcen du benötigst, um deine Maßnahmen erfolgreich umzusetzen. Vielleicht brauchst du Literatur zum Thema Schreiben oder einen Coach, der dich unterstützt.
Risiken und Hindernisse berücksichtigen
Kein Plan ist perfekt, und oft treten auf dem Weg unerwartete Hindernisse auf. Versuche vorherzusehen, welche Schwierigkeiten auftreten könnten, und überlege dir Strategien, wie du mit diesen umgehen kannst. Das kann von technischen Problemen bis hin zu persönlichen Motivationstiefs reichen.
Den Plan dokumentieren
Zum Abschluss der Planungsphase solltest du deinen Plan detailliert dokumentieren. Verwende einfache To-do-Listen oder erstelle dir eine Checkliste. Das sorgt nicht nur für Klarheit, sondern dient auch als Motivation und Erinnerung an deine Ziele und die geplanten Schritte, um diese zu erreichen.
Die Planungsphase ist entscheidend für den Erfolg im PDCA-Zyklus. Ein gut durchdachter Plan funktioniert wie eine Landkarte, die dich durch deinen Alltag oder deine berufliche Veränderungen leitet.
Marie und Paul beginnen mit der Planung
Marie setzt sich das Ziel, ihre Produktivität innerhalb der nächsten zwei Monate um 30% zu steigern, indem sie ihre Zeit besser verwaltet. Da sie für alle ihre Kundenprojekte bereits ihre Zeitaufwände erfasst, kann sie recht einfach ermitteln, wie viel Zeit sie im Durchschnitt für jedes Projekt investiert hat.
Sie beginnt mit einer Ist-Analyse ihrer aktuellen Arbeitsweise und identifiziert zwei Hauptprobleme: unstrukturierte Arbeitszeiten und die Tendenz, sich von sozialen Medien ablenken zu lassen.
Daher nimmt sie sich vor, feste Arbeitszeiten einzuführen und regelmäßige Pausen einzuplanen. Die Zeit, die sie mit sozialen Medien verbringt, möchte sie durch die Verwendung einer Überwachungs-App festhalten.
Auch Paul möchte etwas ändern und die Qualität seiner Arbeit verbessern. Er setzt sich das Ziel, innerhalb von vier Monaten die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, indem er weniger Beschwerden erhält. Er findet heraus, dass das Hauptproblem seine unklare Kommunikation mit den Kunden ist. Er beschließt, genauer zu erfragen, was die Kunden wollen und regelmäßig Feedback einzuholen.
Die Plan-Phase ist nicht nur der wichtigste, sondern oft der längste Abschnitt des Deminkreises. Nimm dir hierfür ausreichend Zeit. Denn wie heißt es so schön: „Gute geplant ist halb getan.“ Mit diesem soliden Plan in der Hand geht es jetzt an die Umsetzung.
Phase 2: Durchführen (Do) – Den Plan in die Tat umsetzen
Nachdem du in der Planungsphase die Ziele festgelegt, Maßnahmen entwickelt und Ressourcen identifiziert hast, ist es an der Zeit, deinen Plan in die Tat umzusetzen. Die Durchführungsphase, oder einfach „Do“, ist der Moment, in dem die Planung realisiert wird. In dieser Phase geht es darum, die geplanten Aktionen umzusetzen, erste Veränderungen vorzunehmen und gleichzeitig wertvolle Daten und Informationen für die spätere Überprüfung zu sammeln.
Schrittweise Umsetzung
Starte mit kleinen Schritten. Beginne mit denjenigen, die am einfachsten zu realisieren sind oder den größten unmittelbaren Einfluss haben. Priorisiere deine Maßnahmen. Dieser Ansatz hilft dir, schnell erste Erfolge zu erzielen und dich nicht zu überfordern.
Daten und Feedback sammeln
Während du deine Maßnahmen umsetzt, ist es wichtig, kontinuierlich Daten und Feedback zu sammeln. Wie wirken sich die Maßnahmen auf deine Arbeit aus? Haben sie tatsächlich einen Einfluss auf deine Ergebnisse? Das Sammeln von Daten ermöglicht es dir, den Erfolg deiner Umsetzung zu messen und liefert gleichzeitig wertvolle Informationen für die nächste Phase.
Kommunikation und Unterstützung suchen
Wenn du Veränderungen in einem Team oder gemeinsam mit anderen durchführst, ist Kommunikation entscheidend. Halte alle Beteiligten auf dem Laufenden über das, was du tust, warum du es tust und was du bisher gelernt hast. Suche aktiv nach Unterstützung und Rückmeldung von Kollegen, Freunden oder Familie. Oft bieten sie eine neue Perspektive oder können wertvolle Ratschläge geben.
Dokumentation der Erfahrungen
Neben quantitativen Daten ist es auch wichtig, deine persönlichen Erfahrungen und Beobachtungen zu dokumentieren. Wie fühlst du dich mit den Veränderungen? Gibt es unerwartete positive Nebeneffekte oder vielleicht Schwierigkeiten? Diese qualitativen Daten sind ebenso wertvoll für die spätere Bewertung deines Fortschritts.
Die Umsetzung beginnt
Marie setzt ihre Pläne um, indem sie einen detaillierten Tagesplan erstellt, der feste Zeiten für Arbeit, Pausen und persönliche Aktivitäten vorsieht. Ihre Überwachungs-App richtet sie so ein, dass ihre Nutzung von sozialen Medien auf zwei bestimmte kurze Zeiträume am Tag beschränkt ist.
Auch Paul legt los. Für jedes neue Projekt erstellt er jetzt eine klare Liste dessen, was der Kunde erwartet. Er führt regelmäßige Gespräche mit seinen Kunden, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Außerdem macht er einen Online-Kurs über besseres Projektmanagement, um seine Arbeitsweise zu verbessern.
Phase 3: Überprüfen (Check) – Die Wirkung messen und verstehen
Nachdem du deine geplanten Veränderungen umgesetzt hast, ist es Zeit für die Überprüfungsphase, oder kurz „Check“. In dieser Phase geht es darum, die gesammelten Daten und Erfahrungen zu analysieren.
Hat das, was du dir vorgenommen hast, auch wirklich funktioniert? Bist du deinen Zielen nähergekommen und was hast du aus dem bisherigen Prozess gelernt?
Daten auswerten
Werte die Daten, die du während der Durchführungsphase gesammelt hast, aus. Wenn du dir quantitative, also messbare Ziele gesetzt hast, kannst du nun messen, ob diese erreicht wurden.
Aber nicht immer hat man so gut messbare Informationen. Aber auch qualitative Daten, wie dein persönliches Wohlbefinden oder Feedback von Kunden oder Kollegen, sind von großem Wert. Sie können dir Aufschluss darüber geben, wie erfolgreich deine Umsetzungen und Veränderungen waren.
Erfolge und Herausforderungen identifizieren
In der Überprüfungsphase ist es wichtig, sowohl Erfolge als auch Herausforderungen und Fehler klar zu benennen. Vielleicht hast du festgestellt, dass bestimmte Maßnahmen besonders effektiv waren, während andere nicht das erwartete Ergebnis geliefert haben. Vielleicht ist sogar etwas total schiefgelaufen.
Warum hat eine bestimmte Strategie funktioniert oder nicht funktioniert? Gibt es externe Faktoren, die du vielleicht nicht berücksichtigt hast?
Nutze die Überprüfungsphase auch, um aktiv Feedback von anderen zu suchen. Manchmal können Außenstehende Veränderungen bemerken, die dir selbst nicht bewusst sind, oder sie können wertvolle Einblicke in die Effektivität deiner Maßnahmen liefern.
All diese Erkenntnisse sind hilfreich für die Anpassung deiner Strategie und deines Plans und helfen dir, zukünftige Entscheidungen auf einer fundierten Basis zu treffen.
Mehr darüber, wie du Fehler für deine persönliche Weiterentwicklung nutzen kannst, erfährst du in meinem Artikel Fehler als Chance – Warum wir Fehler machen und wie wir daraus lernen können.
Dokumentation und Reflexion
Es ist unglaublich hilfreich, die Ergebnisse deiner Überprüfung sorgfältig zu dokumentieren. Halte fest, was funktioniert hat und was nicht, und reflektiere über mögliche Gründe. Diese Notizen sind nicht nur für den nächsten Schritt im PDCA-Zyklus nützlich, sondern können auch als wertvolles Archiv dienen, auf das du in Zukunft zurückblicken kannst. Es ist das Tagebuch deiner Veränderung.
Marie und Paul ziehen ein erstes Zwischenfazit
Nach einem Monat überprüft Marie ihre Fortschritte. Sie stellt fest, dass ihre Arbeitszeit nun deutlich strukturierter ist und ihre Produktivität gestiegen ist. Die Auswertung ihrer Zeitaufwände für ihre Kundenprojekte zeigt, dass sie immerhin etwa 15% weniger Zeit benötigt als vorher. Die angestrebten 30% hat sie allerding noch nicht erreicht. Die Analyse ihrer Überwachungs-App zeigt, dass die Nutzung sozialer Medien zwar zurückgegangen ist, aber Marie immer noch Schwierigkeiten hat, sich am Nachmittag zu konzentrieren.
Da Paul sich für sein Verbesserungsprojekt mehr Zeit genommen hat, schaut er erst nach zwei Monaten, ob sich etwas verbessert hat. Er sammelt Rückmeldungen von seinen Kunden und sieht, dass die Zufriedenheit gestiegen ist. Einige Kunden haben aber immer noch Anmerkungen zur Qualität seiner Arbeit.
Phase 4: Handeln (Act) – Anpassen, Verbessern, Standardisieren
Nachdem du die Ergebnisse deiner Bemühungen gründlich überprüft und analysiert hast, ist es an der Zeit, die gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen. Das Ziel ist es, erfolgreiche Maßnahmen und Veränderungen zu festigen und in deine Routinen zu integrieren oder, falls nötig, den Plan anzupassen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Wenn bestimmte Veränderungen oder Maßnahmen erfolgreich waren, denke darüber nach, wie du diese dauerhaft in deinen Alltag integrieren und standardisieren kannst. Das kann bedeuten, dass du Routinen entwickelst, die diese Praktiken unterstützen. Hilfreich kann hier unter Anderem die Seinfeld-Methode sein.
Durch eine Standardisierung stellst du sicher, dass die positiven Veränderungen beibehalten werden und nicht nur einmalige Erfolge bleiben. Erstelle dir zum Beispiel Checklisten, die dir und anderen helfen, diese bewährten Praktiken wiederholbar anzuwenden.
Bereiche, die in der Check-Phase schlecht abgeschnitten haben, brauchen besondere Aufmerksamkeit. Vielleicht hast du festgestellt, dass bestimmte Maßnahmen nicht den gewünschten Effekt hatten oder dass es unerwartete Hindernisse gab.
Jetzt ist der Moment, um kreative Lösungen zu finden, um diese Herausforderungen zu überwinden. Vielleicht bedeutet das, eine neue Strategie zu testen oder einen anderen Ansatz zu wählen.
In diesem Moment beginnt der PDCA-Zyklus wieder von vorne. Denn du bist bereits dabei, eine angepasste Strategie und Ziele zu formulieren und neue Maßnahmen zu planen.
Und mit jedem Durchlauf sammelst du mehr Erfahrungen und Daten, die es dir ermöglichen, deine Methoden weiter zu verfeinern und zu verbessern. Dieser ständige Prozess der Prüfung und Anpassung hilft dir, dich und deine Arbeit stetig weiterzuentwickeln.
Marie und Paul passen ihre Strategie an
Basierend auf ihrer Überprüfung beschließt Marie, ihre Arbeitszeiten leicht anzupassen, um ihre natürlichen Konzentrationsschwankungen besser zu berücksichtigen. Sie plant außerdem anspruchsvollere Aufgaben für den Vormittag und kreativere, leichtere Projekte für den Nachmittag. Zusätzlich integriert sie einen kurzen Spaziergang in ihre Nachmittagspause, um die Konzentration zu verbessern.
Paul nimmt das Feedback seiner Kunden ernst und passt seine Arbeit weiter an. Er verbessert seine Dokumente, um Missverständnisse zu vermeiden, und investiert in eine professionelle Software, die ihm hilft, seine Projekte besser zu managen. Er sorgt auch dafür, dass er seine Kunden noch regelmäßiger und aktiver informiert.
Fazit
Veränderung und Weiterentwicklung ist immer eine Herausforderung. Vieles ist neu und zu berücksichtigen. Mit dem PDCA-Zyklus hat man ein Werkzeug, das einem den entsprechenden Rahmen für eine strukturierte Herangehensweise liefert. Es muss nicht immer alles sofort perfekt sein. Und durch die ständige Wiederholung der vier Phasen der Planung, Durchführung, Überprüfung und Anpassung entwickelt man sich und seine Gewohnheiten Schritt für Schritt weiter.
Ich hoffe, du kannst den PDCA-Zyklus sinnvoll für deine persönliche Weiterentwicklung nutzen. Und wenn du weitere Anregungen benötigst, schau dir gerne auch meine anderen Blogbeiträge an.
Hast du den PDCA-Zyklus bereits angewendet? Was sind deine Erfahrungen? Oder vielleicht nutzt du ja auch eine andere Methodik. Schreibe gerne einen Kommentar unter diesen Beitrag. Ich freue mich auf dein Feedback.
Titelbild: Nightcafé Studio
