Blick in ein Flugzeug-Cockpit - Strukturiertes Arbeiten mit Checklisten – So geht's!

Strukturiertes Arbeiten mit Checklisten: So geht’s!

Lesedauer ca. 10 Minuten

Stell dir vor, du könntest deine Projekte und täglichen Aufgaben mit klarer Struktur und ohne das Gefühl von Überforderung beginnen. Würde das dein Leben verändern?

Produktivität und Organisation sind in unserem privaten wie beruflichen Alltag nicht nur wünschenswert sondern essenziell. Wir alle stehen vor der täglichen Herausforderung, unsere Zeit sinnvoll zu nutzen und unsere Aufgaben effizient zu bewältigen. Und gleichzeitig auch nichts Wichtiges zu vergessen. Dabei habe ich festgestellt, dass manchmal die einfachsten Werkzeuge eine unglaublich große Hilfe bieten können. In diesem Beitrag möchte ich mit dir eines dieser einfachen, aber äußerst hilfreichen Werkzeuge zeigen: Checklisten.

Checklisten sind keine Wundermittel, die alles verändern, aber sie können in vielerlei Hinsicht dazu beitragen, unseren Alltag und unsere Arbeit besser zu organisieren, einfacher zu gestalten und ein strukturiertes Arbeiten zu ermöglichen. 

Checklisten bieten Klarheit und Struktur, können Aufgaben rationalisieren und sogar ein hohes Maß an Motivation bieten. Du wirst sehen, wie sie nicht nur im Beruf, sondern auch in deinem täglichen Leben Anwendung finden können. Ich gebe dir Beispiele für die unterschiedlichsten Einsatzzwecke und Außerdem zeige Dir, wie ich Checklisten für meine eigene Arbeit und meinen Blog nutze.

Warum Checklisten strukturiertes Arbeiten fördern

Täglich jonglieren wir mit einer Vielzahl an Aufgaben, und es ist nicht immer einfach, den Überblick zu behalten. Kleine Routineaufgaben, Projekte, Termine, Telefonate und vieles andere wartet jeden Tag darauf, bearbeitet und erledigt zu werden.

Um diese verschiedenen To-Dos in den Griff zu bekommen und nacheinander abzuarbeiten, ist es wichtig, dass man sich vorab mit einer sinnvollen Priorisierung und Reihenfolge der Abarbeitung auseinandersetzt.

Auch eine Unterscheidung in einmalige und wiederkehrende Aufgaben ist dabei sinnvoll. Genau für diese sich wiederholende Aufgaben sind Checklisten nämlich besonders hilfreich. Und das Schöne ist: fast alle deiner täglichen Aufgaben sind wiederkehrende Tätigkeiten. Denn ein Großteil unserer Arbeit besteht aus gleichartigen Tätigkeiten.

Selbst ein einmaliges Projekt, das für dich völlig neu ist, ist nichts anderes als eine Abfolge von Schritten, die in jedem Projekt mehr oder weniger gleich und in ähnlicher Reihenfolge durchgeführt werden.

Auch jedes Telefonat oder Kundengespräch läuft, egal wie unterschiedlich die Gesprächspartner auch sein mögen, nach dem gleichen Schema ab.

Und bei all diesen Aufgaben und Tätigkeiten können dir Checklisten helfen. Doch warum sind Checklisten so effektiv?

Stilisierte Checkliste und eine Person, die einen Checkhaken in der Hand hält. Überschrift: Checklisten bieten Klarheit und Struktur

Klare Struktur und Übersicht

Checklisten bieten eine klare und strukturierte Darstellung von Aufgaben oder Schritten, die erledigt werden müssen. Sie zerlegen komplexe Projekte in überschaubare Teilaufgaben. Das einmalige Erstellen einer Checkliste für eine bestimmte Aufgabe (zum Beispiel die Organisation und Abwicklung eines Prozesses) hilft dir dabei, dich zunächst einmal intensiv mit dieser Aufgabe auseinanderzusetzen. Und zwar nicht mit der eigentlichen Aufgabe, sondern den einzelnen Teilschritten, aus denen die Aufgabe besteht.

So erhältst du ein klareres Verständnis von deiner Arbeit. Und mit der daraus resultierenden Checkliste behältst du dann stets den Überblick über das Gesamtbild, ohne von Details erschlagen zu werden.

Effiziente Aufgabenbewältigung

Durch das Abhaken erledigter Aufgaben auf deiner Liste weißt du immer genau, was als Nächstes zu tun ist. Das Setzen von Haken gibt dir einen Anker. Du weißt immer genau, an welcher Stelle deiner Aufgabe du gerade bist. Gleichzeitig stellt es den Fortschritt deiner Tätigkeiten visuell dar.

Das Abhaken eliminiert Zeitverschwendung durch Unsicherheit und hilft, deine Arbeit zu priorisieren. Es ermöglicht dir, Aufgaben effizienter abzuarbeiten, ohne unnötige Ablenkungen.

Motivation und Erfolgserlebnisse

Das Abhaken von Aufgaben auf einer Checkliste kann äußerst motivierend sein. Es vermittelt ein Gefühl der Erfüllung und zeigt, dass du Fortschritte machst. Dies kann dazu beitragen, deine Produktivität zu steigern und dich ermutigen, weiterzumachen.

Dieses Motivationskonzept basiert auf dem Prinzip der Erfolgskette. In meinem Blogbeitrag über die Seinfeld-Methode erfährst du mehr über die Hintergründe.

Gegen das Vergessen

Nobody is perfect. Und niemand ist immun gegen das Vergessen von Aufgaben oder wichtigen Schritten. Das ist menschlich und keine Schwäche. Checklisten sind eine zuverlässige Methode, um sicherzustellen, dass Du nichts übersiehst. Besonders in wiederkehrenden Abläufen oder Projekten können sie Dir helfen, keine Details zu übersehen. Außerdem hast du dann den Kopf frei für die wirklich wichtigen Dinge.

Checklisten sind nicht kompliziert, sondern ein einfaches Werkzeug, das sich leicht in deinen Alltag integrieren lässt. Ob du nun deine täglichen Aufgaben planst, an einem Projekt arbeitest oder einfach besser organisiert sein möchtest. Checklisten können dir dabei helfen, effektiver und strukturierter zu sein.

Im nächsten Abschnitt zeige ich dir, wie du Schritt für Schritt deine erste Checkliste erstellst.

So erstellst Du die optimale Checkliste

Das Erstellen einer guten Checkliste ist gar nicht schwer. Es ist wichtig, dass sie für dich leicht verständlich und praktisch ist, egal wofür du sie brauchst. Mit den folgenden Schritten kannst du ganz leicht eine Checkliste für eine wiederkehrende Aufgabenstellung erstellen.

Ich zeige dir die Entwicklung einer Checkliste anhand eines praktischen Beispiels aus meinem Berufsalltag.

Ich führe oft Schulungen und Workshops durch. Dabei muss ich an viele Dinge denken. Und damit ich dabei nichts Wichtiges vergesse, habe ich mir eine umfangreiche Checkliste erstellt. Ich zeige Dir hier Schritt für Schritt, wie auch du nach und nach eine Checkliste erstellen kannst, die dir eine klare Struktur gibt und dich effizienter arbeiten lässt.

1. Klare Aufgabenbeschreibungen

Schreibe jede Aufgabe und jeden Schritt auf, der für die Durchführung deines Prozesses erforderlich ist. Das können auch Kleinigkeiten sein. Streichen kann man später immer noch. Ergänze außerdem für jede Aufgabe oder jeden Schritt auf deiner Checkliste klare und kurze Beschreibungen. So weißt du immer genau, was zu tun ist.

Checkliste erstellen Schritt 1: Eine Liste an Punkten, die bei der Vorbereitung einer Schulung zu beachten sind.
Sammele zunächst alle Punkte, die für deine Checkliste relevant sind.

2. Wichtige Aufgaben zuerst

Manche Aufgaben oder Schritte sind wichtiger als andere. Schreibe daher die wichtigsten Aufgaben ganz oben auf deine Liste. Das hilft dir, dich auf die Dinge zu konzentrieren, die zuerst erledigt werden müssen.

3. Logische Reihenfolgen beachten

Oft ist es wichtig, eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten. Für meine Schulungs-Checkliste zum Beispiel gibt es eine logische Abfolge von Schritten, die aufeinander folgen. Achte auch bei deiner Checkliste auf die richtige Reihenfolge deiner Checkpunkte.

Checkliste erstellen Schritt 2: Reihenfolge und Abhängigkeiten bestimmen Mit einem Rotstift sind die einzelnen Schritte nummeriert und durch Pfeile Abhängigkeiten sichtbar gemacht.
Bringe alle Checkpunkte in eine logische Reihenfolge und ermittele Abhängigkeiten.

4. Denk an Termine

Wenn es bestimmte Termine, Fristen oder zeitliche Abhängigkeiten für deine Aufgaben gibt, schreibe sie auf. So verpasst du nichts und planst besser.

Checkliste erstellen Schritt 3: Termine eintragen Bestimmte Checkpunkte haben einen relevanten eingetragenen Termin
Berücksichtige in deiner Checkliste auch Termine

5. Halte sie einfach

Eine zu vollgepackte Liste kann verwirrend sein. Halte sie übersichtlich, damit du schnell erkennst, was zu tun ist. Mit der Zeit wirst du merken, wieviel Inhalt für dich hilfreich ist und auf welche Informationen und Angaben du ruhig verzichten kannst.

6. Visualisiere die Erledigung

Füge Kästchen oder andere grafische Elemente hinzu, die man abhaken oder ankreuzen kann. So wird der Fortschritt auch sichtbar. Außerdem ist es ein gutes Gefühl, an einzelne Elemente der Liste einen Haken setzen zu können.

Checkliste erstellen Schritt 4: Kästchen vor jedem Punkt geben eine visuelle Orientierung und können abgehakt werden
Verleihe deiner Checkliste mit Kästchen zum Abhaken den letzten Schliff

7. Probiere sie aus

Bevor du Checklisten für schwierige und komplexe Aufgaben nutzt, teste sie erst einmal bei einfacheren Abläufen. Dabei lernst du am besten, wie du Checklisten so gestaltet, dass sie für dich funktionieren. Das gibt dir die nötige Sicherheit, um dann auch größere Checklisten für schwierigere Abläufe zu erstellen.

8. Aktualisiere Deine Liste

Checklisten sind lebendig, das heißt, sie können sich ändern. Du solltest sie regelmäßig überprüfen und anpassen, wenn neue Dinge hinzukommen oder sich etwas ändert.

Mit diesen acht Schritten bist du gut gerüstet, um deine erste Checkliste zu erstellen. Das wird dir helfen, besser organisiert und produktiver zu sein, egal ob du damit deinen Arbeitstag, ein Projekt oder deine Freizeit planst. 

Checklisten für alle Lebenslagen

Checklisten kannst Du in verschiedenen Lebensbereichen und Situationen anwenden. Sie können Dir helfen, nichts Wichtiges zu vergessen und gegebenenfalls eine vorgegebene Reihenfolge von Tätigkeiten oder Aufgaben einzuhalten. Ich habe Dir hier ein paar typische Beispiele zusammengestellt. Danach fallen Dir für Deinen (Berufs-) Alltag bestimmt noch weitere Einsatzmöglichkeiten ein.

  • Tagesplanung: Eine Checkliste für den Arbeitsalltag, die Aufgaben, Prioritäten und Termine enthält, um den Tag effizient zu gestalten. Das ist die klassische To-do-Liste.
  • Projektmanagement: Eine Checkliste für Projektmanager, die alle notwendigen Schritte und Aufgaben für die Planung und Umsetzung eines Projekts enthält, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. So kannst Du sichergehen, dass Du auch an alles denkst, was zu einem gut strukturierten Projekt gehört, wie z.B. Projektauftrag, Ressourcenplanung, Budgetplan, Stakeholderanalyse, Zeitplan, Projektreview usw.
  • Meetingplanung: Eine Checkliste hilft Dir als Organisatorin dabei, effektive und effiziente Besprechungen zu planen und durchzuführen. So denkst Du an alle wichtigen Dinge wie Raumbuchung, Catering, Einladungen, Agenda, Präsentationsequipment, Handouts, Protokoll, Nachbereitung.
  • Reisevorbereitung: Für Deinen Urlaub oder Dienstreisen kann eine Checkliste helfen, an alle wichtigen Dinge wie notwendige Dokumente, Kleidung, Medikamente und Reiseutensilien zu denken. So kannst Du Deine Reise stressfrei beginnen.
  • Gesprächsvorbereitung: Egal ob Arztbesuch, Bewerbungsgespräch, Kundenakquise oder Mitarbeitergespräch. Viele Gespräche laufen immer nach dem gleichen Muster ab. Gut, wenn man dann alle Informationen und Fragen griffbereit hat und gut vorbereitet ist.
  • Studienplan: Du bist Studentin oder Schüler? Dann kann ein Studienplan dabei helfen, alle Kursanforderungen, Prüfungstermine und Lernziele im Blick zu behalten.

Kostenlose Meeting-Checkliste

Mit dieser kostenlosen Meeting-Checkliste bist du stets gut vorbereitet und bringst Struktur in jede Besprechung.

Alle Phasen von Vor- bis Nachbereitung
Einfach abhaken
Nichts Wichtiges mehr vergessen
Meeting-Checkliste Vorschau

Diese Checklisten erleichtern meine Arbeit

Auch ich nutze bei meiner Arbeit und für meinen Blog Checklisten. 

Eine dieser Checklisten hast du oben bereits kennengelernt.
Ich habe schon viele Schulungen und Workshops zum Thema Lean und Prozessoptimierung durchgeführt und bin darin sehr routiniert. Trotzdem möchte ich mich nicht nur auf mein Gedächtnis verlassen. Habe ich an alle Materialien und Unterlagen gedacht? Habe ich alle Vorbereitungen durchgeführt?

Die oben gezeigte Checkliste ist nur ein kleiner vereinfachter Ausschnitt meiner Schulungs-Checkliste. Aber so ähnlich habe ich mit der Erstellung der Checkliste angefangen. Und mit jeder durchgeführten Schulung sind dann weitere Punkte hinzugekommen.

Anfangs habe ich die Checkliste als handschriftliche Vorlage erstellt und vor der Verwendung dann immer eine Kopie gemacht. Da ich auch terminliche Abhängigkeiten in meiner Checkliste habe, bin ich dann aber dazu übergegangen, sie in Excel zu erstellen. Da es immer einen konkreten Schulungstermin gibt und in Relation zu diesem Termin andere Dinge erledigt werden müssen, habe ich Formeln eingefügt. Durch das Eintragen des Termins werden andere Termine wie das Versenden der Einladung, das Bestellen des Caterings oder das Feedback einholen nach der Veranstaltung automatisch berechnet.

Diese Liste gibt mir sowohl in der Vorbereitung als auch während der Durchführung dieser Veranstaltungen ein sicheres Gefühl. So kann ich mich vollständig auf die Inhalte und die Arbeit mit den Teilnehmern konzentrieren.

Auch bei der Erstellung dieses Blogbeitrags und aller anderen Beiträge, die ich hier schon veröffentlicht habe, nutze ich eine Checkliste. Denn einen Beitrag zu veröffentlichen, bedeutet nicht nur den Text zu schreiben. Es gibt noch viele technische und inhaltliche Aspekte, die berücksichtigt werden müssen. Und eine Checkliste hilft mir dabei, auch an alles zu denken, so dass Du hier einen für Dich interessanten Beitrag lesen kannst.

Meine Checkliste zum Erstellen eines Blogbeitrags, in der linken Spalte die zu erledigenden Aufgaben, daneben ein Feld zum Abhaken und rechts Platz für Bemerkungen
Meine Checkliste zum Erstellen eines Blogbeitrags, in der linken Spalte die zu erledigenden Aufgaben, daneben ein Feld zum Abhaken und rechts Platz für Bemerkungen

Checklisten können Leben retten – Beispiele aus dem Alltag

Checklisten können nicht nur hilfreich sein, effizienter und strukturierter zu arbeiten. In vielen Fällen sind sie auch für die Sicherheit und Gesundheit von Menschen von großer Bedeutung, indem sie sicherheitskritische Abläufe verbessern. Hier zwei Beispiele:

Die WHO Surgical Safety Checklist wurde von der Weltgesundheitsorganisation entwickelt, um die Sicherheit bei chirurgischen Eingriffen zu erhöhen. Die Checkliste umfasst kritische Schritte wie die Identifizierung des Patienten, die Überprüfung der richtigen Operation und die Bereitstellung für Notfälle. 

Auch in der Luftfahrt sind Sicherheitschecklisten von entscheidender Bedeutung. Sie enthalten unter Anderem Routineprüfungen vor und beim Start, sowie vor und bei der Landung. Durch die strikte Befolgung dieser Checklisten wird die Sicherheit im Flugverkehr gewährleistet. Und selbst bei Notfällen nutzen Piloten Checklisten, um in solchen Stresssituationen die richtigen Schritte einzuleiten und nichts Wichtiges zu vergessen.

Seite 1 einer Flugzeugcheckliste im Falle eines Triebwerksschadens, mit kurzen Anleitungen der Tätigkeiten, die in diesem Fall durchzuführen sind.
Seite 1 einer Flugzeugcheckliste im Falle eines Triebwerkschadens, mit kurzen Anleitungen der Tätigkeiten, die in diesem Fall durchzuführen sind.

Schau dir gerne das Video vom Piloten und YouTuber Captain Joe an, der anhand eines Notfalls (Triebwerksbrand) erklärt, wie auch du durch Checklisten dein Leben und deine Arbeit besser strukturieren kannst (Video in Englisch).

Fazit

Checklisten mögen auf den ersten Blick bescheiden wirken, aber sie sind ein unschätzbares Werkzeug, um Organisation, Effizienz und Sicherheit in verschiedenen Lebensbereichen zu steigern. Für mich sind sie ein wichtiger Bestandteil bei meiner Arbeit.

Du hast gesehen, dass Checklisten mehr sind als nur Aufgabenlisten. Sie sind ein Instrument, das uns hilft, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren, Fehler zu vermeiden und komplexe Abläufe zu beherrschen. Die Anpassbarkeit von Checklisten ermöglicht es uns, sie nach unserem Geschmack zu gestalten und in unser Leben und unsere Arbeitsabläufe zu integrieren.

Probiere es doch mal aus. Suche dir einen in Deinem Alltag häufig wiederkehrenden Prozess oder Ablauf und erstelle dir eine Checkliste. Nutze sie als Werkzeug zur Verbesserung Deiner Organisation, Produktivität und Effizienz. 

Nutzt Du bereits Checklisten? Dann berichte gerne davon und hinterlasse einen Kommentar. Ich bin gespannt auf Deine Erfahrungen.

Titelfoto von Blake Guidry auf Unsplash

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