Apple Erinnerungen richtig nutzen – Was die App wirklich kann

Die Apple Erinnerungen App befindet sich auf  jedem iPhone, iPad und Mac. Doch die meisten nutzen sie kaum. 

Einkaufszettel, vielleicht noch ein paar Aufgaben. Dabei kann die App deutlich mehr: Kanban-Boards, intelligente Listen, automatische Kalender-Einträge.

Ich habe lange Trello, Asana und Notion getestet. Sie alle versprechen ein Rundum-Sorglos-Paket für die persönliche Organisation und das optimale Zeitmanagement. Doch keine dieser Apps hat mich überzeugt. Geblieben bin ich bei dem Tool, das schon immer auf meinem iPhone und Mac war. 

Was die Erinnerungen App wirklich kann und wie ich sie konkret nutze, zeige ich dir hier.

Was kann die Apple Erinnerungen App wirklich?

Die Erinnerungen App kann weit mehr als es auf den ersten Schritt scheint. Man muss sie nur entdecken und die Funktionen dann einfach auch konsequent nutzen. In Kombination mit der Power von Checklisten ist die App dann der ideale Begleiter für deine Arbeitsorganisation.

Früher hatte ich gedacht, die Erinnerungen App kann nicht viel mehr, als damit einen Einkaufszettel zu erstellen. Aber dann war ich echt überrascht. Denn tatsächlich kann diese App locker mit den großen Namen wie zum Beispiel Trello mithalten und stellt für mich eine gute Alternative dar. 

Im Folgenden möchte ich dir zeigen, welche Funktionen sich in der App verstecken und wie ich die App nutze, um meine täglichen Aufgaben und mein Business zu verwalten. 

Noch ein kleiner Hinweis: Die Abbildungen in diesem Beitrag zeigen die App auf einem Mac. Grundsätzlich unterscheidet sich die Erinnerungen App in ihrem Aussehen und ihrer Funktion auf dem Desktop aber nicht von der auf dem iPhone oder iPad. Manche Funktionen werden lediglich an anderen Stellen aufgerufen. Und für die Spaltendarstellung, die ich später für die Kanban-Funktion erläutere, ist die geringere Bildschirmgröße auf dem iPhone leider etwas nachteilig.

Wie ist Apple Erinnerungen aufgebaut?

In der Grundkonfiguration besteht die Erinnerungen App aus bereits voreingerichteten, intelligenten Listen im oberen Bereich (je nach Gerät und Version unterschiedlich viele) und einer Standardliste darunter. Auf dem Mac und iPad ist zusätzlich der Detailbereich der ausgewählten Liste zu sehen. Auf dem iPhone wird diese Sicht aus Platzmangel erst nach Auswahl einer Liste angezeigt.

Wie erstelle ich eine neue Liste?

Über „Neue Liste“ lässt sich schnell eine To-do-Liste erstellen. Es ist sinnvoll, für verschiedene Themen wie z.B. Beruf, Privates und Hobbys jeweils eigene Listen zu erstellen, um bei vielen Aufgaben und Erinnerungen den Überblick zu behalten und eine gewisse Struktur und Ordnung zu haben.

Bei der Erstellung einer Liste vergibt man einen Namen, eine Farbe und ein Symbol. Außerdem hat man die Auswahl zwischen drei verschiedenen Listentypen:

• Standard: eine normale Liste ohne spezielle Funktionen
• Einkäufe: die in dieser Liste vorgenommenen Einträge werden automatisch in Kategorien gruppiert (z.B. Milchprodukte, Fleisch, Obst & Gemüse, Süßigkeiten), um den Einkauf im Supermarkt zu erleichtern.
• Intelligente Liste:  anhand von festgelegten Suchkriterien werden Aufgaben und Erinnerungen aus anderen Listen in dieser Liste zusammengefasst. Mehr dazu erkläre ich weiter unten.

Was enthält eine Apple Erinnerung?

Nun kann man beginnen, Erinnerungen und Aufgaben zu dieser Liste hinzuzufügen. Dazu wählt man im einfachsten Fall einfach eine Bezeichnung für die Aufgabe.

Zusätzlich lassen sich die einzelnen Erinnerungen noch mit weiteren Angaben ergänzen. Bei der Verwendung der App auf dem Mac kannst du manche der folgenden Angaben erst machen, wenn die Erinnerung bereits angelegt ist.

Außerdem lassen sich auch Unteraufgaben zu Erinnerungen hinzufügen. Auf dem Mac funktioniert das leider etwas unkomfortabel über die Menüleiste „Bearbeiten > Erinnerung einrücken“. Dadurch wird die aktuell markierte Aufgabe zur Unteraufgabe der darüberliegenden Aufgabe.

Wie baut man ein Kanban-Board in Apple Erinnerungen?

Bisher liegen die erstellten Aufgaben in einer einfachen To-do-Liste vor. Man kann die einzelnen Aufgaben zwar an andere Positionen ziehen, aber ein richtiger Workflow oder eine Organisation der Aufgaben ist dadurch noch nicht möglich.

Jetzt kommen die Spalten ins Spiel. Durch diese Möglichkeit erhält die Erinnerungen App Funktionen, die mit denen von Trello und Co. vergleichbar sind. Denn dadurch kannst du deine Aufgabenliste in ein Kanban-Board verwandeln.

Was ist Kanban? Kanban ist der japanische Begriff für ‚Karte‘ und bezeichnet ursprünglich ein Kommunikations- und Nachschubsystem in der industriellen Fertigung. Dieses Konzept hat in abgewandelter Form auch den Weg in die persönliche Arbeitsorganisation gefunden.

Stelle dir jede deiner Aufgaben einfach als einzelne Karte vor, die du virtuell durch verschiedene Phasen deiner Arbeitsabläufe wandern lassen kannst. Im einfachsten Fall sind es die Phasen „Zu erledigen“, „Als nächstes“ und „In Arbeit“.

Diese Phasen kannst du in der Erinnerungen App durch Spalten darstellen. Hierzu wechselst du am Mac zunächst über Darstellung > Als Spalten in die entsprechende Ansicht. Dann kannst du über Ablage > Neue Spalte die gewünschte Anzahl an zusätzlichen Spalten hinzufügen und sie benennen.

Schon hast du eine deutlich strukturiertere Ansicht deiner Aufgaben und viel mehr Möglichkeiten der Organisation. Jetzt kannst du deine Aufgaben ganz einfach in die jeweilige Spalte ziehen.

Mehr über das Kanban-System erfährst du in meinem ausführlichen Artikel Deine persönliche Arbeitsorganisation mit Kanban“.

Was sind intelligente Listen und wie erstelle ich sie?

Je mehr Listen du anlegst und je länger diese Listen werden, umso unübersichtlicher wird es. Die Gefahr besteht, dass du wichtige oder dringende Aufgaben übersiehst. Für solche Fälle gibt es die intelligenten Listen. 

Mit diesen Listen kannst du individuelle Sortierungen und Filter anlegen, die dir dann nur Aufgaben zeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Und so legst du sie an:

Du erstellst wie oben beschrieben eine neue Liste und wählst diesmal den Listentyp „Intelligente Liste“ aus. Dann kannst du ein oder mehrere Kriterien auswählen, die die Erinnerungen in dieser neuen Liste erfüllen sollen. Das können Tags, das Datum, die Uhrzeit, eine Priorität, eine Markierung, der Ort oder auch andere Listen sein. 

Die so erstellte Liste kannst du dann per Rechtsklick auch in den oberen Bereich anpinnen.

Einige intelligente Listen wie zum Beispiel Heute, Geplant, Alle und Markiert sind von Apple bereits vorab angelegt. Diese kannst du selbstverständlich beliebig anpassen und auch ausblenden.

Hier gebe ich dir noch einige Beispiele, wie du intelligente Listen für deine persönliche Organisation nutzen kannst.

"In Arbeit" sichtbar machen

Einige meiner Erinnerungen sind größere Aufgaben, die nicht an einem Tag erledigt werden können und somit länger in Arbeit sind. Ein Blogbeitrag ist ein typisches Beispiel dafür. Um bei diesen Aufgaben den Überblick zu behalten, habe ich mir eine spezielle intelligente Liste erstellt.

Die meisten meiner Listen enthalten Spalten. Sobald ich eine längere Aufgabe beginne, schiebe ich sie in die „In Arbeit“-Spalte. Gleichzeitig bekommt die Aufgabe auch eine Markierung (das kleine Fähnchen). Über eine intelligente Liste lasse ich mir dann alle Erinnerungen anzeigen, die eine Markierung besitzen. So habe ich diese Aufgaben immer im Blick.

Die Möglichkeiten für individuelle intelligente Listen sind vielfältig und können sich deiner persönlichen Situation anpassen und Schwerpunkte setzen.

Falls du verschiedene Arbeitsorte hast, kannst du dir eine intelligente Liste erstellen, die alle Erinnerungen enthält, die zum Beispiel in deinem Büro oder einem Geschäft zu erledigen sind. Natürlich kannst du auch alle Erinnerungen mit einer hohen Priorität in einer intelligenten Liste zusammenfassen. 

Wie erstelle ich Zeitbasierte intelligente Listen?

Für mich persönlich sind besonders die Termine meiner Aufgaben relevant. Damit ich meinen Tag und meine Woche besser planen kann, habe ich mir mehrere intelligente Listen mit terminabhängigen Kriterien erstellt.

Leider gibt es bei dieser Art der zeitbasierten Listen eine nervige Einschränkung. Ich nenne sie "Apples Heute-Falle". Denn es gibt keine Filtermöglichkeit für "nicht heute" bzw. für "gestern" oder "morgen". Und das kann zu einem Problem werden.

Apples Heute-Falle: Warum werden für vergangene und zukünftige Erinnerungen auch heutige Aufgaben angezeigt?

Die Filterkriterien der intelligenten Listen weisen leider ein paar Schwachpunkte auf. So gibt es zum Beispiel den Ausschluss-Filter "nicht heute" nicht. Und der Filter für relative Zeiträume schließt bei "in den nächsten/letzten x Tagen" immer den heutigen Tag mit ein. Das macht es schwierig, intelligente Listen wie "Überfällig" oder "in den nächsten x Tagen fällig" zu erstellen. Denn immer enthalten diese Listen auch heute fällige Aufgaben.

Das hat mich lange gestört. Doch mit einem praktikablen Workaround habe ich eine Lösung gefunden. Die Erstellung dieses Workarounds ist zugegebenermaßen etwas aufwändig, aber er funktioniert zuverlässig. Ich arbeite selbst sehr erfolgreich damit.

Ich werde dir im Folgenden genau erklären, wie du deine zeitbasierten intelligenten Listen zuverlässig aufsetzen kannst. 
(Falls das Problem für dich nicht relevant sein, kannst du dieses Kapitel auch einfach überspringen).

Wie kann ein Kurzbefehl Apples Heute-Falle beheben?

Da die Erinnerungen-App keine Möglichkeiten bietet, bei relativen Zeiträumen den heutigen Tag explizit auszuschließen, musst du auf ein anderes Unterscheidungsmerkmal zurückgreifen: die #Tags.

Wenn du Tags wie #heute, #gestern oder #bald verwendest, kannst du deine intelligenten Listen nach diesen Tags filtern. Und damit du die Tags nicht manuell vergeben musst (was du bei tagesbezogenen Tags ja täglich machen müsstest), lässt du den Mac oder das iPhone diese Aufgabe automatisch erledigen.

Hierfür nutzt du die Apple Kurzbefehle und Automation. Dabei handelt es sich um eine App, und die immer wiederkehrende Aufgaben automatisiert und mit einem Klick oder zeitbasiert selbstständig ausführt. Das richtest du einmalig ein.

Wie erstelle ich den #heute-Kurzbefehl?

Falls du noch nie einen eigenen Kurzbefehl gebaut hast: Öffne die App Kurzbefehle auf deinem Mac oder iPhone (vorinstalliert, findest du über die Spotlight-Suche). Tippe auf das Plus-Symbol, um einen neuen, leeren Kurzbefehl zu erstellen. Über die Suche fügst du dann einzeln die benötigten Aktionen hinzu (z.B. "Erinnerungen suchen", "Variable festlegen", "Mit jedem Objekt wiederholen") und verkettest sie. Jede Aktion greift dabei auf das Ergebnis der vorherigen zu.

Für Apples Heute-Falle ist die Logik des Kurzbefehls wie folgt:

Die genaue Konfiguration mit allen Bedingungen und Variablen siehst du in der folgenden Gallerie (Stand: Juli 2026, getestet mit iOS26/macOS26 Tahoe).

Das Erstellen des Kurzbefehls ist dir zu viel Arbeit? Dann fordere ihn hier einfach zum Download an. Du bekommst den Kurzbefehl von mir dann kostenlos in dein E-Mail-Postfach.

Damit der Kurzbefehl automatisch läuft und du ihn nicht jedes Mal manuell ausführen musst, richtest du zusätzlich eine persönliche Automation ein: Wechsle in der App Kurzbefehle zum Tab "Automation", tippe auf "Neue Automation erstellen" und wähle als Auslöser z.B. "Tageszeit" mit einer festen Uhrzeit. Als auszuführenden Kurzbefehl wählst du dann deinen gerade gebauten aus.

Wie wird eine Webseite zur Erinnerung?

Eine Funktion, die ich sehr häufig verwende, möchte ich dir hier noch vorstellen. 

Häufig stoße ich beim Surfen im Internet auf interessante Dinge, mit denen ich mich später ausgiebiger beschäftigen möchte. Das können Anleitungen und Tutorials sein, die ich ausprobieren möchte, Themen, die zu einem meiner Projekte gehören oder auch Kaufempfehlungen. Und anstatt diese Webseiten in der Leseliste des Browsers zu speichern, erstelle ich lieber eine Erinnerung. Und das geht ganz einfach.

Klicke in der Symbolleiste von Safari auf das Teilen-Icon (in anderen Browsern ist diese Funktion teilweise an anderer Stelle zu finden). Wähle dort Erinnerungen aus, wähle die passende Liste aus und klicke auf „Hinzufügen“. Schon wird eine Erinnerung mit dem Link zur Webseite angelegt.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie man generell digitale Informationen auf dem Computer organisiert und verwaltet, schau dir auch mal meinen Artikel über das 7-Ordner-System an.

Wie arbeiten Apple Erinnerungen und Kalender zusammen?

Wer den Apple Kalender verwendet sieht seit den Versionen iOS 18 bzw. macOS Sequoia 15 automatisch alle terminierten Erinnerungen zusätzlich im Kalender als Eintrag. Man muss also bei der Tagesplanung nicht mehr zwischen dem Kalender und der Erinnerungen-App hin und her switchen, sondern hat alle Termine im Kalender auf einen Blick verfügbar.

Es ist im Kalender auch möglich, eine neue Erinnerung zu erstellen. Dafür klickst du einfach auf das Plus-Symbol und wählst anstatt 'Termin' einfach 'Erinnerung' aus.
Außerdem kannst du eine Erinnerung im Kalender auch als erledigt markieren. Auch hier entfällt der lästige Wechsel zwischen den Apps. Eine kleine aber sehr nützliche Ergänzung der Funktionalitäten.

Titelfoto: Nightcafé Studio