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Richtig priorisieren mit der Eisenhower-Matrix – Deine To-Do Liste im Griff

Lesedauer ca. 6 Minuten

Hast Du auch manchmal das Gefühl, bei all Deinen Aufgaben und Projekten nicht mehr zu wissen, womit Du eigentlich anfangen sollst? Was soll ich zuerst bearbeiten und was kann liegenbleiben? Keine Sorge, das sind ganz normale Fragen, die man sich beim Zeit- und Selbstmanagement regelmäßig stellt. Und natürlich gibt es auf diese Fragen auch Antworten.

In diesem Beitrag möchte ich Dir zeigen, wie Du mit einem bewährten Zeitmanagement-Tool, der Eisenhower-Matrix, Prioritäten setzen kannst. Außerdem erfährst Du, wie Du dieses Hilfsmittel auch in Deine tägliche Organisations-Routine integrieren kannst.

Die unendliche To-Do-Liste

Jeder kennt sie und jeder hat sie schon verwendet: die Aufgabenliste, oder wie sie mittlerweile fast nur noch genannt wird, die To-do-Liste. Sie ist ein Sammelbecken für all unsere Aufgaben und Dinge, die wir nicht vergessen wollen. Wir führen diese Liste analog auf einem Blatt Papier, in einem Bullet-Journal, als Post-Its auf der Kühlschranktür oder in digitaler Form auf dem Computer oder Handy.

Vermutlich jeder hat sich im Laufe seines Schul- und Berufslebens ein eigenes System entwickelt. In vielen Fällen ist eine To-do-Liste ein gutes Hilfsmittel, um sich an Dinge zu erinnern, die noch erledigt werden müssen. Und regelmäßig kommen neue Aufgaben hinzu, andere werden erledigt und abgehakt.

Grafik einer To-do-Liste

Doch je länger die Liste wird, umso schwieriger kann es sein, zu entscheiden, welche Aufgabe als nächstes erledigt werden sollte. Was ist wichtig und was nicht? Schnell kann man dann den Überblick verlieren. Und dann kommt auch noch ein neues Projekt auf Dich zu und Du musst die neuen Aufgaben irgendwie in die Liste einreihen. Gar nicht so einfach. Gut, dass es dafür ein sehr hilfreiches Werkzeug gibt.

Wichtigkeit und Dringlichkeit sind der Schlüssel

„Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“
Dwight D. Eisenhower (1890-1969), ehem. Präsident der USA

Dieses Zitat vom ehemaligen Präsidenten der USA bildet die Grundlage für die nach ihm benannte Eisenhower-Matrix. Auch wenn nicht überliefert ist, ob Eisenhower dieses Tool tatsächlich erfunden hat, vermittelt dieses Zitat das Grundprinzip einer effizienten Priorisierung. Denn dieses Priorisierungsprinzip basiert auf einer einfachen Einteilung in zwei Kriterien: Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Die Dringlichkeit und Wichtigkeit beziehen sich dabei immer auf die beruflichen und privaten Ziele, die Du erreichen willst (mehr dazu, wie man richtig Ziele setzt, erfährst Du hier). Stell dir also vor, du hast eine To-do-Liste voller Aufgaben, die auf dich warten. Die Matrix teilt diese Aufgaben in vier Kategorien ein:

  • Dringend und wichtig: Das sind die Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern und unbedingt erledigt werden müssen, um schwerwiegende Konsequenzen zu vermeiden. Das sind die Top-Prioritäten, auf die du dich sofort stürzen solltest! Sie werden auch als A-Aufgaben bezeichnet.
  • Wichtig, aber nicht dringend: In dieser Kategorie findest du Aufgaben, die für deine langfristigen Ziele und Pläne wichtig sind, aber keine sofortige Handlung erfordern. Du solltest sie fest im Blick behalten und gezielt planen, um ihnen genügend Zeit zu widmen. Dies sind Deine B-Aufgaben.
  • Dringend, aber nicht wichtig: Hier tummeln sich oft die Ablenkungen und Störfaktoren, die dich von den wirklich wichtigen Dingen abhalten können. Dies sind C-Aufgaben.
  • Weder dringend noch wichtig: Diese sogenannten D-Aufgaben sind die wahren Zeitverschwender. Punkte, die in dieser Kategorie gelandet sind, solltest Du gar nicht erst anfassen, sondern direkt streichen.
Grafik der Eisenhower-Matrix mit den Achsen Dringlichkeit und Wichtigkeit und den vier Quadranten

Die Eisenhower-Matrix in der Praxis

Mit der Eisenhower-Matrix hast Du jetzt eine Methode, um Deine lange To-do-Liste systematisch zu untersuchen und Deine Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Mit den folgenden Schritten kannst Du in Deiner täglichen Routine Deine Aufgaben priorisieren.

Schritt 1: Sammle deine Aufgaben

Schreibe alle Aufgaben, die Du zu erledigen hast, auf eine Liste. Egal, ob es sich um berufliche Aufgaben, Haushaltsaufgaben oder persönliche Ziele handelt.

Schritt 2: Kategorisiere die Aufgaben

Überlege Dir bei jeder Aufgabe, ob sie dringend und wichtig ist (A-Aufgaben), wichtig aber nicht dringend (B-Aufgaben), dringend aber nicht wichtig (C-Aufgaben) oder weder dringend noch wichtig (D-Aufgaben).

Schritt 3: Priorisiere

Jetzt geht es an die Umsetzung! Nimm Dir die Aufgaben aus der Kategorie „Dringend und wichtig“ und setze sie ganz oben auf deine Prioritätenliste. Das sind die To-dos, um die Du Dich als Erstes kümmerst. 

Schritt 4: Plane deine Zeit

Nimm Dir bewusst Zeit für die B-Aufgaben, die in die Kategorie „Wichtig, aber nicht dringend“ fallen. Setze Dir feste Termine und Zeiten, um an diesen Aufgaben zu arbeiten. Ist die Aufgabe zu groß, dann unterteile sie in kleinere Teilaufgaben. 

Schritt 5: Delegiere oder vermeide

Schau Dir die C-Aufgaben an, die in die Kategorie „Dringend, aber nicht wichtig“ fallen. Frage Dich, ob Du sie wirklich selbst erledigen musst, oder ob Du sie delegieren oder sogar ganz vermeiden kannst. Denn für die Erreichung Deiner Ziele sind sie nicht von entscheidender Bedeutung.

Schritt 6: Entsorge oder verschiebe

Die D-Aufgaben, die in die Kategorie „Weder dringend noch wichtig“ fallen, sind oft Zeitfresser und bringen Dich Deinen Zielen nicht näher. Überlege Dir, ob Du sie auf später verschieben kannst, überhaupt erledigen musst oder ob Du sie getrost entsorgen kannst.

Die Feinjustierung Deiner Aufgaben

Mit der Eingruppierung Deiner Aufgaben in die Eisenhower-Matrix hast Du einen ersten wichtigen Schritt zu einer effektiven Priorisierung gemacht. Die nächste Herausforderung ist es jetzt, sowohl in den einzelnen Kategorien eine sinnvolle Reihenfolge zu ermitteln als auch neu dazukommende Aufgaben direkt an der richtigen Stelle einzureihen.

Schau Dir die folgenden Punkte an, die Dir bei Deiner Feinabstimmung helfen können:

Bewertung der Dringlichkeit: Schaue Dir die Aufgaben an, die in die Kategorie „wichtig und dringend“ fallen, und bewerte ihre jeweilige Dringlichkeit genauer. Welche Aufgaben musst Du sofort erledigen, um unmittelbare Konsequenzen zu vermeiden? Sind vielleicht manche Aufgaben gar nicht dringend, und Du kannst sie langfristiger planen? Dann ab damit zu den B-Aufgaben.

Priorisiere nach Wichtigkeit: Wenn du mehrere Aufgaben hast, die als „wichtig und dringend“ eingestuft wurden, bewerte sie nach ihrer Relevanz für Deine Ziele. Frage Dich, welche Aufgaben einen größeren Beitrag zur Erreichung deiner langfristigen Ziele leisten und welche weniger wichtig sind.

Komplexität und Zeitaufwand: Bedenke auch Schwierigkeit und den Aufwand jeder Aufgabe. Manchmal können scheinbar kleine Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen, während andere, auf den ersten Blick schwieriger erscheinende Aufgaben, schneller erledigt werden können.

Abhängigkeiten: Überprüfe, ob es Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben gibt. Manchmal musst Du bestimmte Aufgaben erst erledigen, bevor andere begonnen werden können. Berücksichtige diese Zusammenhänge bei deiner Reihenfolge.

Realistische Zeitplanung: Sei realistisch bei der Einschätzung, wie viel Zeit Du für jede Aufgabe benötigst. Plane Pufferzeiten ein, um unvorhergesehene Ereignisse zu berücksichtigen und Dich nicht zu überfordern.

Arbeitsfluss und Fokus: Überlege, in welcher Reihenfolge Du am effizientesten arbeiten könntest. Manchmal ist es sinnvoll, Aufgaben zu gruppieren, die ähnlich sind, um in einem kontinuierlichen Arbeitsfluss zu bleiben und Ablenkungen zu minimieren.

Flexibilität: Sei flexibel und bereit, deine Reihenfolge gegebenenfalls anzupassen. Manchmal ändern sich Prioritäten oder unerwartete Ereignisse erfordern, dass Du deine Planung anpasst.

Schau Dir auch meinen Beitrag zum Time Boxing an. Darin erfährst Du noch mehr darüber, wie Du eine optimale Tagesstruktur erstellen kannst.

Fazit

Mit der Eisenhower-Matrix und den Tipps zur Feinjustierung hast Du jetzt das richtige Rüstzeug, um Deine anstehenden Aufgaben sinnvoll zu sortieren und Dich auf die wirklich wichtigen Themen zu konzentrieren. So erhöhst Du Deine Effizienz und Deinen Fokus und hast eine großartige Methode, um den Überblick zu behalten.

Wie priorisierst Du? Nutzt Du andere Methoden und was sind Deine Erfahrungen? Ich freue mich auf Dein Feedback.

Titelfoto von Thomas Bormans auf Unsplash, Foto: Von White House – Eisenhower Presidential Library, Gemeinfrei, Link,

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