Die 12 häufigsten Ausreden für schlechtes Zeitmanagement – Diese Zeitmanagementmethoden helfen Dir

Vor ein paar Tagen war es mal wieder so weit. Ich hörte während eines Gesprächs einen dieser typischen Sätze. Einen Satz, den ich oft höre, wenn es um fehlende Effizienz und schlechtes Zeitmanagement geht. Einen Satz, der zeigte, wie sehr die Person im eigenen Trott gefangen war und gar nicht wahrnahm, dass dieser Satz nur eine Floskel war. Vielleicht war es sogar eine Ausrede, um zu rechtfertigen, warum sich die Person nicht mit der eigenen Arbeitsweise auseinandersetzen wollte oder vielleicht sogar die Notwendigkeit gar nicht sah. 

Daher habe ich Dir meine Top 12 Ausreden zusammengestellt, die ich immer wieder während meiner Arbeit höre. Vielleicht ertappst Du Dich dabei, dass Du die ein oder andere Aussage auch schon gemacht hast. Oder Du hörst Sie von KollegInnen oder aus Deinem Team. Ich erkläre Dir, was hinter diesen Aussagen steckt und welche Zeitmanagementmethoden Du anwenden kannst, um die zugrunde liegenden Herausforderungen zu meistern.

Ach ja, der Satz, der mich auf die Idee für diesen Artikel gebracht hat, ist direkt der erste. 

1. „Das Genie beherrscht das Chaos“

Immer wenn ich diesen Satz höre, habe ich folgende Szene vor Augen: Doktor Emmet Brown, der geniale und hektisch-chaotische Wissenschaftler aus der Filmreihe „Zurück in die Zukunft“, der wild suchend in Papierstapeln und Kisten wühlt. Ja, er ist ein Genie. Denn er hat eine Zeitmaschine erfunden. Aber das Chaos beherrscht er nicht. Und ich behaupte sogar, dass das niemand tut. Denn die Aussage macht vielmehr in umgekehrter Reihenfolge Sinn. „Das Chaos beherrscht das Genie“. 

Seien wir ehrlich zu uns selbst. Jeder denkt über sich, die eigene Arbeit im Griff zu haben und gute Ergebnisse zu liefern. Du beherrschst Deinen Job. Und das mag auch richtig sein. Zumindest wenn es um die Effektivität Deiner Arbeit geht, also das Ergebnis.  Aber wie sieht es mit Deiner Effizienz aus, also dem „Wie“ auf dem Weg zum Arbeitsergebnis? (Mehr über die Unterschiede zwischen Effizienz und Effektivität erfährst Du im verlinkten Beitrag)

In den meisten Fällen ist dieser Weg vermutlich nicht chaotisch. Doch was ist mit dem unordentlichen Schreibtisch? Oder dem unaufgeräumten Aktenschrank? Und wie organisiert ist Dein digitales System eigentlich wirklich?

Chaos und Unordnung kann Dich schnell überwältigen und Deine Produktivität beeinträchtigen. Diese mentalen Störfaktoren machen es schwerer, sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Schon allein die optische Ablenkung durch einen übervollen Schreibtisch oder einen mit Dateien übersäten Desktop kann die eigene Leistung reduzieren. Ja, es mag Genies geben, die dieses Chaos einfach ausblenden. Oder sie brauchen sogar das Chaos zur Steigerung ihrer Kreativität. Doch diese Genies sind sicherlich in der Unterzahl. Und auch bei diesen Menschen leiden am Ende Produktivität und Effizienz.

Denn ein chaotisches Arbeitsumfeld bedeutet immer zusätzlichen Aufwand und Zeitverlust. Einen chaotischen Schreibtisch musst Du erst freiräumen, um vernünftig arbeiten zu können. Unordnung auf dem Computer oder in der Schublade führen zu Suchzeiten und verhindern einen reibungslosen Arbeitsablauf.

Daher solltest Du Dir regelmäßig die Zeit nehmen, Dein Arbeitsumfeld zu strukturieren und Ordnung zu schaffen. Eine gutes Werkzeug hierfür ist die 5S-Methode. Dadurch kannst Du Dich auf das Wesentliche konzentrieren und Deine Produktivität steigern.

2. „Das merke ich mir so. Ich muss mir das nicht aufschreiben“

Der Mensch gilt als das intelligenteste Lebewesen auf der Erde. Unsere Hirnleistung ist einzigartig und wir haben die Fähigkeit, uns sehr viele Dinge zu merken. Natürlich gibt es von Person zu Person individuelle Unterschiede. Manchen Menschen fällt es besonders leicht, sich Vokabeln zu merken und dadurch besonders gut Sprachen lernen zu können. Andere sind eher gut darin, sich an Orte und Wege zu erinnern. Und wieder andere vergessen kein Gesicht und keinen Namen.

Lernen und das Anhäufen von Wissen sind für uns ganz normal und auch notwendig, um zum Beispiel im Job erfolgreich zu sein. Doch die eigentliche Besonderheit des menschlichen Gehirns ist die Fähigkeit zu planen, Herausforderungen zu durchdenken und Probleme zu lösen. Das Gehirn ist eine Kreativmaschine. 

Gleichzeitig ist unser Gedächtnis nicht immer zuverlässig, vor allem nicht in stressigen Situationen. Wir können wichtige Termine, Aufgaben oder Ideen vergessen, wenn wir uns auf unser Gedächtnis verlassen. 

Daher ist es nur sinnvoll, die eigene Gehirnleistung nicht mit dem Merken von Informationen zu blockieren. Es ist viel effektiver, Dinge aufzuschreiben. Sei es auf einem Notizzettel, in einem digitalen Organizer oder einer To-Do-Liste. Dies nennt man im Zeitmanagement auch das Prinzip der Schriftlichkeit. Dies gibt uns die Sicherheit, dass wir nichts übersehen und unsere Gedanken frei haben, um uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Erst dann kann man sein volles Potenzial ausschöpfen.

3. „Das habe ich/haben wir schon immer so gemacht“

Wenn man mich fragen würde, was der häufigste Satz ist, den ich in meiner Zeit als Lean Manager bisher gehört habe, ist es ganz klar dieser. Und dieser Satz zeigt ganz deutlich: der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Doch Gewohnheiten können trügerisch sein. Nur weil wir etwas schon immer auf eine bestimmte Art und Weise gemacht haben, bedeutet das nicht, dass es die beste Vorgehensweise ist. 

Routine gibt uns Sicherheit. Wir Menschen mögen ungern Veränderungen. Der Unwille zur Veränderung oder sogar die Angst davor sitzt tief in uns verwurzelt, auch aus evolutionsbiologischer Sicht. Und diese Angst hält uns dann auch oft davon ab, Entscheidungen zu treffen. Entscheidungen, die eigentlich dazu führen sollen, dass wir uns weiterentwickeln und wachsen. 

Lerne, offen für Veränderungen zu sein und neue Ansätze auszuprobieren. Indem Du alte Gewohnheiten hinterfragst und alternative Methoden erkundest, kannst Du Dein Zeitmanagement optimieren und effizienter arbeiten.

4. „Ich mache meinen Job schon seit x Jahren. Ich brauche das nicht“

Auch diese Aussage hat, wie die vorherige, viel mit der Ablehnung von Veränderung zu tun. Gleichzeitig schwingt hier aber auch noch etwas anderes mit. Erfahrung und die Meinung, bereits alles zu wissen oder zu können. Und das birgt besonders im beruflichen Miteinander auch das Potenzial für Konflikte. Natürlich lässt sich kaum jemand gerne von anderen sagen, dass man die eigene Arbeit vielleicht auch anders, sogar besser machen könnte. Mancher sieht sich vielleicht auch in der eigenen Position als erfahrener Mitarbeiter gefährdet. Und damit wären wir wieder bei der Angst vor Veränderung.

Erfahrung ist wertvoll, aber sie sollte Dich nicht davon abhalten, Dich weiterzuentwickeln. Die Welt um uns herum verändert sich ständig und in einem stetigen Tempo. Technologien entwickeln sich weiter. Arbeitsmethoden werden optimiert, neue Ideen entstehen. Wenn Du Dich nicht aktiv weiterentwickelst, läufst Du irgendwann Gefahr, abgehängt zu werden. 

Noch heute erlebe ich Menschen, die bereits viele Jahre im Arbeitsleben stehen und den Computer nie vollständig als Arbeitsgerät angenommen haben. Versäumtes Aneignen von PC-Kenntnissen und Fähigkeiten macht es diesen Menschen oft schwer, im Arbeitsalltag mitzuhalten. Auch die Effizienzen, die ein Computer bringen kann, werden dann nicht ausgeschöpft.

 Auch wenn Du über langjährige Erfahrung verfügst, ist es wichtig, offen zu bleiben für neue Entwicklungen und dafür zu sorgen, Deine Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern. Das ermöglicht es Dir, mit der Zeit zu gehen und Dich auch beruflich weiterzuentwickeln.

5. „Die Methode xy funktioniert bei mir nicht“

Menschen neigen oft dazu zu glauben, dass ihre Tätigkeiten und Herangehensweisen einzigartig sind und sich von anderen unterscheiden. Und sie finden ganz schnell ganz viele Gründe, warum die eigene Arbeit, die Abteilung oder das Unternehmen völlig anders ist als im Rest der Welt. Oft liegt das an Mangel an Vergleichsmöglichkeiten. Wer zum Beispiel viele Jahre im gleichen Unternehmen arbeitet und nie über den eigenen Tellerrand schaut, kennt nichts anderes. 

Dies führt dazu, dass wir neue Methoden schnell ablehnen, bevor wir ihnen eine faire Chance geben. Uns fehlen schlicht die Referenzen und die erfolgreichen Beispiele aus dem Arbeitsalltag. Wir wissen dann nicht, wie es funktionieren kann und welche Erfolge man damit erzielt. 

Lehne also neue Methoden oder Tools nicht direkt ab, sondern informiere Dich. Das Internet bietet Dir zu allen Themen zumindest einen ersten Einblick. Und der Austausch mit anderen kann dabei helfen, Dein Wissen zu vergrößern. Und das hilft dann wieder dabei, neue Methoden und Tools auf Deine eigenen individuellen Bedürfnisse anzupassen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, flexibel zu sein und anzuerkennen, dass es Raum für Verbesserungen gibt.

6. „Das müsste ‚man‘ mal machen“

Diese Floskel kennen wir alle. Und auch hier können verschiedene Gründe dahinterstecken.

Du erkennst, dass eine Veränderung notwendig ist, aber schiebst die Verantwortung auf andere. Vielleicht aus Angst vor dieser Verantwortung. Oft fürchten wir uns davor, Fehler zu machen und Verantwortung zu übernehmen. Doch indem Du die Verantwortung auf andere abschiebst, hältst Du Dich selbst zurück und verhinderst Deine persönliche Entwicklung. Denn selbst wenn Du scheiterst und der erhoffte Erfolg ausbleibt, hast Du immer etwas gelernt. Es ist also nie vergeblich.Schau Dir dazu gerne auch den Artikel „Fehler als Chance“ an.

Vielleicht steckt aber auch ein Ziel- oder Prioritätenkonflikt dahinter.  Die Notwendigkeit einer Aufgabe oder Veränderung sieht man dann zwar bei anderen, aber nicht bei sich selbst. Die eigenen Prioritäten und Ziele liegen woanders. Hier hilft es, sich immer wieder die eigenen Ziele und die des Teams/ des Unternehmens anzuschauen und miteinander abzugleichen. (Erfahre mehr über das Setzen von Zielen sowie über das richtige Priorisieren).

Statt auf „man“ zu warten, solltest Du selbst aktiv werden. Wenn Du Verbesserungspotenzial siehst, gehe mutig voran und ergreife die Initiative, um positive Veränderungen in Deinem eigenen Zeitmanagement und Arbeitsumfeld umzusetzen. Es liegt in Deiner Hand, effektiver und produktiver zu arbeiten.

7. „Ich bin einfach kein Morgenmensch“

Dieser Satz gehört eigentlich gar nicht in diese Liste. Dennoch führe ich ihn hier auf. Denn oft wird er als Entschuldigung benutzt, um ineffektives Zeitmanagement am Morgen zu rechtfertigen. Dabei liegt es oft schlicht und einfach am eigenen Biorhythmus. 

Die Wissenschaft der Chronobiologie beschäftigt sich schon sehr lange mit den Eigenschaften und Besonderheiten von Morgenmenschen („Lerchen“) und Abendmenschen („Eulen“). 

Jeder Mensch hat im Laufe des Tages Leistungshochs und Tiefs. Identifiziere Deine Hochs und richte dann Dein Tun, so gut es die Umstände zulassen, danach aus. Schwierige Aufgaben gehören zum Beispiel in ein Leistungshoch, Routinetätigkeiten in ein Leistungstief. Höre auf Deine innere Uhr und passe Dein Zeitmanagement so gut es geht daran an. Denn es ist nur schwer möglich aus einer Lerche eine Eule zu machen oder umgekehrt.

In der Zusammenarbeit im Team ist es außerdem wichtig, diese Leistungsphasen gegenseitig zu respektieren. Auch wenn das sicherlich nicht immer möglich ist. Aber einem bekannten Abendmenschen um 8 Uhr morgens ein wichtiges Meeting aufzudrücken, ist vermutlich nicht die beste Idee.

8. „Ich bin zu beschäftigt, um Pausen zu machen“

Im Zeitmanagement geht es nicht nur darum, die Arbeit effektiv und effizient zu gestalten. Auch die Nicht-Arbeit gilt es zu planen und zu priorisieren. Studien zeigen, dass ein Mensch nur eine begrenzte Zeit voll konzentriert arbeiten kann. Danach lassen die Leistung und die Qualität der Arbeit deutlich nach. Im Schnitt ist dies nach etwa 90 Minuten der Fall.

Bewusst gesetzte kurze Pausen, sowie eine große Mittagspause sind daher wichtige Zeiteinheiten zur Regeneration. Im Zeitmanagement gibt es verschiedene Konzepte und Tools zur Unterstützung (z.B. die Pomodoro-Methode). 

Wer also meint, durch das Weglassen von Pausen besonders gutes Zeitmanagement zu betreiben, der sollte dies noch einmal überdenken.

Wenn Du Dich ausführlicher mit dem richtigen Setzen von Pausen beschäftigen möchtest, schau Dir auch gerne meinen Beitrag „Wie Pausen Dich produktiver machen“ an.

9. „Ich habe keine Zeit für Zeitmanagement“

Genauso wie Pausen sind auch Phasen der Selbstreflexion essenziell für eine erfolgreiche Arbeit. Ja, Selbstreflexion kostet zunächst Zeit. Es ist ein zusätzlicher Aufwand, um sich mit Methoden und Tools auseinanderzusetzen. Und dieser Aufwand hält uns davon ab, unsere eigentlichen Aufgaben zu erledigen.

Doch natürlich ist Zeitmanagement genau das Werkzeug, das Dir ermöglicht, Deine Zeit effektiver zu nutzen und Deine Prioritäten zu setzen. Indem Du Dir bewusst Zeit für die Planung und Organisation nimmst, kannst Du Deine Produktivität steigern und ein ausgeglichenes Arbeitsleben führen.

10. „Ich bin immer im Stress“

Viele Menschen akzeptieren den Stress als normalen Zustand und setzen ihn sogar mit Produktivität gleich. Denn man hat ja ständig was zu tun und sitzt nicht untätig rum. Dabei verfällt man aber dem Irrglauben, seine Arbeitszeit optimal zu nutzen. Man glaubt, das eigene Zeitmanagement dient dazu, in der vorgegebenen Zeit möglichst viel Arbeit zu erledigen.

Für Außenstehende wirkt es hingegen vielleicht eher nach Hektik. Und hektische Menschen erwecken meist nicht den Eindruck, ihre Arbeit im Griff zu haben. Sie rennen stattdessen immer hinterher oder wirken getrieben.

Tatsächlich kann Stress sogar unsere Gesundheit, Kreativität und Leistungsfähigkeit beeinträchtigen. Dies kann auch chronisch werden oder sogar in einem Burnout enden.

Es ist daher wichtig, dass Du Dir bewusst Auszeiten nimmst, Strategien zur Stressbewältigung anwendest und ein gesundes Work-Life-Balance-Verhältnis findest, um langfristig erfolgreich zu sein. Qualität steht immer vor Quantität.

Hinweis: Solltest Du feststellen, in einer Stressspirale gefangen zu sein, vielleicht sogar bereits in einem Burnout zu stecken, wende Dich am besten an Deinen Hausarzt oder suche Dir andere professionelle Hilfe (z.B. hier: https://bvbud.de).

11. „Ich kann nicht Nein sagen“

Jemand kommt mit der Frage „Hast Du mal 5 Minuten Zeit für mich?“ auf Dich zu, und Du sagst sofort JA. Schon bist Du in eine Zeitmanagementfalle getappt. Aus den 5 Minuten wird schnell eine halbe Stunde. Im Anschluss ärgerst Du Dich dann über Dich selbst. Du hast mal wieder Zeit verloren, die Du dringend für Deine eigentliche Aufgabe gebraucht hättest. 

Kommt Dir das bekannt vor? Dann hast Du vermutlich Schwierigkeiten, Aufgaben abzulehnen, Grenzen zu setzen und Deinen Zeitplan zu schützen. Doch um effizient arbeiten zu können und die eigenen Ziele auch zu erreichen, ist es wichtig auch Nein sagen zu können.

Stelle Dir die Frage, warum Du nicht Nein sagen kannst. Möchtest Du nicht unhöflich wirken? Hast Du Sorge, zukünftig gar nicht mehr gefragt zu werden? Denkst Du vielleicht, dass andere Deine Kompetenz dann nicht mehr schätzen? Egal, welche Gründe Du für Dich erkennst. Sehr wahrscheinlich sind Deine Sorgen völlig unbegründet.

Nein-Sagen ist nichts Schlimmes. Es ist vielmehr ein Werkzeug, um Deine wertvolle Zeit zu schützen. Versuche es doch beim nächsten Mal mit einem begründeten Nein. Verweise zum Beispiel auf Deinen vollen Zeitplan. Oder auf die Dringlichkeit der Aufgabe, an der Du gerade arbeitest. Oder biete der Person an, zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf Dich zuzukommen. Gute ZeitmanagerInnen schaffen sich Pufferzeiten und Zeitfenster im Tagesablauf, in denen solche Anfragen Platz finden können.

12. „Das mache ich lieber selbst, damit es auch vernünftig wird“

Wenn Du diesen Satz sagst, dann hast Du ein Problem. Ein Problem mit dem Delegieren von Aufgaben. Die Gründe dafür sind unterschiedlich.

Bist Du Perfektionist? Es ist verständlich, dass Du manchmal das Bedürfnis hast, Dinge selbst in die Hand zu nehmen, um sicherzustellen, dass sie nach Deinen Vorstellungen erledigt werden. Aber frage Dich einmal ganz ehrlich: müssen es wirklich 100% sein? Oder reichen nicht auch 80%, um die Aufgabe abzuschließen?

Drückst Du Dich vielleicht vor den wichtigen und dringenden Aufgaben? Wenn man vor großen und schwierigen Aufgaben steht, besteht die Gefahr, dass man sich stattdessen mit anderen Aufgaben beschäftigt, die man eigentlich delegieren könnte. Dies lenkt von den Herausforderungen ab. Doch dadurch verschwinden diese Herausforderungen nicht. Stelle Dich ihnen. Unterteile große und schwierige Aufgaben in kleinere Unteraufgaben und priorisiere sie.

Hast Du niemanden, der die Aufgabe gleichwertig für Dich erledigen kann? Dann ist es Zeit, sich Hilfe zu holen oder bei KollegInnen und im Team dafür zu sorgen, das nötige Wissen und die Fähigkeiten zu entwickeln. Denn zu gutem Zeitmanagement gehört auch, Aufgaben abgeben zu können. Konzentriere Dich auf Deine Stärken und Prioritäten und fördere das Teamwork. So kannst Du Zeit sparen, Dein Arbeitspensum besser bewältigen und Deine Zeit für die Dinge nutzen, die Dich am meisten voranbringen.

Fazit

Du hast gesehen, dass es viele Ausreden gibt, um schlechtes Zeitmanagement zu rechtfertigen. Doch wenn man sich einmal genauer mit diesen Ausreden auseinandersetzt, werden die eigentlichen Ursachen schnell deutlich. Und es zeigt sich, dass gutes Zeitmanagement gar nicht so schwierig ist.

Kennst Du weitere Ausreden, die in meiner Liste fehlen? Welchen Satz hörst oder sagst Du immer wieder im Zusammenhang mit Zeit- und Selbstmanagement? Schreibe gerne einen Kommentar oder sende mir eine Nachricht.

Titelfoto von Headway auf Unsplash, Foto: Gemeinfrei, Link