Zeitmanagement lernen – Warum es alleine oft nicht klappt

Manchmal erscheint es auf den ersten Blick einfach: Du erkennst das Problem und weißt auch, dass es eine Methode gibt, die dieses Problem lösen kann. Und trotzdem funktioniert es bei dir nicht.

Dabei hast du doch auf einer Webseite oder in einem Buch gelesen, wie man Zeitmanagement lernen und Selbstführung verbessern kann.

Genau das höre ich immer wieder. Ein Teamleiter zum Beispiel erzählte mir von seinen Schwierigkeiten im Zeitmanagement. Er arbeitet viel,  kennt alle gängigen Methoden und trotzdem hat er das Gefühl, nicht voranzukommen. Keine der Methoden hilft ihm.

In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, warum es manchmal trotz vorhandenen Wissens nicht klappt und wie du tatsächlich ein funktionierendes persönliches Zeitmanagement entwickeln kannst.

DU weißt was zu tun wäre ... und machst es trotzdem nicht

Es klingt paradox. Viele Menschen, die sich mit ihrem Zeitmanagement und ihrer Selbstführung beschäftigen, kennen bereits viele Methoden und Techniken. Aber sie setzen sie nicht um.

Warum? Dafür gibt es viele Gründe. Und jeder dieser Gründe hat seine Berechtigung.

• Scheinbare Komplexität
  Du weißt nicht, womit du anfangen sollst. Alles wirkt gleich wichtig und das eine funktioniert nicht ohne das andere. Also lässt du es lieber ganz.
• Der Kontext fehlt
  Eine im Internet oder einem Buch beschriebene Zeitmanagement-Methode ist immer allgemein. Sie wurde nicht für deinen Job, deine Arbeitsweise, deine Lebenssituation oder dein Team entwickelt. Die eigentliche Herausforderung ist es, Methoden auf die eigene Realität zu übertragen. Das macht kaum jemand alleine konsequent.
• Fehlendes Feedback
  Du stehst mit deiner Herausforderung alleine da. Ob du die Methoden richtig anwendest, sagt dir niemand. Also wendest du sie gar nicht an.
• Alte Gewohnheiten sind stärker
  Neue Verhaltensweisen brauchen Zeit und Wiederholung. Doch meist gewinnt der Alltag fast immer gegen die neue Routine. Und das hat nichts mit persönlicher Schwäche zu tun, sondern weil Gewohnheiten neurologisch tief verankert sind.
• Innere Widerstände
  Hinter schlechtem Zeitmanagement stecken oft tiefere Themen: Perfektionismus, Angst vor Misserfolg, das Gefühl nicht Nein sagen zu dürfen. Bücher erklären die Methoden dagegen. Aber sie können deine persönlichen Gründe nicht erfragen und erklären.
• Fehlende Verbindlichkeit
  Einem Buch oder Blogbeitrag über Zeitmanagement gegenüber ist man keine Rechenschaft schuldig. Es ist also leicht, sich vor der Umsetzung zu „drücken“.
• Kein klares Ziel
  Viele starten mit „Ich will besser werden“, aber ohne konkrete Vorstellung, wie das aussehen soll. Ohne Ziel keine Richtung, ohne Richtung keine nachhaltige Umsetzung.

Du siehst, es gibt viele Gründe, warum man nicht in die Umsetzung kommt. Im Folgenden möchte ich dir das noch einmal an einem konkreten Beispiel verdeutlichen.

Woran scheitert Zeitmanagement wirklich? 

Ganz allgemein kann man die Herausforderung in einem Satz zusammenfassen:

Das Lernen ist meist eine einfache Übung. Mit guten Büchern oder auch zusammen mit anderen in einem Seminar, ist das Wissen schnell verfügbar. Doch wenn man das Buch zur Seite legt oder vom Seminar zurück zu Hause ist, steht man plötzlich alleine da. Und dann beginnt der schwierigere Teil.

Eine Klientin von mir erzählte mir zum Beispiel von ihrer Herausforderung, ihrem Tag eine klare Struktur zu geben und ihre wichtigsten Aufgaben zuverlässig abzuarbeiten. Ständig musste sie Aufgaben in den nächsten Tag verschieben, weil sie sie nicht abgearbeitet bekam. Dabei hatte sie viel darüber gelesen, wie man mit der Eisenhower-Matrix Aufgaben priorisiert. Trotzdem funktionierte es nicht. Und das frustrierte sie und ließ sie an sich zweifeln.

Dabei liegt es meist gar nicht daran, dass man zu schwach oder zu undiszipliniert ist. Es ist kein Charakterfehler, sondern fast immer ein Systemproblem.

Mit Systemproblemen meine ich unsere ganz individuellen Gegebenheiten und Situationen, in denen wir uns befinden. Und dadurch die Notwendigkeit, eine Methode auf das eigene spezifische System anzupassen.
Das war auch bei meiner Klientin das Problem. Die Eisenhower-Methode war zwar ein guter Startpunkt, es fehlten aber wichtige andere Aspekte wie zum Beispiel klare berufliche und persönliche Ziele, um die Methode letztlich in den richtigen Kontext zu bringen.

Und genau da setzt externe Unterstützung in Form eines Coachings an. Nicht als Motivationsshow, sondern als strukturierte Analyse deines persönlichen Systems.

Was bringt ein Zeitmanagement-Kurs oder ein Buch – und was nicht?

Jetzt wirst du vielleicht einwenden, dass es doch bestimmt für jedes Problem bereits eine in Büchern und auf Webseiten beschriebene Lösung gibt. Man muss nur lange genug danach suchen.

Und vielleicht gibt es die Lösung sogar tatsächlich. Denn es gibt unzählige Bücher, Ratgeber, Apps, Blogbeiträge und Seminare zu den Themen Zeitmanagement und Selbstführung. Darin erfährst du, welche Methoden es gibt und wie sie dich produktiver machen können.

Und viele dieser Quellen erklären das auch sehr gut. Manche widmen einer einzigen Methode sogar ganze Bücher. Und sie können einem tatsächlich helfen, verschiedene Perspektiven einzunehmen, mögliche Anwendungsfälle zu beschreiben und einem Tipps für den Alltag zu geben. Als Informationsquelle sind sie also sehr gut geeignet.

Und wenn du durch ein Zeitmanagement-Buch in die Umsetzung kommst, hat das Buch seine Aufgabe auch hervorragend erfüllt.
Aber wahrscheinlich würdest du jetzt nicht diesen Artikel lesen, wenn es für dich so einfach wäre. Für dich fehlt vermutlich der Beziehungsaspekt. Denn das Buch kann dir kein Feedback geben, dir nicht zuhören, dein Verhalten nicht beurteilen oder dir für deine individuelle Situation keine Empfehlungen geben. Und vielleicht ist genau das der entscheidende Schritt, um dein Zeitmanagement wirklich zu verbessern.

Wann macht professionelle Unterstützung Sinn?

Damit du für dich selbst feststellen kannst, ob eine Coaching-Unterstützung tatsächlich für dich ein sinnvoller Schritt ist, habe ich dir einmal einige typische Aussagen aus meinen Coachings zusammengestellt. Das alles sind Gründe, warum Menschen typischerweise zu mir kommen. Nutze sie gerne als kleinen Selbsttest, um für dich zu ermitteln, ob ein Coaching für dich auch sinnvoll sein kann.

Jetzt hast du eine erste Einschätzung, ob ein Coaching für dich sinnvoll ist. Im Folgenden werde ich dir erklären, wie so ein Coaching genau abläuft.

Hinweis: In den nächsten Abschnitten werde ich häufig das Wort Coach verwenden. Und auch wenn ich sonst darauf achte, gendergerecht zu formulieren, verzichte ich hier aus Lesbarkeitsgründen auf die (zusätzliche) Formulierung die Coach oder die Coachin. Natürlich umfasst der Begriff des Coaches aber alle Geschlechter.

Was passiert in einem Zeitmanagement-Coaching?

Wir kennen es alle aus dem Sport. Jede Sportlerin und jedes Team wird von einem Coach oder einer Coachin unterstützt. Sie lehren, beobachten und geben Ratschläge. Sie üben Kritik, geben Feedback und sind Ansprechperson bei allen Belangen.

Denn wer sein Zeitmanagement wirklich verbessern will, braucht mehr als Wissen. Nämlich jemanden, der einen dabei begleitet und zeigt, die Zeitmanagement-Methoden richtig anzuwenden. So wie das Trainieren eines Muskels.

Wichtig zu erwähnen ist, dass es sich beim Coaching nicht um eine Therapie oder psychologische Beratung handelt. Es ist vielmehr wie ein Austausch mit einer erfahrenen Kollegin oder einem routinierten Kollegen.

Und damit du dir noch ein genaueres Bild vom Ablauf des Coachings bekommst, zeige ich dir im Folgenden die typischen drei Phasen einer Zusammenarbeit:

1. Bestandsaufnahme

Eine typisches Zeitmanagement-Coaching beginnt mit einer Bestandsaufnahme deiner aktuellen Situation. Du bringst mit Hilfe deines Coaches deine Herausforderungen in den richtigen Kontext. Das Besondere: Es geht meist nicht nur um deine berufliche Tätigkeit, sondern um alle Lebensbereiche. Auch um dich als Person, welche Werte du lebst und welche Glaubenssätze dein Leben bestimmen.

Verschiedene tiefergehende Betrachtungen ergeben dann ein klares Bild deiner Work-Life-Balance. Du weißt, wo deine Zeitfresser liegen und auf welchen Bereichen der Fokus liegen sollte. Gemeinsam mit dem Coach vereinbarst du dann die Ziele eurer Zusammenarbeit.

2. Festlegung der Maßnahmen

Meist ergeben sich bereits in der ersten Phase die ersten Maßnahmen. Dein Coach wird dir Tipps geben, welche Zeitmanagement-Methoden für dich geeignet sind und wie du sie am besten anwendest.

3. Umsetzung

Durch die genaue Betrachtung deiner Situation und die Festlegung der Maßnahmen ergibt sich ein klarer Fahrplan. Der Coach begleitet dich bei der Umsetzung, achtet darauf, dass du keine wichtigen Schritte vergisst, macht dich auf Fehler aufmerksam und motiviert dich, wenn du mal nicht weiterkommst.

Im Vergleich zu einem Seminar ist das Coaching nicht nach ein paar Tagen vorbei. Mal dauert es einige Wochen, manchmal sind es mehrere Monate. Das Gute: meist bemerkt man bereits nach wenigen Sitzungen spürbare Verbesserungen.

Was macht einen guten Zeitmanagement-Coach aus?

Ein guter Coach ist mehr als nur ein Lehrer. Es ist eine Person, die dich über längere Zeit begleitet, unterstützt, zuhört, Ratschläge gibt, lobt und motiviert. Du solltest dir bei der Wahl dieser Person also genug Zeit nehmen.

Aus den Gesprächen mit meinen Klient:innen werden die folgenden Punkte immer wieder genannt:

Wie finde ich den richtigen Zeitmanagement Coach?

Da deine Suche vermutlich im Internet beginnt, liefern die Webseite des Coaches sowie die Social-Media-Auftritte erste Hinweise auf dessen Erfahrung, Qualifikation und Vorgehensweise.

Nichts geht jedoch über ein persönliches Gespräch. Viele Coaches bieten ein unverbindliches Erstgespräch an. Nutze diese Gelegenheit, um herauszufinden, ob die Chemie zwischen euch stimmt und ob der Coach deine Bedürfnisse versteht.

Du kannst es dem Coach dabei einfacher machen, indem du dir vorher überlegst, was nach dem Coaching anders sein soll oder welche Ziele du konkret erreichen möchtest.

Wenn du merkst, dass du bereit bist für diesen Schritt, dann buche dir ein kostenloses Erstgespräch bei mir. Völlig unverbindlich und auf Augenhöhe.

Du machst dir Gedanken um den finanziellen Aspekt eines Coachings? Dann schaue dir mal meinen Artikel Coaching durch Arbeitgeber finanzieren lassen an. 
Und im Artikel Mitarbeitende coachen erfährst du, wann es sinnvoll ist, Coaching-Angebote im eigenen Unternehmen in Anspruch zu nehmen.

Mache den nächsten Schritt

Zeitmanagement lernen ist nicht schwer. Das Wissen ist überall verfügbar. Die eigentliche Herausforderung ist die Umsetzung — und die gelingt den wenigsten alleine dauerhaft.

Wenn du also merkst, dass du immer wieder in alte Muster zurückfällst, ist das kein Zeichen von Schwäche. Es ist ein Hinweis darauf, dass dein System noch nicht stimmt. Und manchmal braucht es jemanden von außen, um genau das zu erkennen und zu verändern.

Ein Coaching ist kein Wundermittel. Aber es ist der Unterschied zwischen Wissen und echtem Wandel.

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