Zu viele Aufgaben – Womit fange ich an?

„Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.“

Das bekommen Coachees und Teilnehmende meiner Workshops oft von mir zu hören, wenn sie sagen, dass bei ihnen alles wichtig und dringend sei.

Dieser Satz mag für manche hart klingen, bringt aber das Problem auf den Punkt. Wenn alles gleich wichtig und gleich dringend ist, dann stimmt etwas Grundsätzliches nicht. Und ohne eine klare Priorisierung und Reihenfolge der Aufgaben kommt es schnell zur Überforderung. Die Folge: Multitasking, Stress, fehlende Orientierung, Fehleranfälligkeit, Unzufriedenheit.

Denn jede einzelne Aufgabe schreit gleichberechtigt nach Aufmerksamkeit, und man weiß nicht, womit man anfangen soll.

Eine typische Reaktion, die ich dann oft beobachte: man fängt mit dem Einfachsten an oder mit dem, was einem am meisten Spaß macht. Die Wichtigkeit wird dann einfach ignoriert.

Und am Ende des Tages ärgert man sich, dass man nichts geschafft hat. Oft wird das dann als Zeitproblem wahrgenommen. Doch in Wirklichkeit ist es ein Prioritätenproblem.

Wenn dir das bekannt vorkommt, dann bist du hier genau richtig. In diesem Beitrag zeige ich dir, warum das so ist, was dahintersteckt und wie du wieder einen klaren Blick auf deine wirklichen Prioritäten bekommst.

Warum das Gefühl "alles ist dringend" kein Charakterfehler ist

Auch wenn es abgedroschen klingt, aber die Welt wird immer hektischer und schneller. Social Media, politische Ereignisse, weltweite Krisen und gesellschaftliche Herausforderungen: alles prasselt in Dauerfeuer auf uns ein. Wir müssen ständig Informationen verarbeiten.

Bei unserer Arbeit sorgen zusätzlich die Erwartungshaltung von Kolleg:innen, Führungskräften und Kund:innen für Druck. E-Mails, Chat-Nachrichten, Benachrichtigungen rücken ständig und gleichlaut in unseren Fokus.

Alle diese Signale vermitteln eine vermeintliche Dringlichkeit. Und wir Menschen reagieren auf diese Dringlichkeit, indem wir diese „dringenden“ Aufgaben systematisch vor den wirklich wichtigen Aufgaben bevorzugen. Und das selbst dann, wenn eine wichtige Aufgabe objektiv mehr Nutzen bringen würde. Man wählt also bewusst die schlechtere Option, weil sich die vermeintlich dringlichere einfach „kritischer anfühlt“.

Forscher der Johns Hopkins University haben das sogar in Studien belegt und bezeichnen dieses Phänomen als Mere Urgency Effect (Effekt der bloßen Dringlichkeit, Quelle: Zhu, Yang & Hsee, 2018, Journal of Consumer Research).

Das Gemeine daran: Es ist keine rationale Entscheidung. Die Forschenden konnten zeigen, dass Menschen das nicht tun, weil sie die dringende Aufgabe für leichter halten oder die Belohnung für unmittelbarer. Sie tun es vielmehr, weil das akute Zeitfenster einer Aufgabe allein schon Aufmerksamkeit auf sich zieht, völlig unabhängig vom tatsächlichen Wert der Aufgabe. Konkret heißt das: 

• Menschen wählen die dringende Aufgabe, auch wenn der Nutzen der wichtigen Aufgabe klar höher ist
• Der Effekt ist stärker bei Menschen, die sich selbst als „sehr beschäftigt“ wahrnehmen.
• Er lässt sich abschwächen, wenn man sich zum Entscheidungszeitpunkt aktiv an den Nutzen der wichtigen Aufgabe erinnert.

Der Effekt zeigt aber auch ganz klar, dass Priorisierungstipps allein oft nicht reichen. Denn das Problem sitzt tiefer. Es ist ein Wahrnehmungsproblem, kein Organisationsproblem. Du bist also nicht chaotisch, wenn sich für dich alles wichtig und dringend anfühlt, sondern du befindest dich in einem System, das Chaos produziert.

Was passiert, wenn du anfängst zu entscheiden statt zu reagieren?

Ich erlebe das in meinem Coaching immer wieder. Da ist zum Beispiel der Abteilungsleiter, der 40 Aufgaben auf seiner To-do-Liste hat und nicht weiß, wie er das alles bewältigen soll. Wie schafft er es jetzt, aus diesem Chaos von vermeintlich dringenden Aufgaben die wirklich wichtigen Prioritäten zu identifizieren? 

Hier hilft oft schon eine einzige Frage. Sie kann aus dem Reagieren auf Eingehendes ein Entscheiden nach eigenen Prioritäten machen.

„Was davon muss wirklich heute passieren?“

Und zu seiner Überraschung schrumpft die Liste sofort auf nur noch 5 Aufgaben zusammen.

Das lässt natürlich die übrigen 35 Aufgaben nicht verschwinden, aber der Blick wird direkt klarer, und ein ruhigeres Arbeiten ist möglich.

Das ist der entscheidende Unterschied zwischen dem Reagieren auf Eingehendes und dem Entscheiden nach eigenen Prioritäten.

Stelle dir daher zum Einstieg des Tages immer eine einzige Frage, die deine Aufmerksamkeit auf das Richtige lenkt. Nicht fünf Fragen, sondern eine.

So lenkst du deine Priorisierung auf das Richtige.

Ich stelle meinen Klient:innen solche Fragen häufig, und sie bringen eine plötzliche Klarheit, die vorher nicht gesehen wurde.
Wichtig dabei ist aber zusätzlich zu verstehen: Priorisierung spart keine Zeit, sondern sie lenkt auf das Richtige. Das Ergebnis sind nicht mehr Stunden, sondern klarere Stunden.

Wer seine Aufgaben strukturiert nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten möchte, findet in der Eisenhower-Matrix ein bewährtes Werkzeug. Sie kann dir helfen, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten. Hier kannst du mehr darüber erfahren: Richtig priorisieren mit der Eisenhower-Matrix – Deine To-do-Liste im Griff

Warum Prioritäten setzen trotzdem nicht klappt

Ich bin ehrlich mit dir: mit der gezielten Frage nach den Aufgaben, die wirklich einen Unterschied machen, ist es aber meist noch nicht getan. Denn Priorisierung ist oft von vielen anderen Faktoren abhängig. Mache dir bewusst, dass es immer ein Zusammenspiel aus verschiedenen Dingen ist, die Einfluss darauf nehmen, was wirklich wichtig ist.

Im Folgenden gebe ich dir einen Überblick über die meiner Meinung nach wichtigsten Einflussfaktoren deiner Prioritäten.

1. Ohne klare Ziele lässt sich nichts priorisieren

Wir alle nutzen Navigations-Apps, um den Weg angezeigt zu bekommen. So können wir sehen, welche Straßen wir entlangfahren sollen und wann wir abbiegen müssen. Doch dafür müssen wir der App erst einmal das Ziel vorgeben. Denn sonst weiß die App nicht, welchen Weg sie anzeigen soll. Genauso ist es mit deinen Prioritäten.

Wer nicht weiß, wohin er oder sie hinwill, kann nichts priorisieren. Jede Straße, jede Abzweigung erscheint gleichwertig. Ein klares Ziel hingegen hilft uns dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen, die uns Schritt für Schritt genau diesem Ziel näher bringen.

Was ist zum Beispiel dein berufliches oder privates Ziel? Oder das konkrete Ziel des Projektes, an dem du arbeitest? Und was musst du wirklich tun, um diesem Ziel näher zu kommen? Genau diese Aufgaben haben Priorität.

Über das richtige Formulieren von Zielen habe ich ausführlicher in diesem Beitrag geschrieben: Smarte Ziele: Die Erfolgsformel für Dein Berufsleben

2. Ein voller Kalender macht alles automatisch dringend

Dein Kalender ist so voll mit Terminen, dass jede zusätzliche Aufgabe dazwischen gequetscht oder hinten angestellt werden muss? Das vergrößert automatisch deinen Arbeitsvorrat für den Tag und lässt alles automatisch dringender werden. Denn es muss ja noch an diesem Tag oder in dieser Woche erledigt werden.

Es fehlt der wichtige Zeitpuffer und eine klare Tagesstruktur. Denn nur so hast du die Möglichkeit, an den wichtigen Aufgaben des Tages zu arbeiten, ohne dass Unvorhergesehenes deine Pläne vollständig über den Haufen wirft.

Eine gute Möglichkeit stellt in diesem Zusammenhang das Timeboxing dar, das aus einem chaotischen Tag einen strukturierten Ablauf macht. Ausführlich habe ich das in meinem Beitrag Masterplan für deine Tagesstruktur: Wie du mit Time Boxing das Beste aus deinem Tag machst beschrieben.

3. Wer nicht delegiert, überlastet seine eigene Prioritätenliste

Kommst du vielleicht manchmal auch in Priorisierungsnot, weil du bestimmte Aufgaben übernimmst, obwohl sie auch von jemand anderem übernommen werden könnten? Solche Aufgaben füllen dann zusätzlich deine Prioritätenliste und vergrößern somit deinen Arbeitsvorrat.

Ich selbst habe das früher auch erlebt. In meiner Zeit als Biologe im Labor habe ich viele Dinge lieber selbst gemacht, als sie zu delegieren. Und das führte oft zu zusätzlichem Stress. Meist habe ich die Aufgaben selbst erledigt, weil das schneller ging, als Kolleg:innen zu erklären, wie man es macht. Kurzfristig war das sicherlich manchmal die schnellste und einfachste Lösung. Doch auf Dauer führte das zu immer mehr Stress.

Die Lösung liegt darin, diesen Teufelskreis bewusst zu durchbrechen. Sich bewusst zusätzliche Zeit zu nehmen, um zu Delegieren und andere zu befähigen, Aufgaben zu übernehmen. Das kostet zwar Zeit und Überwindung, hilft aber langfristig dabei, deine eigenen Prioritäten zu entlasten.

4. Perfektionismus blockiert – auch beim Priorisieren

Manchmal liegt das Problem auch nicht darin, dass zu viele Aufgaben da sind, sondern darin, dass man einfach nicht anfängt. Der Grund: Man weiß nicht, wie man es "richtig" machen soll. Und solange es nicht perfekt werden kann, fängt man gar nicht erst an.

Perfektionismus und Priorisierung beißen sich. Wer alles perfekt machen will, neigt dazu, entweder zu lange bei jeder Aufgabe zu bleiben oder bestimmte Aufgaben immer weiter aufzuschieben, weil die Bedingungen noch nicht ideal sind. Beides verstopft die eigene Prioritätenliste.

Mehr zum Thema Perfektionismus und wie man ihn bekämpft, kannst du in meinem Beitrag Was tun gegen Perfektionismus? Tipps & Strategien nachlesen.

5. Sind das wirklich deine Prioritäten?

Hast du dir schon mal die Frage gestellt, ob deine Prioritäten tatsächlich deine eigenen sind? Was zunächst nach einem merkwürdigen Gedanken klingt, ist bei näherer Betrachtung gar nicht so selten. Denn oft werden externe Erwartungen, zum Beispiel von Führungskräften, Kolleg:innen oder Kund:innen unreflektiert übernommen. Wir priorisieren nach dem, was andere wollen. Doch sind diese Erwartungen tatsächlich dringend oder wichtig? Denn auch bei diesen Personen könnte ja der Mere Urgency Effect zugeschlagen haben, oder du wirst in den Perfektionismus anderer hineingezogen.

Natürlich sind die Prioritäten deiner Führungskraft oder deiner Kund:innen oft vorrangig. Aber manchmal kann es hilfreich sein, auch bei den Prioritäten der anderen gezielt zu fragen: „Was würde passieren, wenn ich das heute nicht tue?“

Drei Schritte, mit denen du heute noch anfangen kannst

Nicht alles ist wichtig und dringend. Und ein klarerer Blick auf die eigenen Aufgaben kann helfen, die wirklich wichtigen Dinge zu erkennen.

Fange für dich mit einer einfachen Übung an.

1. Schreibe dir heute Abend 3 Aufgaben auf, die morgen wirklich zählen. Nicht 10 oder 15.
2. Frage dich bei jeder Aufgabe: Was passiert, wenn das heute nicht passiert? Wenn die Antwort "nichts Schlimmes" ist, dann ist es nicht dringend.
3. Schau auch in deinen Kalender: Wo hast du Zeit für die Aufgaben, die dir wirklich wichtig sind? Wenn du keinen Platz dafür findest, dann  ist das das Problem, nicht die Aufgabenliste selbst.

Du wirst sehen, dass du nach und nach besser erkennen kannst, was wirklich wichtig und dringend ist und dir Entscheidungen leichter fallen werden.

Manchmal reicht das. Manchmal aber auch nicht.

Wenn es dir trotzdem schwerfällt, Prioritäten zu setzen, und ein Blick von außen sinnvoll ist, dann suche dir Unterstützung. Als Coach kann ich dich bei deinen Herausforderungen begleiten und dir Lösungswege aufzeigen. Buche dir ein kostenloses Prioritätengespräch und lass uns unverbindlich darüber sprechen.

Titelbild von Cathryn Lavery auf Unsplash