Titel: Ordnung ist das halbe Leben – So organisierst Du deinen Arbeitsplatz mit der 5S-Methode

Schreibtisch organisieren leicht gemacht – Die 5S-Methode

Lesedauer ca. 8 Minuten

Wer kennt das nicht? Der Schreibtisch ist voller Papierstapel, der Computerbildschirm verschwindet unter unzähligen geöffneten Tabs und Dateien, und der Bürostuhl dient als Ablagefläche für Kleidung. Dabei heißt es doch „Ordnung ist das halbe Leben“.

In einer solchen Arbeitsumgebung fällt es schwer, den Fokus auf die eigentlichen Aufgaben zu legen und effizient zu arbeiten. Doch keine Sorge, ich zeige Dir, wie Du Deine Arbeitsplatzorganisation auf ein neues Level hebst. Ich werde Dir die bewährte 5S-Methode vorstellen, die sich perfekt für die Gestaltung eines geordneten und effizienten Arbeitsplatzes eignet. Dies bringt Dein Zeitmanagement und Dein Selbstmanagement nach vorne.

Egal ob Du im Büro arbeitest, von zu Hause aus oder in einer Werkstatt tätig bist, Du kannst die 5S-Methode in nahezu jeder Umgebung anwenden. Sie ist einfach zu verstehen und bietet klare Schritte, um Ordnung und Struktur in Dein Arbeitsumfeld zu bringen. Dabei geht es nicht nur um das Aufräumen, sondern auch um die Schaffung eines nachhaltigen Systems, das Dir hilft, dauerhaft produktiver zu sein.

In den kommenden Abschnitten werde ich die 5S-Methode im Detail erklären und Dir praktische Tipps für die Umsetzung geben. Lass uns loslegen und Deinen Arbeitsplatz optimieren und Deinen Schreibtisch organisieren, damit Du mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben hast!

Was bringt mir die 5S-Methode?

Bevor ich Dir die Methode genauer erkläre, möchte ich Dir zunächst zeigen, welche Vorteile Dir ein organisierter und aufgeräumter Arbeitsplatz überhaupt bringt.

Mehr Platz: Der naheliegendste Effekt eines aufgeräumten Arbeitsplatzes ist sicherlich der gewonnene Raum. Auf einem freien Schreibtisch arbeitet es sich deutlich einfacher als an einem Arbeitsplatz, der mit gerade nicht benötigten Dingen vollgestellt ist.
Steigerung der Effizienz: Du verbringst weniger Zeit mit Suchen und Aufräumen, was sich direkt in einer höheren Produktivität niederschlägt.
Mehr Professionalität: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz zeigt, dass Du gut organisiert bist und hinterlässt bei KollegInnen, Geschäftspartnern und Kunden einen nachhaltigen positiven Eindruck.
Kostenreduzierung: Unordnung kann teuer werden. Material, Werkzeug und Dokumente verschwinden im Chaos und Du musst sie neu kaufen oder neu erstellen. Das kostet Zeit und Geld.
Verbesserte Arbeitsqualität: Ein ordentlicher Arbeitsplatz erleichtert die Qualitätskontrolle und minimiert Fehler. Du kannst Dich besser auf Deine Aufgaben konzentrieren, was zu einer höheren Arbeitsqualität führt.
Sicherheit am Arbeitsplatz: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz reduziert das Verletzungsrisiko. Stolperfallen, herabfallende Gegenstände, defektes Equipment. All das birgt Gefahren. Nicht nur in einer Werkstatt, sondern auch am Schreibtisch im Homeoffice. 

Die praktischen Vorteile der 5S-Methode machen sie somit zu einer lohnenden Investition in Deine Arbeitsplatzorganisation und Dein Zeitmanagement, egal in welcher Branche Du tätig bist. 

Was ist die 5S-Methode?

Die 5S-Methode, auch als „5S-Prinzip“ oder „5S-System“ bekannt, ist eine bewährte Technik zur Arbeitsplatzorganisation und -verbesserung, die ihren Ursprung in Japan hat. Genauer gesagt stammt sie aus dem Toyota-Produktionssystem (TPS) und ist ein wichtiger Bestandteil des Lean-Managements, einer Philosophie zur Steigerung der Effizienz in Unternehmen. Sie trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren und Verschwendung zu reduzieren.

Die 5S-Methode besteht aus fünf Schritten, die jeweils mit einem „S“ beginnen. Jeder dieser Schritte ist wichtig, um eine saubere und aufgeräumte Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Effizienz und Produktivität gefördert werden.

Übersicht über die 5 Schritte der 5S-Methode: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin

Sortieren

In diesem Schritt geht es darum, unnötige Gegenstände und Materialien von Deinem Arbeitsplatz zu entfernen. Du identifizierst, was wirklich gebraucht wird, und eliminierst alles andere. Dadurch schaffst Du Platz und Klarheit.

Systematisieren

Nachdem Du aussortiert hast, geht es darum, eine klare und logische Anordnung der verbleibenden Gegenstände festzulegen. Alles hat seinen festen Platz, und jeder weiß, wo er benötigte Dinge finden kann.

Säubern

Ein sauberer Arbeitsplatz ist ein sicherer und angenehmer Arbeitsplatz. In diesem Schritt geht es darum, Deinen Arbeitsplatz gründlich zu reinigen und für Sauberkeit zu sorgen.

Standardisieren

Um die erreichte Ordnung und Sauberkeit beizubehalten, werden Standards und Regeln festgelegt. Dies stellt sicher, dass Du immer nach den gleichen Prinzipien organisierst und auch andere im Team diese einhalten.

Selbstdisziplin

Der letzte Schritt der 5S-Methode ist vielleicht der wichtigste. Hier geht es darum, die neuen Standards in Deinem Arbeitsalltag zu verankern und die Selbstdisziplin zu entwickeln, um sie kontinuierlich aufrechtzuerhalten.

Du kannst die 5S-Methode in nahezu jeder Umgebung anwenden, sei es im Büro, im Gesundheitswesen, in der Gastronomie oder zu Hause. Sie ist ein wirkungsvolles Werkzeug, um Ordnung, Effizienz und Produktivität zu steigern.

Schreibtisch organisieren – Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zu mehr Ordnung

Die 5S-Methode ist ein einfacher Weg, um deinen Arbeitsplatz zu organisieren, selbst wenn Du bisher eher ungern aufgeräumt hast. Gehe die folgenden Schritte nacheinander an Deinem Arbeitsplatz durch. Lasse Dir dabei so viel Zeit wie nötig. Erst wenn Du mit der Bearbeitung eines Schrittes zufrieden bist, gehe den nächsten an.

Schritt 1: Sortieren


Schau Dir Deinen Arbeitsplatz an und finde Dinge, die Du nicht mehr brauchst. Das können alte Papiere, defekte Büromaterialien oder ungenutzte Dateien auf Deinem Computer sein. Entscheide Dich dafür, sie zu entfernen.

Grafik eines Mannes, der Dinge in einen Mülleimer wirft - Symbol für Schritt Nr. 1: Sortieren
  • Sortiere alte Rechnungen aus
  • Entsorge kaputte Büroartikel und Werkzeuge
  • Spende ungenutzte Bücher oder Materialien
  • Verschenke oder verkaufe nicht benötigte Möbel
  • Lösche Dateien, die Du seit Jahren nicht mehr geöffnet hast
  • Deinstalliere Programme, die Du nicht mehr verwendest.

Schritt 2: Systematisieren


Stell Dir vor, Du möchtest Deinen Arbeitsplatz so gestalten, dass alles ordentlich ist und leicht zu finden. Platziere Dinge, die Du häufig benutzt, in greifbarer Nähe.

Grafik einer Frau vor einem Bücherregal, in dem Bücher nach Farben sortiert stehen - Symbol für Schritt Nr. 2: Systematisieren
  • Ordne Stifte und Unterlagen in Schubladen oder Körben an
  • Nutze Regale, um Bücher und Werkzeug geordnet zu halten
  • Erstelle klare Ordner für verschiedene Arten von Dateien, wie „Projekte“, „Rechnungen“, „Fotos“ oder „Notizen“
  • Nutze Desktop-Verknüpfungen für häufig verwendete Programme.

Schritt 3: Säubern


Nimm Dir Zeit, um deinen Arbeitsplatz gründlich zu reinigen. Entferne Staub, Schmutz und Unordnung.

Grafik eines Mannes mit einem Besen - Symbol für Schritt Nr. 3: Säubern
  • Wische alle Oberflächen ab
  • Leere den Papierkorb, und sorge für Sauberkeit
  • Reinige auch Elektronikgeräte wie Monitore und Telefone
  • Reinige die Tastatur und den Bildschirm von Staub und Fingerabdrücken
  • Überprüfe Deinen Computer auf Malware und unnötige Programme.

Schritt 4: Standardisieren


Lege klare Regeln für Dich selbst fest, um die Ordnung beizubehalten. Das hilft, Rückfälle in die alte Unordnung zu verhindern.

Grafik: Eine Frau hakt Punkte ab. Symbol für Schritt Nr. 4: Standardisieren
  • Vereinbare mit Dir selbst, dass Du einmal pro Woche Zeit für die Organisation und Reinigung deines Arbeitsplatzes einplanst
  • Erstelle Dir eine Liste der regelmäßigen Aufgaben.
  • Entscheide, dass Du Dateien immer in den gleichen Ordnern ablegst, damit sie leicht zu finden sind
  • Setze eine Erinnerung für wöchentliche Backups.

Schritt 5: Selbstdisziplin


Der letzte Schritt ist vielleicht der wichtigste. Entwickle die Gewohnheit, die neuen Regeln und Standards einzuhalten. Sei konsequent und überwache deine Fortschritte.

Grafik einer Frau in der Yoga-Position Schneidersitz - Symbol für Schritt Nr. 5: Selbstdisziplin
  • Gewöhne Dir an, deinen Arbeitsplatz am Ende des Arbeitstages aufzuräumen, damit Du am nächsten Tag frisch starten kannst
  • Führe ein Tagebuch über Deine Organisationsgewohnheiten.
  • Überprüfe regelmäßig, ob Du Dich an Deine neuen Organisationsgewohnheiten hältst, und korrigiere Dich, falls nötig
  • Nutze Software-Tools zur automatischen Dateiorganisation

Die 5S-Methode ist einfach und effektiv. Wenn Du diese Schritte befolgst und diese Beispiele berücksichtigst, wirst Du feststellen, wie viel produktiver Du sein kannst und wie viel besser Du Dich in Deinem aufgeräumten Arbeitsumfeld fühlst.

Häufige Fehler und Praxistipps

Die 5S-Methode ist super, um Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen, aber man kann auch mal danebenliegen. Hier sind einige Dinge, die Du vermeiden solltest und wie Du das Ganze stressfrei meistern kannst:

Fehler Nr. 1: Kein klares Arbeitsplatzverständnis

Einer der typischen Fehler ist es, nicht genau zu wissen, was eigentlich Dein Arbeitsplatz ist. Das führt schnell zu Chaos.

Tipp
Markiere oder stell Dir ganz klar vor, welcher Bereich wirklich Dein Arbeitsbereich ist. Grenze ihn von den Arbeitsplätzen Deiner KollegInnen ab. Kläre die Verantwortungsbereiche im Team. Trenne im Home-Office Deinen Arbeitsbereich von privaten Bereichen. Schreibtisch heißt Arbeit, Sofa ist Freizeit. 

Fehler Nr. 2: Ziele fehlen

Wenn Du keine Ziele für Deine Aufräumaktionen hast, bist Du auf verlorenem Posten.

Tipp
Setze Dir klare Ziele. Willst du mehr Platz haben? Effizienter arbeiten? Das hilft, fokussiert zu bleiben.
Wie Du effizient gute Ziele formulierst, erfährst Du hier.

Fehler Nr. 3: Zu viel auf einmal wollen

Die Versuchung, den gesamten Arbeitsplatz auf einmal umzukrempeln, ist groß. Das kann aber schnell in Stress ausarten.

Tipp
Mach es Dir leichter, indem Du in kleinen Schritten vorgehst. Fang mit einer Ecke an, zum Beispiel Deinem Schreibtisch. Erst dann geht es zum Beispiel mit dem Aktenschrank oder dem Regal weiter.

Fehler Nr.4: Nachlässigkeit bei der Selbstdisziplin

Um die Ordnung zu halten, brauchst Du Selbstdisziplin. Wenn die nachlässt, ist das Chaos schneller zurück, als Du denkst.

Tipp
Gewöhn Dir an, die neuen Regeln und Standards einzuhalten. Erinnere Dich selbst daran, regelmäßig aufzuräumen und organisiert zu bleiben. Oder lass Deine selbst erstellten Regeln auch einmal zum Beispiel von Deiner Kollegin oder Deinem Partner überprüfen. Ein Blick von außen kann Wunder bewirken und Dich bei Deinem Vorhaben unterstützen.

Die 5S-Methode ist simpel und hilfreich, wenn Du richtig vorgehst. Mit diesen Tipps wird es leichter, Ordnung zu halten, auch wenn Du kein Profi im Aufräumen bist.

Die 5S-Methode ist nicht perfekt

Klar, die 5S-Methode hat viele Vorteile, aber wie alles im Leben birgt sie auch ein paar Herausforderungen:

Zeit und Aufwand

Man muss ehrlich sein. Die 5S-Methode nimmt Zeit in Anspruch. Wenn Du Deinen Arbeitsplatz komplett umkrempeln willst, ist das nicht mal eben gemacht. Gerade in stressigen Zeiten kann der zusätzliche Zeitaufwand herausfordernd sein. Du musst realistische Erwartungen haben und Deine Zeit für die Methode sorgfältig planen.

Zu viel Struktur

Manchmal kann die 5S-Methode ein bisschen zu strikt sein. Sie folgt einer klaren Abfolge von Schritten, und das kann wie ein Korsett wirken. In manchen Jobs braucht man aber vielleicht ein bisschen mehr Kreativität und Flexibilität. Eine zu starke Betonung der Struktur kann kreative Prozesse beeinträchtigen, vor allem in Berufen, wo ein gewisses Maß an „kreativer Unordnung“ ihren Platz hat. Passe die Methode also Deinem persönlichen Arbeitsstil und Deiner Arbeitsumgebung an. Letztendlich muss die Methode Dir dienen.

Zu sauber und ordentlich

Die 5S-Methode legt großen Wert auf Sauberkeit und Ordnung. Das ist super, aber manchmal kann das auch zu viel des Guten sein. Wenn du zu sehr auf Ordnung pochst, entwickelt sich die Methode langsam, aber sicher zu einem Zeitfresser. Am Ende bewirkst Du genau das Gegenteil von dem, was Du eigentlich erreichen wolltest: Zeit einsparen.

Fazit: Die 5S-Methode – Dein Weg zu mehr Ordnung und Effizienz

Die 5S-Methode ist meine persönliche Lieblingsmethode zur Arbeitsplatzorganisation. Besonders auf meinem Computer hat sie mir geholfen, mehr Ordnung und Effizienz in meinen Arbeitsalltag zu bringen. Auch wenn manchmal der Desktop immer noch zumüllt. Nobody is perfect!

Jetzt kennst Du die 5S-Methode und ihre 5 Schritte: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin. Du hast erfahren, wie du deinen Schreibtisch, Computer und andere Arbeitsumgebungen auf Vordermann bringst und welche Vorteile dies hat.

Jetzt bin ich gespannt auf deine Gedanken. Hast Du bereits Erfahrungen mit der 5S-Methode gemacht? Welche Tipps oder Tricks zur Arbeitsplatzorganisation funktionieren für Dich am besten? Oder vielleicht hast Du Fragen oder Anregungen zu diesem Thema? Schreibe gerne einen Kommentar und teile Deine Erfahrungen. Gemeinsam können wir voneinander lernen und unseren Arbeitsalltag noch effizienter gestalten.

Titelfoto von Robert Bye auf Unsplash

Dir hat der Beitrag gefallen? Teile ihn gerne mit Deinem Netzwerk!

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Nach oben scrollen