Titelbild: Effektivität vs. Effizienz - Verständlich erklärt

Effizienz und Effektivität– Der feine Unterschied

Lesedauer ca. 6 Minuten

Immer wieder höre ich in Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen Aussagen wie „Ich möchte diesen Ablauf für mich gerne effektiver gestalten“ oder „Ich wünschte, ich würde beim Bearbeiten meines E-Mail-Postfachs effizienter sein“.

Ich freue mich, wenn ich auf diese Themen angesprochen werde. Als Lean-Manager beschäftige ich mich in meinem Job ja auch damit, Prozesse, Abläufe und Tätigkeiten zu analysieren und dann zu optimieren. Das Ziel soll es immer sein, dass effektiver, effizienter und produktiver gearbeitet werden kann.
Und da kommt es dann immer wieder vor, dass mich KollegInnen auch mal um Rat fragen, wenn sie in ihrer persönlichen Arbeitsweise Herausforderungen haben. Und dabei fällt mir immer wieder auf, dass besonders häufig die Begriffe Effizienz und Effektivität verwendet werden. Und genauso häufig stelle ich dann im Laufe des Gesprächs fest, dass diese Begriffe oft nicht richtig angewendet oder miteinander verwechselt werden. 

Im Folgenden möchte ich Dir erklären, was Effizienz und Effektivität genau bedeuten und was die wesentlichen Unterschiede sind. 

Ist doch sowieso alles das Gleiche

Tatsächlich haben Effizienz und Effektivität unterschiedliche Bedeutungen. Doch sehr häufig werden sie synonym verwendet. Das ist übrigens nicht nur im Deutschen so. Auch im Englischen werden die entsprechenden Begriffe Efficiency und Effectiveness oft miteinander verwechselt. Ist das schlimm? Nein, natürlich nicht. Es kann aber für den weiteren Verlauf einer Diskussion oder eines Projektes von entscheidender Bedeutung sein.

Daher ist es wichtig, zunächst einmal gemeinsam zu klären, was genau die Person denn eigentlich sagen möchte. Nur so kann man ein gemeinsames Verständnis von der Aufgabenstellung haben. Und davon hängt am Ende ab, wie man vorgeht und welche Maßnahmen zu ergreifen sind. 

Was bedeuten denn jetzt Effizienz und Effektivität genau?

Anhand der aktuellen Debatten um die Energiewende lassen sich die Begriffe sehr gut erklären. Denn häufig begegnen uns diese zurzeit zum Beispiel im Zusammenhang mit „effektiven Maßnahmen“ oder „Energieeffizienz“.

 Zunächst einmal lassen sich die beiden Begriffe durch ihren Zweck unterscheiden. So geht es bei der Effektivität um das Erreichen eines bestimmten Zieles (wie Du Ziele richtig definierst, kann Du hier nachlesen). Im Fall der Energiewende ist es zum Beispiel ein Ziel, CO2-Emissionen zu reduzieren oder bestenfalls sogar ganz zu vermeiden. Demnach sind alle Maßnahmen effektiv, die dieses Ziel unterstützen (Tempolimit, Elektromobilität, Wärmepumpen, Wind- und Solarenergie, usw.).

Demgegenüber steht die Effizienz. Sie beschreibt den Weg hin zu diesem Ziel. Je einfacher, schneller oder kostengünstiger dieser Weg beschritten wird, umso effizienter ist die gewählte Maßnahme. 

Kurz gesagt heißt das also: 

Effektivität

Zielorientierte Betrachtung = die richtigen Dinge tun/ das richtige Ziel erreichen

Effizienz

Wegorientierte Betrachtung = die Dinge richtig tun/ das Beste aus den vorhandenen Ressourcen herausholen

Es gibt nicht die EINE Effizienz

Ganz so einfach ist es aber dann doch nicht. Denn die Effizienz lässt sich zum Beispiel anhand unterschiedlicher Kriterien bewerten. Nehmen wir an, wir wollen unseren Weg zur Arbeit klimaneutral zurücklegen. Sowohl das E-Auto, als auch das Fahrrad als auch der morgendliche Fußmarsch sind effektive Maßnahmen. Je nach Betrachtungsweise sind sie aber unterschiedlich effizient. In punkto Zeit ist wohl das Auto am effizientesten. Geht es mir eher um die eigene Fitness, ist vielleicht das Fahrrad die effizienteste Alternative. Und der Fußmarsch ist wahrscheinlich die kosteneffizienteste Art, zur Arbeit zu gelangen. 

Effizenz und Effektivität: verschiedene Wege führen zum Ziel.

Um von A nach B zu kommen sind bis auf Weg Nr. 3 alle Wege effektiv. Weg Nr. 2 ist von allen, was die Strecke betrifft, am effizientesten. Egal welchen effektiven Weg ich einschlage, im Vergleich zum Rad oder dem Fußmarsch ist das Auto die effizienteste Art, um schnell an mein Ziel zu gelangen.

Zusammenfassend lässt sich also sagen: Wir sind effektiv, wenn wir Dinge tun, die uns ein bestimmtes Ziel erreichen lassen. Wie effizient wir das Ziel erreichen, hängt davon ab, wie wir das Beste aus den zur Verfügung stehenden Ressourcen herausholen, wie z.B. der Zeit oder den Kosten. 

Die eigene Arbeit ständig im Blick

Im heutigen modernen Arbeitsumfeld sind Effektivität und Effizienz ständig im Fokus, um berufliche Ziele zu erreichen und erfolgreich zu sein. Dabei geht es mir nicht um diesen immer stärker werdenden gesellschaftlichen Trend der Selbstoptimierung. Das ist nochmal einen ganz eigenen Blogbeitrag wert. Es geht vielmehr darum, die Qualität der eigenen Arbeit zu bewerten und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen und Erwartungen entspricht. Ein wichtiger Aspekt beim Zeit- und Selbstmanagement. 

So arbeitest Du effektiv im Büro und Home-Office

Was bedeutet also jetzt Effektivität konkret für Dich?

Bewerte die Qualität Deiner Arbeit und stelle sicher, dass sie den gesteckten Anforderungen und Erwartungen entspricht. Schau Dir die folgenden Beispiele für effektives Arbeiten an und entscheide, ob Sie für Dich erfüllt sind. 

Zielorientierung:
Habe immer klare Ziele vor Augen und richte Deine Arbeit danach aus. Du verstehst die Prioritäten Deines Businesses, Deines Teams oder des Unternehmens. Du arbeitest zielgerichtet, um diese Ziele zu erreichen. Du setzt Dir Etappenziele und Meilensteine und überprüfst regelmäßig Deinen Fortschritt.
Kommunikation und Zusammenarbeit:
Effektive Teams zeichnen sich durch eine offene und transparente Kommunikation aus. Sie teilen Informationen und Ideen, hören aktiv zu und geben konstruktives Feedback. Eine effektive Kommunikation trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden. Es wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.
Problemlösungsfähigkeiten:
Du bist effektiv, wenn Du in der Lage bist, Probleme zu identifizieren, zu analysieren und Lösungen zu finden. Aber es ist auch nicht schlimm, wenn Dir das auch mal nicht gelingt. Suche Dir dann einfach Hilfe im Team (wie im vorherigen Punkt erläutert). Oder Du nimmst externe Unterstützung durch einen Coach, Trainer oder Berater in Anspruch. Auch das ist effektiv.
Feedback und kontinuierliche Verbesserung:
Nutze Feedback von KollegInnen, Vorgesetzten und Führungskräften sowie KundInnen, um Dich kontinuierlich zu verbessern. Reflektiere über Deine Leistung. Erkenne Stärken und Schwächen und nimm konstruktives Feedback an, um Deine Arbeitsweise anzupassen und noch bessere Ergebnisse zu erzielen. So verbesserst Du deinen Zielbeitrag und bist somit effektiver.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
Reagiere auf sich schnell verändernde Arbeitsumgebungen und passe Dich diesen an. Sei offen für neue Technologien, Methoden und Abläufe. So bleibst Du effektiv.

Steigere Deine Effizienz

Bist Du in der Lage, Deine Fähigkeiten, Ressourcen wie Zeit, Energie und Wissen optimal zu nutzen, um die gestellten Aufgaben zu erledigen? Es geht darum, die beste Vorgehensweise zu finden, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeitverschwendung zu vermeiden. Folgende Punkte können Dir bei Deiner Einschätzung helfen: 

Zeitmanagement:
Du bist effizient, wenn Du weißt, wie Du Deine Zeit richtig planst und Prioritäten setzt. Du setzt klare Ziele, erstellst To-Do Listen und nutzt Techniken wie z.B. die Pomodoro-Methode, um Deine Konzentration zu maximieren und produktive Arbeitssitzungen zu gewährleisten.
Delegieren:
Du erkennst, wenn Du nicht alles alleine erledigen kannst. Du delegierst Aufgaben an qualifizierte KollegInnen oder externe Dienstleister. Hierdurch setzt Du Deine eigenen Ressourcen frei. Und Du stellst gleichzeitig sicher, dass die Arbeit effektiv erledigt wurde.
Automatisierung und Technologie:
Auch das ist streng genommen das Delegieren von Aufgaben. Diesmal aber an Software und Tools. Besonders geeignet sind diese bei sich wiederholenden Tätigkeiten, um Dir lästige Arbeiten abzunehmen. Dadurch kannst Du Deine Zeit effizienter verbringen.

Mein Fazit

Effizienz und Effektivität spielen bei unserer täglichen Arbeit im Büro und Home-Office eine wesentliche Rolle, um erfolgreich zu sein und die gesteckten Ziele zu erreichen. Wir sollten uns während unserer Arbeitsroutinen immer wieder diese beiden Begriffe in Erinnerung rufen. Und wir sollten darüber nachdenken, ob wir tatsächlich effektiv und effizient arbeiten und wie wir unsere Tätigkeiten in dieser Hinsicht verbessern können. Es gibt nichts Schlimmeres, als in seinen eigenen Routinen zu verharren und alles immer wieder so zu tun, wie man es auch bisher gemacht hat. Nur so ist es möglich, sich stetig weiterzuentwickeln und Neues auszuprobieren und zu lernen.

Was sind Deine Tipps für effektives und effizientes Arbeiten? Schreibe gerne einen Kommentar. Ich bin neugierig auf Deine Ideen.

Titelfoto von Alexandr Podvalny auf Unsplash

Dir hat der Beitrag gefallen? Teile ihn gerne mit Deinem Netzwerk!

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Nach oben scrollen