Immer wieder höre ich in Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen Aussagen wie „Ich möchte diesen Ablauf für mich gerne effektiver gestalten“ oder „Ich wünschte, ich würde beim Bearbeiten meines E-Mail-Postfachs effizienter sein“.
Ich freue mich, wenn ich auf diese Themen angesprochen werde. Als Lean-Manager beschäftige ich mich in meinem Job ja auch damit, Prozesse, Abläufe und Tätigkeiten zu analysieren und dann zu optimieren. Das Ziel soll es immer sein, dass effektiver, effizienter und produktiver gearbeitet werden kann.
Und da kommt es dann immer wieder vor, dass mich KollegInnen auch mal um Rat fragen, wenn sie in ihrer persönlichen Arbeitsweise Herausforderungen haben. Und dabei fällt mir immer wieder auf, dass besonders häufig die Begriffe Effizienz und Effektivität verwendet werden. Und genauso häufig stelle ich dann im Laufe des Gesprächs fest, dass diese Begriffe oft nicht richtig angewendet oder miteinander verwechselt werden.
Im Folgenden möchte ich Dir erklären, was Effizienz und Effektivität genau bedeuten und was die wesentlichen Unterschiede sind.
Ist doch sowieso alles das Gleiche
Tatsächlich haben Effizienz und Effektivität unterschiedliche Bedeutungen. Doch sehr häufig werden sie synonym verwendet. Das ist übrigens nicht nur im Deutschen so. Auch im Englischen werden die entsprechenden Begriffe Efficiency und Effectiveness oft miteinander verwechselt. Ist das schlimm? Nein, natürlich nicht. Es kann aber für den weiteren Verlauf einer Diskussion oder eines Projektes von entscheidender Bedeutung sein.
Daher ist es wichtig, zunächst einmal gemeinsam zu klären, was genau die Person denn eigentlich sagen möchte. Nur so kann man ein gemeinsames Verständnis von der Aufgabenstellung haben. Und davon hängt am Ende ab, wie man vorgeht und welche Maßnahmen zu ergreifen sind.
Was bedeuten denn jetzt Effizienz und Effektivität genau?
Anhand der aktuellen Debatten um die Energiewende lassen sich die Begriffe sehr gut erklären. Denn häufig begegnen uns diese zurzeit zum Beispiel im Zusammenhang mit „effektiven Maßnahmen“ oder „Energieeffizienz“.
Zunächst einmal lassen sich die beiden Begriffe durch ihren Zweck unterscheiden. So geht es bei der Effektivität um das Erreichen eines bestimmten Zieles (wie Du Ziele richtig definierst, kann Du hier nachlesen). Im Fall der Energiewende ist es zum Beispiel ein Ziel, CO2-Emissionen zu reduzieren oder bestenfalls sogar ganz zu vermeiden. Demnach sind alle Maßnahmen effektiv, die dieses Ziel unterstützen (Tempolimit, Elektromobilität, Wärmepumpen, Wind- und Solarenergie, usw.).
Demgegenüber steht die Effizienz. Sie beschreibt den Weg hin zu diesem Ziel. Je einfacher, schneller oder kostengünstiger dieser Weg beschritten wird, umso effizienter ist die gewählte Maßnahme.
Kurz gesagt heißt das also:
Effektivität
Effizienz
Es gibt nicht die EINE Effizienz
Ganz so einfach ist es aber dann doch nicht. Denn die Effizienz lässt sich zum Beispiel anhand unterschiedlicher Kriterien bewerten. Nehmen wir an, wir wollen unseren Weg zur Arbeit klimaneutral zurücklegen. Sowohl das E-Auto, als auch das Fahrrad als auch der morgendliche Fußmarsch sind effektive Maßnahmen. Je nach Betrachtungsweise sind sie aber unterschiedlich effizient. In punkto Zeit ist wohl das Auto am effizientesten. Geht es mir eher um die eigene Fitness, ist vielleicht das Fahrrad die effizienteste Alternative. Und der Fußmarsch ist wahrscheinlich die kosteneffizienteste Art, zur Arbeit zu gelangen.
Um von A nach B zu kommen sind bis auf Weg Nr. 3 alle Wege effektiv. Weg Nr. 2 ist von allen, was die Strecke betrifft, am effizientesten. Egal welchen effektiven Weg ich einschlage, im Vergleich zum Rad oder dem Fußmarsch ist das Auto die effizienteste Art, um schnell an mein Ziel zu gelangen.
Zusammenfassend lässt sich also sagen: Wir sind effektiv, wenn wir Dinge tun, die uns ein bestimmtes Ziel erreichen lassen. Wie effizient wir das Ziel erreichen, hängt davon ab, wie wir das Beste aus den zur Verfügung stehenden Ressourcen herausholen, wie z.B. der Zeit oder den Kosten.
Die eigene Arbeit ständig im Blick
Im heutigen modernen Arbeitsumfeld sind Effektivität und Effizienz ständig im Fokus, um berufliche Ziele zu erreichen und erfolgreich zu sein. Dabei geht es mir nicht um diesen immer stärker werdenden gesellschaftlichen Trend der Selbstoptimierung. Das ist nochmal einen ganz eigenen Blogbeitrag wert. Es geht vielmehr darum, die Qualität der eigenen Arbeit zu bewerten und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen und Erwartungen entspricht. Ein wichtiger Aspekt beim Zeit- und Selbstmanagement.
So arbeitest Du effektiv im Büro und Home-Office
Was bedeutet also jetzt Effektivität konkret für Dich?
Bewerte die Qualität Deiner Arbeit und stelle sicher, dass sie den gesteckten Anforderungen und Erwartungen entspricht. Schau Dir die folgenden Beispiele für effektives Arbeiten an und entscheide, ob Sie für Dich erfüllt sind.
Steigere Deine Effizienz
Bist Du in der Lage, Deine Fähigkeiten, Ressourcen wie Zeit, Energie und Wissen optimal zu nutzen, um die gestellten Aufgaben zu erledigen? Es geht darum, die beste Vorgehensweise zu finden, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeitverschwendung zu vermeiden. Folgende Punkte können Dir bei Deiner Einschätzung helfen:
Mein Fazit
Effizienz und Effektivität spielen bei unserer täglichen Arbeit im Büro und Home-Office eine wesentliche Rolle, um erfolgreich zu sein und die gesteckten Ziele zu erreichen. Wir sollten uns während unserer Arbeitsroutinen immer wieder diese beiden Begriffe in Erinnerung rufen. Und wir sollten darüber nachdenken, ob wir tatsächlich effektiv und effizient arbeiten und wie wir unsere Tätigkeiten in dieser Hinsicht verbessern können. Es gibt nichts Schlimmeres, als in seinen eigenen Routinen zu verharren und alles immer wieder so zu tun, wie man es auch bisher gemacht hat. Nur so ist es möglich, sich stetig weiterzuentwickeln und Neues auszuprobieren und zu lernen.
Was sind Deine Tipps für effektives und effizientes Arbeiten? Schreibe gerne einen Kommentar. Ich bin neugierig auf Deine Ideen.
Titelfoto von Alexandr Podvalny auf Unsplash
