Titelbild: Effektives Zeitmanagement – der ultimative Leitfaden für Einsteiger

Effektives Zeitmanagement: der ultimative Leitfaden für Einsteiger

Lesedauer ca. 14 Minuten

Dafür habe ich keine Zeit!

Wann soll ich das denn alles machen?

Oh, das habe ich völlig vergessen.

Hätte der Tag doch mehr als 24 Stunden.

Wenn du solche oder ähnliche Sätze schon einmal gesagt hast, dann solltest du unbedingt weiterlesen. Denn dann ist das Thema Zeitmanagement genau das richtige für dich.

Wir haben oft bestimmte Erwartungen und Wünsche, wie wir arbeiten wollen und unser Privatleben organisieren. Und auch von außen gibt es diesen Druck, immer zu funktionieren, alle Aufgaben sofort und perfekt zu erledigen. Dadurch entsteht oftmals der Drang, sich ständig optimieren zu müssen, schneller zu werden und mehr Dinge erledigen zu wollen. Schließlich leben wir in der sogenannten Leistungsgesellschaft. Nur Effizienz und Produktivität zählen.

Und immer wieder liest man dann von Methoden und Techniken, die dabei helfen sollen, das Optimum aus sich herauszuholen und mehr zu schaffen. Gleichzeitig haben wir aber immer mehr das Gefühl, nicht alles schaffen  zu können, weil die Zeit einfach nicht reicht. Wie kann das sein? 

Früher oder später stolpert man dann über den Begriff des Zeitmanagements. Und ehe man sich versieht, taucht man ein in die Blase der Zeitmanagemt-Techniken und -Methoden, liest von den tollsten Versprechungen, wie man sich selbst optimieren kann und wie großartig dann alles wird. Das klingt oft vielversprechend, kann aber auch schnell überfordern.

Aber keine Sorge. So kompliziert ist es gar nicht, sich mit dem eigenen Zeitmanagement zu beschäftigen. Du wirst sehen, dass es nur wenige Dinge braucht, um einen eigenen Weg zu finden, sich selbst zu organisieren, die Zeit besser zu nutzen und zufriedener zu werden.Dieser Beitrag bietet Anfängern den ultimativen Überblick und Einstieg zum Thema Zeitmanagement.

Zeitmanagement – ein Mythos?

Ich sag es direkt am Anfang: Zeitmanagement gibt es nicht. 

Moment mal. In diesem Beitrag soll es doch genau darum gehen?

Das stimmt. Aber was zunächst wie ein Widerspruch klingt, ist eigentlich keiner und einfach zu erklären. Lass uns dafür einmal einen genaueren Blick auf den Begriff ‚Zeitmanagement‘ werfen.

Das Wort Zeitmanagement hat sich im Laufe der letzten Jahrzehnte als wichtiger und überall präsenter Begriff etabliert, sowohl im Berufsleben als auch im privaten Umfeld. Es setzt sich aus den zwei Wortbestandteilen „Zeit“ und „Management“ zusammen. Und jetzt wird es etwas theoretisch.

Was ist Zeit? Die Zeit ist eine Ressource, die uns zur Verfügung steht, um Aufgaben zu erledigen, Entscheidungen zu treffen und unsere Ziele zu verfolgen. Die Zeit ist klar definiert, und für jeden Menschen steht diese Ressource in gleichem Umfang zur Verfügung. Es sind 24 Stunden pro Tag. Wir können die Zeit weder verkürzen noch vermehren.
Management hingegen bezieht sich auf die Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle von Ressourcen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Management begegnet uns zum Beispiel bei der Führung von Unternehmen oder Projekten.

Und wenn diese beiden Wörter dann miteinander kombiniert werden, kann es den Eindruck erwecken, dass man die Zeit ähnlich wie jede andere Ressource „managen“ oder kontrollieren kann. Doch das wird nicht funktionieren. Warum?

Die Zeit ist eine unaufhaltsame und unveränderliche Größe, die kontinuierlich voranschreitet, unabhängig davon, was wir tun. 24 Stunden bleiben immer 24 Stunden. Auch wenn Albert Einstein etwas anderes behauptet hat.

Trotzdem hat sich der Begriff Zeitmanagement etabliert und seine Verwendung geht natürlich über die reine Bedeutung seiner Wortbestandteile hinaus. Der Begriff umfasst eine ganze Sammlung von Methoden, Techniken und Verhaltensweisen, die darauf abzielen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst optimal für sich zu nutzen. Deswegen wirst du den Begriff auch bei mir sehr häufig finden. Doch es gibt noch einen viel besseren Begriff. 

eine Person, die auf eine große, verworrene Uhr blickt, die die Komplexität und die falschen Vorstellungen von Zeitmanagement darstellt.
Die Zeit kann manchmal ganz schön kompliziert sein

Selbstmanagement: Der wahre Schlüssel zum Erfolg

Da wir also nicht die Zeit selbst managen können, geht es vielmehr darum, wie wir die uns zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich nutzen. Es geht um das eigene Managen und Organisieren unserer Aktivitäten, Projekte und Prioritäten. Daher verwende ich auch gerne die Begriffe Selbstmanagement und Selbstorganisation. Diese Begriffe machen deutlicher, worum es bei diesem Thema eigentlich geht. Nämlich um uns, und wie wir uns organisieren.

Durch diese etwas andere Begrifflichkeit des Selbstmanagements, bringen wir uns dazu, uns mit uns selbst zu beschäftigen anstatt mit den Dingen, die uns und unsere Zeit von außen beeinflussen.

Denn wenn wir den Blick zu wenig auf uns selbst richten, sondern nur nach außen schauen, kann das große negative Folgen mit sich bringen.

Immer schneller und besser?

Leider wird Zeitmanagement sehr häufig mit der Idee oder dem Wunsch verknüpft, sich immer weiter zu optimieren und alles schneller und besser zu erledigen. Diese „Höher-schneller-weiter“-Mentalität ist mittlerweile in unserer Gesellschaft fest verankert. Überall werden wir von Business Coaches und Büchern darin bestärkt, unser volles Potenzial auszuschöpfen und dadurch endlich erfolgreich zu werden. Und es werden die ultimativen Zeitmanagement-Methoden angepriesen, die auf jeden Fall funktionieren.

Und meist wird gleichzeitig auch vorgegeben, was ‚erfolgreich‘ zu bedeuten hat. Viel Geld verdienen, dabei wenig arbeiten müssen und bei allen beliebt sein. Bebildert wird das Ganze dann auf Social Media mit hochglänzenden Fotos von teuren Autos, Immobilien, perfekt aussehenden Menschen und exotischen Orten. Alle scheinen glücklich zu sein und ihr Leben in vollen Zügen zu genießen.

Diese Mentalität kann für den ein oder anderen motivierend sein, meist hat es aber genau den gegenteiligen Effekt. Wir beginnen, uns mit diesen Menschen zu vergleichen. Warum bekommt sie das hin und ich nicht? Warum ist er erfolgreich, und ich nicht?

Dies kann dann häufig negative Auswirkungen haben:

Stress und Burnout:
Der ständige Druck, immer besser und schneller zu sein, sich mit anderen zu messen und zu vergleichen, kann dich stressen und letztendlich zu ernsthaften Erkrankungen wie Burnout oder Erschöpfung führen.
Vernachlässigung anderer Lebensbereiche:
Wenn du dich nur auf Effizienz und Produktivität konzentrierst, vernachlässigst du möglicherweise andere wichtige Aspekte deines Lebens, wie soziale Beziehungen, Hobbies und Erholung.
Qualitätseinbußen:
Oft wird der Fokus sehr stark auf Schnelligkeit und Quantität gelegt. Dadurch kann es zu einer Abnahme der Qualität kommen. Wichtige Aspekte werden möglicherweise vernachlässigt.
Unzufriedenheit und Selbstzweifel:
Wenn du dich ständig mit anderen vergleichst oder das Gefühl hast, die durch die Gesellschaft erwartete Leistung nicht zu erbringen, kann das zu persönlicher Unzufriedenheit und Selbstzweifel führen. Auch das kann im Extremfall in ernsthaften Krankheiten resultieren.
Verlust der Achtsamkeit:
Wenn du ständig unter Zeitdruck stehst und in Eile bist, verlierst du die Achtsamkeit für den Moment und für die eigentlich wichtigen Dinge im Leben, die dir normalerweise Kraft und Freude bringen.

Aus all diesen Gründen ist es wichtig, sich einmal zu fragen, was für einen selbst wichtig ist und ob das eigene Verhalten, so wie es jetzt ist, Dir wirklich guttut.

Emotionen als Schlüssel zu erfolgreichem Zeitmanagement

Und was ist jetzt gutes Zeitmanagement?

Die beste und langfristig erfolgreichste Strategie, sich ein gutes persönliches Zeitmanagements aufzubauen, liegt darin, sich von externen Einflüssen soweit es geht zu lösen. 

Denn jeder Mensch hat unterschiedliche Bedürfnisse, Ziele und Grenzen. Und diese gilt es für Dich zu erkennen und als Grundlage für Dein zukünftiges Handeln heranzuziehen. Stelle Dir einfch mal ganz bewusst die folgenden Fragen:

Was bedeutet Zeit für mich?
Wie wertvoll ist mir Zeit in bestimmten Situationen?
Was bedeutet für mich „erfüllte Zeit“?
Was definiere ich als verschwendete Zeit?
In welchen Situationen fühle ich mich besonders wohl?

Bei diesen Fragen geht es darum, dass du deine individuellen Prioritäten identifizierst, Du bekommst damit einen ersten Eindruck davon, welche Zeiten dir wichtig sind, wo du zu viel Zeit investierst und wo zu wenig. 

Dadurch fällt es dir langfristig leichter, dir die richtigen Ziele zu setze. Du lässt dich nicht mehr von einem übermäßigen Streben nach Optimierung und „Höher-schneller-weiter“ unter Druck setzen. 

Indem du dich auf deine Emotionen und Bedürfnisse konzentrierst, kannst Du letztendlich ein gesundes Gleichgewicht zwischen Produktivität und Lebensqualität finden.

Und damit das funktioniert, gibt es verschiedene Elemente und Aspekte im Zeitmanagement und der Selbstorganisation, die du berücksichtigen solltest.

eine Frau, die am Schreibtisch sitzt und nachdenkt, darüber eine Gedankenblase, die ihr verkleinertes Ich inmitten verschiedener Fragezeichen zeigt
Für die Entwicklung eines guten Selbstmanagements ist häufige Reflexion entscheidend

Die wichtigsten Elemente des Zeitmanagements

Beim Zeitmanagement geht es also um den bewussten Umgang mit der dir zur Verfügung stehenden Zeit. Und um dir diesen Umgang so einfach wie möglich zu machen, ist es hilfreich, sich strukturiert und mit bewährten Methoden und Techniken ein eigenes wirkungsvolles Selbstmanagement aufzubauen. Die folgenden aufeinander aufbauenden Schritte helfen dir dabei, dein persönliches Mindset und Zeitmanagement-Konzept zu entwickeln.

1.     Warum will ich das überhaupt?

Stelle dir zunächst einmal die Frage nach dem „Warum“ und finde heraus, warum dir das Thema Zeitmanagement so wichtig ist. Schaue dir deine aktuelle Lebenssituation an. Berücksichtige dafür die Bereiche BerufBeziehungenGesundheit und Persönlichkeit bzw. Sinn.

Welche Lebensbereiche nehmen welche Zeitanteile in Anspruch?
Was gibt mir Energie? Was raubt mir Energie?
Sind alle Lebensbereiche in Balance oder gibt es ein Ungleichgewicht?

Durch diese Fragen bekommst du bereits einen ersten Anhaltspunkt, wo aktuell deine Schwerpunkte liegen und wieviel Zeit du investierst. Gleichzeitig siehst du auch, in welchen Bereichen du zu viel oder zu wenig Zeit einbringst.

eine Frau, die symbolisch auf einer Waage steht und versucht, das Gleichgewicht zwischen Beruf, Beziehungen, Gesundheit und Persönlichkeit zu halten. Die vier Aspekte sind durch charakteristische Symbole repräsentiert, die im Gleichgewicht über ihr schweben.
Es kann herausfordernd sein, die richtige Balance zwischen Beruf, Beziehungen, Gesundheit und Persönlichkeit herzustellen.

2.     Träume und Ziele

Ein starkes ‚Warum‘ bringt Dich dazu, ganz konkret über das nachzudenken, was Du erreichen möchtest.

Was/Wer will ich sein?
Was will ich haben?
Was will ich bewirken?

Diese Träume und Ziele sind DER Antrieb für alles, was du im Rahmen deines Selbstmanagements umsetzen, verändern und erlernen möchtest. Sie sind der Leuchtturm, auf den du alle deine Aktivitäten ausrichten solltest. Hieraus schöpfst du immer wieder Energie und Motivation, auch wenn es vielleicht mal nicht so läuft, wie du es dir vorstellst. 

Bedenke aber, dass du diese Fragen vermutlich nicht mal eben so nebenbei beantworten kannst. Nimm dir ausreichend Zeit, um über diese Fragen nachzudenken. Falls dir die Beantwortung schwerfällt, suche dir ruhig Unterstützung durch Partner, Familie oder einen Coach. Mehr darüber, wie man richtig Ziele formuliert, erfährst du auch in meinem Artikel über smarte Ziele.

Sobald du durch die Klarheit der Antworten eine Orientierung gefunden hast, kannst du in die Umsetzung starten. 

3.     In die Umsetzung kommen

Die zuvor erarbeiteten Ziele dienen dir jetzt als Ausgangspunkt, um konkrete Aufgaben zu definieren und zu formulieren. Wenn du dich an die folgende grobe Struktur hältst, hast du bereits viel für deine Produktivität bzw. dein Selbstmanagement getan.

  1. Schreibe alle deine Aufgaben auf.
  2. Priorisiere diese Aufgaben, indem du sie in eine sinnvolle Reihenfolge bringst.
  3. Gruppiere die Aufgaben nach ähnlichen Themen und Lebensbereichen (Projekte, Familie, Networking, usw.)
  4. Arbeite sie entsprechend der vorgegebenen Reihenfolge ab.

Methoden wie die Eisenhower-Matrix zum Priorisieren von Aufgaben oder Kanban zur Nachverfolgung von Aufgaben können Dir dabei helfen. Schau dich auch gerne auf meiner Website um. Ich habe viele Methoden und Techniken beschrieben. Und ich stelle laufend neue Tipps und Tricks vor. Abonniere meinen Newsletter, um keine neuen Beiträge zu verpassen.

Jetzt wo du weißt, welche Aufgaben und Verpflichtungen du in welcher Reihenfolge zu erledigen hast, musst du sie sinnvoll in deinen Tagesablauf integrieren. Das klingt schwieriger als es tatsächlich ist. Dafür stellst du dir nur ein paar weitere Fragen, um mehr über dich selbst herauszufinden.

4.     Deine zeit besser nutzen: Deinem Tagesablauf eine Struktur geben

Du hast deine Projekte und Aufgaben also definiert. Jetzt geht es daran, diese in Deinen Tag zu integrieren. Wann du welche Aufgabe angehst, hängt dabei nicht nur von den zuvor festgelegten Prioritäten ab, sondern auch von anderen Faktoren. Mit den folgenden Fragen kommst du diesen auf die Spur und gibst deinem Tag einen Rahmen und eine Struktur.

Wann sind meine Leistungshochs?
In welchem Zeitrahmen kann oder muss ich agieren (z.B. Arbeitszeiten, feste Termine, Öffnungszeiten)?
Wann sind Störungen am häufigsten und wann habe ich Zeit für störungsfreies und konzentriertes Arbeiten?
Wieviel Zeitpuffer will ich mir einplanen?

Auch hier gilt wieder: nimm dir zur Beantwortung der Fragen ausreichend Zeit. Und auch hier darfst du dir natürlich Unterstützung holen.

Je tiefer du in die Antworten zu diesen Fragen eintauchst, umso einfacher wird dir dein Selbstmanagement fallen.

Wenn du mehr über deine Leistungskurve und die Strukturierung deines Tages erfahren möchtest, schau dir mal meinen Artikel zum Thema Tagesstruktur an.

5.     Schütze Deine Arbeitsstruktur

Du hast deinem Tagesablauf jetzt eine feste Struktur gegeben. Du hast dir Regeln auferlegt, nach denen du deine Aufgaben abarbeitest. Doch was ist, wenn deine Pläne durch Unvorhergesehenes zunichte gemacht werden? 

Dein Kind wird krank. Ein Kunde verschiebt einen Termin. Eine Deadline wird vorgezogen. Dann brauchst du „Notfall“-Pläne. Lege dir also Strategien zurecht, mit denen du deine Pläne und deine Arbeitsstruktur schützen kannst. „Wenn ich ein Hindernis x erlebe, dann nutze ich Lösung y.“

Natürlich kannst du nicht für alle Eventualitäten vorbereitet sein. Trotzdem kann dir ein Plan-B Sicherheit geben und das Gefühl stärken, die Kontrolle zu behalten, auch wenn mal etwas nicht so läuft, wie geplant. Denn auch das gehört zu einem guten Selbstmanagement dazu.

Aber nicht nur Unplanmäßiges kann dein Zeitmanagement beeinflussen, sondern auch Zeitfresser, die sich manchmal gut verstecken.

6.     Bekämpfe Deine persönlichen Zeitdiebe

Wie du ja bereits weißt, ist die dir zur Verfügung stehende Zeit unveränderlich. Es sind jeden Tag 24 Stunden. Das kannst du nicht beeinflussen. Zusätzlich kann es dir aber passieren, dass dir Zeit gestohlen wird. Und zwar von Zeitdieben. 

Es sind die kleinen und großen Einflüsse, die du selbst bewirkst oder die von anderen verantwortet werden. Sie fressen deine wertvolle Zeit Häppchen für Häppchen auf. Dadurch nehmen sie dir die Kontrolle über deine eigene Zeit.

Lerne deshalb, diese Zeitdiebe bewusst wahrzunehmen. Entwickele dann Strategien, diese Einflüsse aktiv zu bekämpfen und dauerhaft zu eliminieren. Die meiner Meinung nach häufigsten Zeitdiebe sind:

Unordnung am Arbeitsplatz und auf dem Computer
Multitasking
Prokrastination („Aufschieberitis“)
Perfektionismus
Nicht Nein sagen können
Nicht delegieren und alles selbst machen wollen

All diese Zeitdiebe knabbern ständig an deinem Zeitvorrat von 24 Stunden. Warum das so ist und was du dagegen tun kannst, kannst du im Detail in meinem Artikel über Zeitdiebe nachlesen.

Wie du siehst, wird deine wertvolle Zeit durch Unvorhergesehenes und Zeitdiebe ständig attackiert. Das mag mitunter manchmal frustrierend sein. Doch keine Sorge. Du hast das Gegenmittel bereits kennengelernt.

7.     Motivation als Treiber

Ja, Zeitmanagement kostet Energie. Besonders in der Anfangsphase, wo du noch nicht so routiniert bist und dein persönliches Selbstmanagement noch entwickelst. Um Dich also bewusst mit Deiner persönlichen Organisation auseinanderzusetzen und am Ball zu bleiben, braucht es deshalb vor allem eins: Motivation. 

Du benötigst etwas, was dich dauerhaft antreibt. Dabei hilft ganz besonders dein persönliches „Warum“ aus Schritt Nr. 1. Mit diesem ‚Warum‘ rufst du dir immer wieder in Erinnerung, was deine Ziele sind und warum es sich lohnt, dranzubleiben.

Genauso wichtig ist es aber auch zu verstehen, dass alles Neue zunächst erlernt werden muss. Es ist wie eine Sprache, deren Vokabeln und Grammatik man sich aneignen und dauerhaft merken muss. Oder wie eine neue Sportart, bei der man neue Bewegungsabläufe erlernen und einüben muss. Und genauso ist es mit dem Selbstmanagement.

Durch das ständige Wiederholen von Denkmustern und Handlungen fällt es einem von mal zu mal leichter, bis es schließlich zur Gewohnheit wird. Man muss nicht länger darüber nachdenken. Dinge, auf die man sich anfangs konzentrieren muss, passieren dann intiuitiv. Deine Selbstorganisation läuft unterbewusst.

Es ist also ganz normal, dass Dinge nicht sofort leicht von der Hand gehen. Aber mit kontinuierlichen Wiederholungen wirst Du nach und nach Struktur in Deine Arbeit bekommen, schneller Ziele definieren, Aufgaben priorisieren und Deinen Tag strukturieren können.

8.     Deinen Plan begutachten und Erfolge feiern

Jetzt hast du alle Grundlagen für dein persönliches Zeitmanagement geschaffen. Du weißt, worauf du achten musst, welche Hürden es gibt und vor welchen Zeitdieben du dich in Acht nehmen solltest. Aber bist du damit auch erfolgreich?

Um diese Frage zu beantworten, nimm dir regelmäßig Zeit, um dein Zeitmanagement und deine Pläne zu überwachen. Dadurch kannst du schnell feststellen, ob irgendwas noch nicht nach Plan läuft. Vielleicht erkennst du, dass bestimmte Methoden oder Routinen bei dir noch nicht den gewünschten Erfolg haben. Dann ist es an der Zeit, gegenzusteuern und dein Zeitmanagement nachzuschärfen. Oder du verwendest für bestimmte Dinge lieber eine andere Methode oder Technik.

Blocke dir also zu bestimmten Zeiten deinen Kalender. Das kannst du im Kleinen am Ende jeden Tages machen. Oder am Ende einer Woche oder eines Monats. Den Zeitpunkt wählst du. Stelle dir dann die folgenden Fragen:

Folge ich noch meinem Plan?
Bin ich davon abgewichen und muss ich gegensteuern? 
Warum bin ich davon abgewichen?
Habe ich meine selbstgesteckten Ziele erreicht?

Es ist nicht schlimm, wenn du eine oder mehrere dieser Fragen für dich nicht immer zufriedenstellend beantworten kannst. Wichtig ist nur, dass du dich und dein Selbstmanagement reflektierst und erkennst, was gut läuft und was du noch verbessern kannst.

Und zum Abschluss darfst du eins nicht vergessen: Feiere Deine Erfolge.

Das Erreichen eines Zieles. Die Erledigung einer Aufgabe. Der Abschluss eines Projektes. All das ist es wert, gefeiert zu werden. Belohne Dich dafür, dass du deinen Plan, dein persönliches Zeitmanagement zu erlernen und zu verbessern, erfolgreich umgesetzt hast. 

Egal, ob du dir etwas Schönes kaufst, dir einen Tag Auszeit nimmst oder mit deinen Liebsten ein schönes Abendessen genießt. Sei stolz auf das, was du bereits geschafft hast.

eine Frau in lockerer Kleidung, die an ihrem Schreibtisch sitzt und ihre Erfolge feiert.
Sei stolz auf das, was du erreicht hast.

Fazit

‚Dafür habe ich keine Zeit.“

So hat dieser Beitrag begonnen. Mit einer Feststellung, dass man zu wenig Zeit hat, um seine Aufgaben zu erledigen oder pünktlich abzuschließen. Aber vielleicht hat dieser Satz ab jetzt eine andere Bedeutung für dich.

„Ich habe keine Zeit für die falschen Dinge. Für Ziel- und Planlosigkeit. Für Ablenkungen und Zeitdiebe.“

Denn du weißt jetzt, dass Zeitmanagement kein Wettlauf gegen die Uhr ist. Es dient vielmehr als Werkzeug, um deine Zeit effektiv zu nutzen, deine Produktivität zu steigern und ein erfülltes Leben zu führen. Es geht darum, bewusst zu entscheiden, wie du deine Zeit verbringen willst, um dich selbst und deine Bedürfnisse in den Mittelpunkt zu stellen. Durch Selbstreflexion und Achtsamkeit kannst du ein gesundes Zeitmanagement entwickeln, das dir hilft, produktiv und glücklich zu sein, ohne dich dabei zu überfordern.

Mit dem Lesen dieses Beitrags ist der erste Schritt getan. Bist du jetzt neugierig auf das große Thema Zeit- und Selbstmanagement und möchtest mehr erfahren? Dann stöbere gerne in meinem Blog. Dort findest du viele weitere Informationen, Zeitmanagementmethoden und Techniken. Du hast eine Frage? Dann schreibe mir gerne eine Nachricht.

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Titelfoto von Brad Neathery auf Unsplash

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