Immer wieder werde ich gefragt, welche Tools und Apps ich für ein optimales Zeitmanagement empfehlen würde und welche ich selbst nutze. Daher habe ich einmal die für mich wichtigsten und nützlichsten Tools zusammengestellt.
Wenn du nach konkreten App-Empfehlungen suchst, bist du hier vermutlich falsch. Ich werde zwar die Tools und Apps nennen, die ich selbst benutze, werde dir aber statt konkreter Apps eine Orientierung geben, worauf du bei der Wahl von Zeitmanagement-Tools & Apps achten solltest und wie du sie richtig nutzt.
Daher werde ich ausführlich auf die verschiedenen Tool-Kategorien und Anwendungsgebiete eingehen.
Das Wichtigste bei der Auswahl der richtigen App
Apps zum Thema Zeitmanagement gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Sie haben schon längst das physische Notizbuch oder den in Leder eingebundenen Organizer abgelöst. Sie bieten vielfältige Funktionen, die dich bei deinem Zeitmanagement unterstützen und versprechen, deine Effizienz zu steigern.
Da ist es gar nicht so einfach, das richtige Tool für sich zu finden. Daher möchte ich dir hier erklären, was für mich aus Sicht eines Zeitmanagement-Coaches die wichtigsten Anwendungsgebiete dieser Tools sind, wie man sie sinnvoll nutzen und worauf man achten sollte.
Denn viele Tools überbieten sich mittlerweile gegenseitig mit immer mehr Funktionen und Leistungsversprechen. Dabei ist genau das nicht das Ziel. Denn Zeitmanagement-Tools sollen einfach sein und genau die Aufgabe erfüllen, für die sie gedacht sind.
Besonders, wenn du gerade erst anfängst, dein Zeitmanagement professionell mit der Hilfe von Apps zu entwickeln, achte darauf, dich nicht von der Vielzahl von Funktionen überwältigen zu lassen.
Mein Tipp:
Verstehe das jeweilige Zeitmanagement-Konzept, dass hinter der jeweiligen Tool-Kategorie steckt und suche gezielt nach Tools, die dieses Konzept in den Vordergrund stellen. Einfachheit steht vor Funktionsumfang.
Im Folgenden habe ich dir 6 Tools zusammengestellt, die meiner Meinung nach essenziell für ein gutes persönliches Zeitmanagement sind. Im Anschluss gehe ich noch kurz auf 4 weitere Tool-Kategorien ein, die ebenfalls einen Nutzen für ein effizientes Selbstmanagement haben.
1. Kalender: Dein Zeitplan auf einen Blick
Auf den ersten Blick mag der Kalender nichts anderes zu sein als eine Sammlung von Terminen. Und das ist sicherlich auch die ursprüngliche Hauptfunktion eines Kalenders. Doch speziell im persönlichen Selbstmanagement kommt dem Kalender noch eine weitere wichtige Aufgabe zu.
Denn ein wichtiger Aspekt des Zeitmanagements ist die Fähigkeit, dem Tag eine klare Struktur zu geben. Und dies geht am besten mit einem Kalender.
Wie ist das gemeint?
Neben den normalen Terminen, die du mit Kolleginnen oder Kunden hast, kannst du den Kalender auch für Termine mit dir selbst nutzen. Denn wichtige und dringende Aufgaben und Projekte brauchen Zeit. Und diese Zeit reservierst du dir mit einem entsprechenden Kalendereintrag. So hast du sowohl eine Verbindlichkeit geschaffen, dich mit dieser Aufgabe auseinanderzusetzen, als auch die dafür benötigte Zeit zu reservieren.
Diese Art der Kalendernutzung nennt sich auch Timeboxing. Für jede Aufgabe gibt es im Kalender eine eigene Box. Der Kalender fungiert dadurch auch als ein visuelles Tool zur Zeitplanung. Ausführlich habe ich die Timeboxing-Methode in diesem Blogbeitrag beschrieben: Wie du mit Timeboxing das Beste aus deinem Tag machst.
Wichtig ist: Der Aufgaben-Kalender ist KEINE To-do-Liste, sondern lediglich die Reservierung von Zeit für Aufgaben. Die eigentlichen To-dos werden separat verwaltet (siehe nächstes Kapitel).
So organisiere ich meinen Kalender
Ich nutze den Apple Kalender. In diesem habe ich zwei Kalender angelegt. Einen für Termine mit anderen Personen und einen für meine Aufgaben und Projekte.
Die „normalen“ Termine befinden sich in meinem Standard-Kalender und enthalten die üblichen Informationen wie Person, Webmeeting-Link oder Adresse sowie eine genauere Beschreibung des Termins.
Dieser Kalender ist außerdem mit einem Buchungstool verknüpft, über das Coachees und andere Personen Termine in freie Zeitfenster bei mir buchen können.
Die Arbeit an Aufgaben und Projekten trage ich in den Aufgaben-Kalender ein. Aufgaben-Termine können Links zu Dokumenten enthalten, die ich in dieser Zeit bearbeiten möchte oder auch zu Webseiten.
Im Aufgaben-Kalender finden sich aber nicht nur Aufgaben und Projekte wieder, sondern auch regelmäßige wiederkehrende Routinen, wie Datensicherungen, Buchhaltung, E-Mails checken und schreiben, Social-Media Aktivitäten und das Schreiben von Blogartikeln.
Der Aufgaben-Kalender ist für Außenstehende nicht sichtbar. In meinem Buchungstool zum Beispiel sind nur die Termine meines Standard-Kalenders zu sehen. Denn da ich manchmal komplette Tage mit Aufgaben-Terminen belege, könnte sonst niemand bei mir mehr einen frei verfügbaren Termin buchen.
Und so kann dann eine typische Kalenderwoche bei mir aussehen:

Meine Kundentermine sind im Standardkalender gepflegt (blau), meine Routinen, Aufgaben und Projekte in einem zweiten Kalender (rosa).
Ich nutze übrigens meinen Standard-Kalender sowohl für die berufliche als auch die private Planung. So kann es nicht passieren, dass sich Termine überschneiden.
Welche Kalender-Apps gibt es?
Neben dem auf Apple-Geräten standardmäßig vorhandenen Kalender gibt es natürlich noch viele weitere Apps. Am beliebtesten sind vermutlich Fantastical und BusyCal. Im Windows-Universum ist wahrscheinlich der in Outlook integrierte Kalender die am weitesten verbreitete Lösung und in seiner Integration mit E-Mails die am Markt beste Lösung.
Auswahlkriterien für eine Kalender-App
2. To-Do-App: Aufgaben effizient verwalten
Das zweite wichtige Tool in deinem Zeitmanagement ist die Verwaltung deiner Aufgaben.
Denn alles, was du am Tag machst, besteht aus Aufgaben. Angefangen bei Haushaltstätigkeiten, über deine beruflichen Verpflichtungen und Projekte bis hin zu familiären Belangen. Manche Aufgaben sind klein, andere sind groß. Aber was sie alle gemeinsam haben: sie wollen von dir erledigt werden.
Daher ist es sinnvoll, einen zentralen Ort zu haben, an dem du all diese Aufgaben sammelst.
To-do-Apps tun genau das. Sie helfen dir dabei, zum Beispiel durch verschiedene Kategorisierungen, Fälligkeitsdaten und Unteraufgaben eine Übersicht über all deine anstehenden Aufgaben zu gewinnen. Du kannst deinen Fortschritt verfolgen und bei Erledigung einzelne Aufgaben auch abhaken.
Welche To-do-Apps gibt es
Die Zahl an To-do-Apps ist riesig. Gleichzeitig bieten Tools mit eigentlich anderen Schwerpunkten oft zusätzlich auch eine To-do-Verwaltung an (z.B. Microsoft Outlook). Daher ist es schwierig, hier konkrete Apps zu nennen.
Mein Tipp:
Nutze zu Anfang eine App, die sich auf die Verwaltung von To-dos fokussiert und möglichst wenige weitere Funktionen hat. Zu viele Funktionalitäten können den Fokus stören. Erst wenn du in der Organisation deiner To-dos routinierter bist, schaue dir umfangreichere Apps an. Denn dann bist du besser in der Lage, die Nützlichkeit von beworbenen Funktionen einschätzen zu können.
So habe ich alle meine Do-dos im Blick
Ich nutze für die Verwaltung meiner To-dos die Erinnerungen-App von Apple. In dieser habe ich verschiedene Kategorien wie „Privat“, „Business allgemein“, Website“, „Blogbeiträge“ und „Posting-Ideen“ angelegt.
Über verschiedene intelligente Listen kann ich mir automatisch anzeigen lassen, welche Aufgaben (über-) fällig sind, in den nächsten Tagen erledigt werden müssen oder in der kommenden Woche anstehen.

Meine To-dos organisiere ich in verschiedenen Ordnern. Über intelligente Suchordner werden überfällige oder heutige Aufgaben angezeigt.
Ausführlich habe ich im Blogbeitrag Die Erinnerungen-App von Apple - die perfekte Alternative zu Trello & Co. beschrieben, was die App alles kann und welche versteckten Funktionen es gibt, wie zum Beispiel eine Kanban-Ansicht. Was Kanban genau ist, kannst du im Beitrag Deine persönliche Arbeitsorganisation mit Kanban nachlesen.
Checkliste für To-do-Apps
3. Notizen-App: Ideen und Informationen festhalten
Ein weiteres unverzichtbares Tool ist eine Anwendung zur Erstellung und Verwaltung von Notizen. Dieses Tool enthält alle deine Gedanken und Ideen und beinhaltet dein zusammengetragenes Wissen. Es kann für Meeting-Notizen genutzt werden, genauso aber auch für dein Brainstorming oder die Dokumentation von Projekten.
Das alles beruht auf dem Prinzip der Schriftlichkeit. Denn etwas zu „Papier“ zu bringen, entlastet deine Gedanken und regt gleichzeitig zur Kreativität an.
Ein solches Tool kann somit auch als dein zweites Gehirn betrachtet werden. So werden manche Tools deshalb auch als Wissensmanagement-Tools bezeichnet.
Im einfachsten Fall handelt es sich um ein schlichtes, digitales Notizbuch. Doch viele der am Markt befindlichen Apps gehen in ihrem Funktionsumfang weit über diesen Anwendungszweck hinaus.
Welche Notizen-Apps gibt es?
Auch hier gilt wieder: Die Auswahl ist riesig. Besonders beliebt ist sicherlich Notion, eine App, die nicht nur als Notizen-Sammler dient, sondern immer mehr Funktionalitäten enthält. Die Stärke ihrer Vielseitigkeit kann allerdings gleichzeitig auch ihre Schwäche sein. Denn riesige Funktionalität kann auf Kosten der Übersichtlichkeit gehen oder auch überfordern.
So organisiere ich meine Notizen
Auch hier setze ich wieder auf die Apple-eigene Lösung der Notizen-App. Besonders bei der Nutzung der App auf einem iPad, lässt sich die Einfachheit der handschriftlichen Notizen mit der Funktionalität von getippten Texten, eingefügten Dokumenten, Links, Fotos und Zeichnungen ideal kombinieren.
Und hier sehe ich für mich auch den besonderen Vorteil einer Notizen-App im Vergleich zu einem physischen Notizbuch. Bei einem Papier-Notizbuch heißt es: geschrieben ist geschrieben. In einem digitalen Notizbuch ist alles verschiebbar, skalierbar, korrigierbar. Eine Funktion, auf die ich nicht mehr verzichten möchte.
Ähnlich wie bei meinen To-dos habe ich auch in der Notizen-App verschiedene Ordner angelegt, in denen ich je nach Kontext Informationen, Mitschriften oder Zeichnungen ablege.
Checkliste für Notizen-Apps
4. Mindmapping-Tool: Gedanken visuell strukturieren
Manchmal reicht die Funktionalität einer Notizen-App nicht aus, um die eigenen Gedanken in eine klare visuelle Form zu bringen. Dann kann ein Mindmapping-Tool die Lösung sein.
Mindmaps (Gedanken-Landkarten) sind visuell strukturierte Gedanken, die es einem ermöglichen, Ordnung in ein anfängliches Gedankenchaos zu bringen.
Meist werden dabei von einem zentralen Oberbegriff ausgehend, verschiedene Gedankenstränge gebildet und mit einzelnen Begriffen versehen, sodass sich nach und nach ein Geflecht ähnlich einem wachsenden Baum bildet.
Diese Art von Notizen ist zum Beispiel hilfreich beim Brainstorming und der Ideenfindung. Aber auch bei der Strukturierung von größeren Projekten kann eine Mindmap hilfreich sein. Und selbst als Medium für Präsentationen kann sie genutzt werden.
Welche Mindmapping-Tools gibt es?
Auch hier ist die Auswahl wieder riesig. Und oft findet man ein Mindmapping-Tool auch als Feature in anderen Anwendungen. Daher werde ich an dieser Stelle auf die Nennung von bestimmten Apps verzichten (außer dem Tool, das ich selbst nutze, s.u.).
So erstelle ich Mindmaps
Oft bestehen meine Mindmaps lediglich aus groben Skizzen, die ich in meiner Notizen-App erstelle. Sie sind vorwiegend der Startpunkt für Konzepterstellungen, Präsentationen oder die Entwicklung von Dienstleistungen. Daher kommen sie oft nicht über ein erstes Entwurfsstadium hinaus.
Für größere und umfangreichere Mindmaps nutze ich lieber ein spezielles Mindmapping-Tool. Hier bietet das Online-Tool Coggle.it hervorragende Möglichkeiten. In der kostenlosen Basis-Version kann man bis zu 3 Diagramme erstellen und herunterladen. Die Bedienung ist sehr intuitiv und der Funktionsumfang für die meisten Fälle völlig ausreichend.

Eine digital gezeichnete Mindmap zu meinem Masterclass-Konzept

Diese Mindmap entstand im Rahmen eines Team-Workshops
Checkliste für Mindmapping-Tools
5. Zeiterfassungs-Tool: Den eigenen Aufwand messen
Im Zeitmanagement geht es um die Zeit und wie wir sie verbringen. Na klar.
Dabei geht es aber nicht nur darum, wann du mit deiner Arbeit beginnst und wann du Feierabend machst, sondern auch, welche Tätigkeiten du in dieser Zeit durchführst und wie lange sie im Einzelnen dauern.
Diese Erfassung kann dir dann zum Beispiel Aufschlüsse darüber geben, mit welchen Aufgaben du die meiste Zeit verbringst, wie häufig du bei deiner Arbeit unterbrochen wirst oder wie lange du insgesamt für einzelne Projekte benötigst.
Für die Jagd nach Zeitdieben ist solch ein Tool extrem hilfreich. Mehr zu Zeitdieben kannst du in meinem Beitrag Wie du Zeitdiebe effektiv bekämpfst nachlesen.
Und für Selbstständige ist so ein Tool schon alleine deshalb wichtig, um bei Aufträgen die korrekte Arbeitszeit abzurechnen. Ein Tool kann dir dabei helfen, diese Zeiten systematisch zu erfassen.
So verschaffe ich mir einen Überblick über meine Zeit
Für meine Arbeit als Coach benötige ich eigentlich keine Zeiterfassungs-App. Meine Coachings und Workshops laufen auf Stunden- bzw. Tagesbasis.
Doch für die Analyse und Optimierung meines persönlichen Zeitmanagements erfasse ich regelmäßig für ein bis zwei Wochen meine Aktivitäten.
Hierfür nutze ich die App MyWork. In dieser habe ich meine üblichen Aktivitäten in Kategorien (Jobs) erfasst, wie zum Beispiel „E-Mails“, „Social Media“, „Webseite betreuen“, „Blogbeitrag schreiben“, „Buchhaltung“ etc.
Dadurch bekomme ich nach der Erfassungswoche einen guten Eindruck davon, womit ich die meiste Zeit verbringe, wo eventuell Optimierungsbedarf ist und welchen Aktivitäten ich mehr Zeit einräumen sollte.
Checkliste für Zeiterfassungs-Tools
6. Fokus-Tool: Konzentration mit der Pomodoro-Technik steigern
Wie bereits bei der Kalender-App erwähnt, ist eine klare Tagesstruktur essenziell für ein optimales Zeitmanagement. Und zu einem gut strukturierten Tag gehören auch Pausen.
Pausen sind ein immer noch viel zu sehr vernachlässigtes Element des persönlichen Selbstmanagements. Dabei ist es wissenschaftlich belegt, dass regelmäßige kurze Pausen die Leistungsfähigkeit über längere Zeit aufrechterhalten können.
Hier bietet die Pomodoro-Technik eine gute Methodik, um einen passenden Rhythmus zwischen Konzentrationsphasen und Pausenzeiten zu etablieren. Denn schnell ist man in seine Arbeit vertieft und vergisst dann die wichtigen Pausen.
Ausführlich habe ich das in meinem Artikel Effizient arbeiten mit der Pomodoro-Methode beschrieben.
Pomodoro-Apps sind hierbei eine hilfreiche Unterstützung.
Sie bieten meist visuelle und akustische Timer, um auf den Beginn oder das Ende einer Konzentrationsphase oder Pause zu erinnern. Das erhöht die Fähigkeit, sich auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren, reduziert Prokrastination und gibt dem Tag eine zeitliche Struktur.
So behalte ich mit Pomodoro die Konzentration
Um regelmäßig Pause zu machen und meine Konzentration wieder aufzufrischen, nutze ich die App BeFocused. Über ein kleines Widget auf meinem Desktop zeigt die App mir die verbleibende Zeit einer Konzentrationsphase an und erinnert mich durch einen sanften Sound daran, wenn es Zeit für eine Pause ist.
Die für mich wichtigste Funktion: Man kann die Zeiten für Arbeit und kurze sowie lange Pausen individuell festlegen und auch die Gesamtanzahl an Zyklen pro Tag bestimmen.
Denn jeder Mensch tickt anders und so sind auch die Längen der Konzentrations- und Pausenphasen sehr individuell.
Mein Tipp:
Beobachte dich mal für ein paar Tage ganz genau und schaue, wie lang du dich wirklich am Stück konzentrieren kannst.
Ich selbst habe festgestellt, dass für mich 40 Minuten die optimale Länge einer Konzentrationsphase sind. Eine darauffolgende 5-Minuten-Pause reicht mir dann zur Regeneration. Und nach 3 Zyklen schiebe ich eine 30-minütige Pause ein.
Checkliste für Fokus-Tools
Vier weitere nützliche Tools & Apps
Neben den speziell für das eigene Zeitmanagement relevanten Apps & Tools gibt es noch weitere sinnvolle Anwendungen, die die Arbeit erleichtern und effizienter machen können. Daher habe ich hier noch einige weitere zusammengestellt.
Cloud-Speicher
In der heutigen Zeit, in der der Arbeitsort für Angestellte und Selbstständige immer flexibler wird, ist es wichtig, von überall und zu jeder Zeit Zugriff auf die eigenen Dateien und Dokumente zu haben. Für viele bereits selbstverständlich, aber trotzdem wichtig zu erwähnen.
Hier bieten Cloud-Speicher die ideale Lösung. Egal ob zum Beispiel Onedrive, iCloud, Dropbox oder Google Drive, sie alle bieten kostenlos oder für wenig Geld ausreichend Speicherplatz für alles, woran man arbeitet.
Weitere Vorteile sind, dass meist eine automatische Speicherung von Dokumenten erfolgt und eine im Hintergrund laufende Änderungshistorie, sodass man sehr schnell auf vorherige Stände zurückwechseln kann.
Automatisierungs-Tool: Routineaufgaben delegieren
Viele Dinge, die man täglich macht, sind Routineaufgaben. Und wenn diese ausschließlich in der digitalen Welt stattfinden, gibt es die Möglichkeit, diese Aufgaben auch zu automatisieren. Tools wie Zapier oder Make können dabei unterschiedlichste Anwendungen und Apps miteinander verknüpfen und Arbeitsabläufe automatisch durchführen. Dies kann zu einer Verbesserung der Effizienz und Vermeidung von Fehlern führen.
Projektmanagement-Tool: Teamarbeit und Projekte koordinieren
Manchmal reicht eine einfache To-do-App nicht mehr aus. Wenn es um größere Projekte geht oder die Zusammenarbeit in einem Team, sind Projektmanagement-Tools die richtige Wahl. Mit diesen ist man in der Lage, Workflows darzustellen, Verantwortlichkeiten zu definieren, Fristen und Meilensteine zu setzen, Aufgaben zu priorisieren und den Fortschritt zu kontrollieren.
In Kombination mit Kommunikationstools kann man hiermit große Projekte und Teams steuern und die Zusammenarbeit und Transparenz fördern.
KI-Tool: Die Lösung für alles?
Die Entwicklung von KI und den damit verbundenen Möglichkeiten schreitet rasant voran. Und egal, was ich in diesem Abschnitt schreiben würde, es wäre in einer Woche schon wieder veraltet und die Technik weiter vorangeschritten.
Daher gebe ich hier an dieser Stelle lediglich den Rat, sich frühzeitig mit KI-Anwendungen und ihren Einsatzmöglichkeiten auseinanderzusetzen. Denn niemand wird in Zukunft daran vorbeikommen.
Als Einstieg eignet sich sicherlich Chat-GPT ganz gut. Schon in der kostenlosen Variante liefert es genug Funktionalitäten, um die Möglichkeiten von KI auszutesten und bereits sinnvolle Einsatzmöglichkeiten zu finden.
Fazit
Es braucht nicht viel, um digital das eigene Zeitmanagement zu unterstützen. Hierfür reichen einige wenige Apps, die meist sowieso Standard auf dem Smartphone oder Computer sind.
Wenn man sie sinnvoll für sich und die eigene Arbeitsorganisation nutzt, kann man sein Zeit- und Selbstmanagement effektiv unterstützen und professionalisieren.
Jetzt bist du dran. Probiere es aus und nutze die richtigen Tools und Apps für dein Zeitmanagement.
Ich bin neugierig? Auf welche Apps kannst du auf gar keinen Fall verzichten? Und welche sollte ich noch mit in meine Übersicht aufnehmen? Schreib es mir gerne in die Kommentare. Ich freue mich auf dein Feedback.