Weniger E-Mails, mehr Fokus: Wie dein Posteingang ruhiger wird

Was ist morgens das Erste, was du bei deiner Arbeit machst?

Ich meine natürlich nicht den ersten Kaffee oder den Schnack mit den Kolleg:innen.

Für viele ist es höchstwahrscheinlich der Blick in das E-Mail-Postfach. Ein tägliches Ritual, das aus unserem Arbeitsalltag nicht wegzudenken ist.

Und dann sieht man sie: die vielen Nachrichten, mit dringendem roten Ausrufezeichen, kryptischen Betreff-Zeilen, die Newsletter und die Spam-Nachrichten.

Und sie alle schreien nach Aufmerksamkeit.

Bei meiner Arbeit begegne ich immer wieder Menschen, die ihren Posteingang als große Belastung ansehen.
Und dann bekomme ich regelmäßig die Frage gestellt, wie man denn diese Flut am besten organisieren, sortieren und bearbeiten sollte.

Meine Standardantwort lautet dann immer:

"Versuche nicht, die Flut der E-Mails zu organisieren, sondern verhindere, dass du diese Nachrichten überhaupt erst bekommst."   – André Bosse–

Und genau darum soll es in diesem Artikel gehen: ums E-Mail reduzieren. Was kann ich tun, damit mein E-Mail-Postfach nicht überquillt?

Warum E-Mails noch immer die wichtigste Kommunikationsform sind

E-Mails sind im beruflichen Kontext nach wie vor das am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel. Das gilt sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation.
Tools wie Microsoft Teams, Slack oder andere Messaging-Apps gewinnen zwar stark an Bedeutung, gerade für informelle, schnelle, teaminterne Kommunikation und werden besonders von jüngeren Teams genutzt. Doch die E-Mail dominiert auch dort, besonders für formale, dokumentationsrelevante Kommunikation.

Die Zahlen sind auf jeden Fall beeindruckend: Täglich werden rund 376 Milliarden E-Mails verschickt und empfangen. Das entspricht der Menge an Sternen in unserer Milchstraße. Und Prognosen gehen davon aus, dass die Zahl an E-Mails noch weiter steigen wird.

Weltweit erhält der durchschnittliche E-Mail-Nutzer täglich etwa 100 berufliche und private E-Mails und verbringt zwei bis drei Stunden damit, sie zu schreiben, zu lesen und zu beantworten.

Wir haben uns so sehr an das Medium E-Mail gewöhnt, dass wir den Umgang damit gar nicht mehr hinterfragen und die Massen einfach so hinnehmen. 

Stattdessen investieren wir viel Zeit darin, diese E-Mails zu sortieren, zu verwalten und zu organisieren, mit dem Ziel, möglichst effizient zu sein.

Dabei setzt der wichtigste Hebel bereits viel früher an.

Warum weniger E-Mails besser sind als perfekte Organisation

Die beste E-Mail ist die, die du gar nicht erst bekommst.

Anstatt sich mit der Menge an Nachrichten auseinandersetzen zu müssen, wäre es doch schön, wenn man gar nicht so viele Nachrichten bekommen würde. Denn jede nicht erhaltene E-Mail erhöht die Zeit, die wir mit wichtigen Dingen verbringen können.

Damit möchte ich nicht sagen, dass E-Mails nicht wichtig sind. Aber es sind sicherlich nicht ALLE wichtig und dringend. 

Grund genug also, sich einmal eingehender damit zu beschäftigen, warum man eigentlich so viele E-Mails bekommt und welche Strategien man anwenden kann, um den eigenen E-Mail-Eingang zu reduzieren.

Strategien, um die Anzahl deiner E-Mails zu reduzieren

Das Ziel ist sicherlich nicht, einen komplett leeren Posteingang zu haben. Doch ein ruhiger Posteingang kann die Arbeit bereits deutlich entspannter machen.

Im Folgenden zeige ich dir Möglichkeiten auf, welche Strategien du anwenden kannst, um die E-Mail-Flut zu reduzieren. Nicht jede davon mag auf dich zutreffen, aber ich bin mir sicher, dass du dich bei dem ein oder anderen Vorschlag wiederfinden wirst.

Wie dein eigenes E-Mail-Verhalten den Posteingang füllt

Bevor du dich mit den E-Mails der anderen beschäftigst, beobachte doch zunächst einmal dein eigenes E-Mail-Verhalten.

Denn wer viele E-Mails schreibt, bekommt auch viele Antworten. Stelle dir deshalb selbst einmal die folgenden Fragen:

• Ist die E-Mail tatsächlich nötig?
• Kann ich mir die angefragte Information auch selbst beschaffen?
• Ist mein Anliegen klar formuliert?
• Wen muss ich wirklich in cc setzen?
  
  

Und auch das eigene Antwortverhalten ist von Bedeutung und kann neue E-Mails erzeugen. Denn wenn du zum Beispiel auf jede Kleinigkeit eine Antwort schreibst, trainierst du andere darauf, dir immer mailen zu können.
Und sofortiges und schnelles Reagieren auf Nachrichten signalisiert: Dieser Person kann ich ruhig schreiben. Sie antwortet sofort.

Und dann gibt es auch noch diese unendlich langen E-Mail-Ketten, Endlos-Diskussionen, die öffentlich im Posteingang ausgetragen werden. Jede Reaktion auf solche schriftlichen Konversationen erhöht nur weiter die Menge an E-Mails im Posteingang aller Beteiligten.
Ist das immer die beste Art und Weise, Sachverhalte zu klären, oder wäre ein direktes Gespräch nicht die bessere Wahl?

Du siehst also, dass du bereits durch dein eigenes Verhalten einen Einfluss darauf haben kannst, wie voll dein Postfach am Morgen schon ist.

Wenn du auch mehr über andere Zeitfresser bei der täglichen Arbeit erfahren möchtest, dann schau doch mal in diesen Beitrag: Wie du Zeitdiebe effektiv bekämpfst

Newsletter: Behalten oder abbestellen?

Die Sorte E-Mails, die am einfachsten zu vermeiden ist, stellt stellt sicherlich ein Newsletter dar. Denn in ihnen gibt es immer (meist ganz unten) einen Link zum Abbestellen des Newsletters. 

Wie oft hast du schon einen Newsletter abonniert, der sich dann doch als uninteressant herausgestellt hat? Und trotzdem landet er regelmäßig wieder in deinem Postfach.
Frage dich: Hat der Newsletter einen Mehrwert für mich?

Wenn die Antwort 'Nein' lautet, dann bestelle ihn ab. Und schon ist es eine regelmäßige Nachricht weniger, die du lesen, wegsortieren oder löschen musst.

Apropos Newsletter: Wenn du diesen Beitrag hilfreich findest, lohnt es sich vielleicht für dich, zumindest einen neuen Newsletter zu abonnieren. Nämlich meinen. 👇

cc-Nachrichten und Verteilerlisten gezielt reduzieren

Weißt du eigentlich, wofür die cc-Zeile in E-Mails steht?

cc bedeutet "Carbon Copy" oder auf Deutsch "Durchschlag". Der Begriff stammt noch aus der Zeit der Schreibmaschinen, als man mithilfe von Kohlepapier eine "Durchschlag"-Kopie des Getippten erstellen konnte. Und diese Kopie war meistens als reine Information für weitere Adressaten gedacht.
Und genauso ist es bei E-Mails.

cc-Nachrichten dienen lediglich der Information. Du musst also nicht auf diese Nachricht reagieren.
Und falls du feststellst, dass eine Nachricht, die in cc an dich gerichtet ist, für dich gar nicht relevant ist, bitte die absendende Person, dir solche Nachrichten zukünftig nicht mehr zu schicken.

Gleiches gilt übrigens auch für Verteilerlisten. Stehst du in irgendwelchen internen oder externen Verteilern, obwohl die Nachrichten für dich gar nicht mehr relevant sind? Dann kontaktiere den Absender und bitte darum, aus der Liste entfernt zu werden.

Falls du cc-Nachrichten und Verteiler-Mails trotzdem weiterhin erhalten möchtest, kannst du dir in deinem E-Mail-Programm Regeln erstellen, die diese Nachrichten automatisch in einen speziellen Ordner verschieben. Diesen kannst du dann nur zu festgelegten Zeiten durchschauen und hast die Mails dadurch nicht ständig im Blick.

Unklare Zuständigkeiten als E-Mail-Treiber 

Bekommst du immer wieder Nachrichten zu Themen, für die du nicht (mehr) zuständig bist? Oft liegt das daran, dass Verantwortlichkeiten im Unternehmen nicht richtig definiert oder kommuniziert sind. Versuche daher, deinen Aufgabenbereich deutlich zu definieren und für alle sichtbar zu machen. So kannst du vielleicht zukünftig zumindest einen Teil solcher E-Mails verhindern.

Warum fehlende Informationen zu mehr E-Mails führen

Kennst du die "Ich hab' mal kurz 'ne Frage"-Nachrichten?
Darunter fallen für mich alle Nachrichten, in denen man dich als zuverlässige Auskunftsperson ansieht und nur eine kurze Information benötigt.
Achte doch in den nächsten Tagen mal auf genau solche E-Mails. Und dann frage dich, ob die Person sich die angefragte Information nicht auch selbstständig hätte beschaffen können. Denn wenn Informationen transparent verfügbar und verständlich sind, muss man dich nicht fragen und die Anzahl solcher Nachrichten nimmt langfristig ab.

Weniger E-Mails für Selbstständige und Solopreneure

Bist du (solo-)selbstständig? Dann hast du vermutlich wenig mit interner Kommunikation zu tun. Doch viele der vorgenannten Strategien kannst du auch in Richtung deiner Kund:innen anwenden.

• Du bekommst viele Fragen zu deinem Angebot, deinen Produkten oder deiner Dienstleistung?
  Dann ist vielleicht deine Website nicht aussagekräftig genug.
• Es gibt viele Rückfragen zu deinen Mails, Angeboten, Rechnungen, etc.?
  Frage dich, wie verständlich du kommunizierst. Denn jede gestellte Frage ist ein Zeichen von fehlender oder nicht eindeutiger Information.
  
  

Letztlich geht es immer um Kommunikation und Information. Und je besser sie funktioniert und vorhanden ist, umso schlanker wird auch das E-Mail-Postfach.

E-Mail-Kultur: Warum Vorbilder wichtiger sind als Regeln

Sei ein Vorbild. Beherzige die zuvor genannten Strategien und lebe sie auch vor. Denn nur wenn im Unternehmen und in deinen Geschäftsbeziehungen das gleiche Verständnis über E-Mail Kommunikation herrscht, wird es dauerhaft gelingen, effizient und produktiv zu kommunizieren und den Posteingang entspannter zu bearbeiten.

Der ruhige Posteingang: Realistisch und erreichbar

Dein E-Mail-Eingang wird nie ganz leer sein. Und das muss er auch gar nicht.

Ein voller Posteingang ist kein Zeichen von Wichtigkeit.
Und ein leerer kein Beweis für gutes Selbstmanagement.

Worum es wirklich geht, ist Ruhe.

Ein ruhiger Posteingang bedeutet:
Du bekommst weniger Nachrichten.
Und das bedeutet weniger Unterbrechungen.
Weniger Unterbrechungen bedeuten mehr Fokus.
Und mehr Fokus bedeutet am Ende: bessere Arbeit und weniger Stress.

Häufige Fragen zum Thema E-Mails reduzieren

Zum Schluss habe ich dir noch ein paar Fragen zusammengestellt, die mir in Coachings und Trainings immer wieder gestellt werden.

Wenn du beim Lesen gemerkt hast, dass dein Posteingang dich regelmäßig stresst, dann lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Im Coaching arbeite ich genau an diesen Stellschrauben: Kommunikation, Klarheit und ein Arbeitsalltag mit weniger unnötigen Unterbrechungen.

Wenn du magst, lass uns dazu unverbindlich ins Gespräch kommen.

Titelbild: Foto von Kelli McClintock auf Unsplash