Digitale Ablage: Warum Ordnung allein nicht reicht

Wann hast du zuletzt eine Datei gesucht und nicht gefunden? Wie sehr bist du von der Masse an digitalen Informationen überfordert?

Vor diesen Herausforderungen stehen viele Menschen. Und das Interesse an einer guten digitalen Ablage und Ordnung ist groß.

Das habe ich neulich wieder festgestellt, als ich mir die Auswertung meiner beliebtesten Blogbeiträge angeschaut habe. Denn einer meiner meistgelesenen Beiträge ist „Digitale Ablage organisieren – in 6 Schritten zum Erfolg“. Darin erkläre ich Schritt für Schritt, wie man die eigene digitale Ablage organisiert.

Dieses Thema scheint also viele zu beschäftigen. Aber warum ist das so? Dieser Frage gehe ich in diesem Beitrag nach. Und du wirst sehen, dass der Wunsch nach einer digitalen Ablage mehr ist als das simple Ablegen und Speichern von Dateien, und sich vieles in unserem Kopf abspielt.

Digitale Ablage ist mehr als nur Aufräumen

Mit dem Aufräumen und Organisieren der digitalen Ablage kann man sehr viel Zeit verbringen. Man sucht nach der perfekten Ordnerstruktur, beschriftet alles nach einem ausgeklügelten System, verwendet Tags, Farben und Schlagwörter oder nutzt sogar ein spezialisiertes Dokumentenmanagementsystem.

Das sind sicherlich alles sinnvolle Maßnahmen. Denn das Ziel ist es ja, Ordnung ins Chaos zu bekommen und entspannter arbeiten und Informationen leichter finden zu können. Trotzdem fühlen sich Menschen nach dem digitalen Aufräumen oft nicht weniger gestresst oder sogar immer noch überfordert.

Denn das Problem ist oft nicht das System, sondern der Strom an Informationen, der ständig auf uns einprasselt. Denn die digitale Ablage ist nie fertig. Jeden Tag kommen neue Dateien und Informationen dazu. Die Herausforderung ist daher meist nicht, die digitale Ablage zu organisieren, sondern bewusst und richtig mit dem Input umzugehen.

Zu viele Informationen, zu wenig bewusste Entscheidungen

Ich kann mich noch gut an meine Kindheit und Jugend erinnern. Es war eine Zeit ohne Internet. Mein Wissen zog ich aus dem heimischen sündhaft teuren 20-bändigen Universallexikon und der örtlichen Stadtbücherei.

Zu dieser Zeit waren Informationen noch wertvoll und ihre Beschaffung mit Aufwand verbunden. Ich musste das Haus verlassen, einen längeren Fußweg auf mich nehmen, um in der Bücherei nach dem zu suchen, was ich wissen wollte. Und wenn ich Pech hatte, war das Buch, was ich lesen wollte, gerade an eine andere Person ausgeliehen und nicht verfügbar.

Heute ist dieser Aufwand nicht mehr nötig. Das Internet hat dafür gesorgt, dass alles zu jederzeit auffindbar und verfügbar ist. Eine kurze Google Suche liefert mit nur einem Klick eine Fülle von Informationen. Und mithilfe von KI kann man sich das Gesuchte mittlerweile sogar ganz individuell präsentieren und erklären lassen.

Diese ständige Verfügbarkeit von Informationen hat zu einem interessanten Phänomen geführt: Dem digitalen Horten.

Aufbewahren, Sammeln oder Horten?

Die digitale Ablage ist vielfältig. Sie besteht aus Dateien und Dokumenten, E-Mails, Bookmarks im Browser, Fotos und anderen Medien. Wir alle speichern diese Daten aus bestimmten Gründen. Und dabei kann man drei verschiedene Kategorien unterscheiden.

Aufbewahren

Viele Dokumente und Dateien im beruflichen wie privaten Umfeld wollen oder müssen wir aus nachvollziehbaren Gründen speichern. Darunter fallen zum Beispiel Bankunterlagen, Versicherungen, Verträge, Steuerunterlagen, Rechnungen, Zeugnisse, Urkunden, Projektunterlagen, Protokolle und ähnliches.

Alle diese Informationen sind wichtig für unser tägliches Leben und unseren Arbeitsalltag. Wir greifen regelmäßig auf sie zurück oder sind aus gesetzlichen Gründen dazu verpflichtet, sie aufzubewahren.

Sammeln

Anders verhält es sich mit Dingen, die wir zum Beispiel aus Vergnügen, für unsere persönliche Weiterentwicklung oder aus emotionalen Gründen abspeichern.

Wir sammeln Fotos unserer Familie und von Reisen, digitale Bücher und Dokumente zum Erweitern unseres Wissens oder zur Entspannung. All diese Informationen sind quasi unser erweitertes Gedächtnis in digitaler Form. Und wir nutzen dieses Gedächtnis bei Bedarf.

Horten

Und dann gibt es noch die Dinge, die wir einfach abspeichern, weil wir glauben, „es könnte irgendwann wichtig sein“. Diese Informationen, Dokumente und sonstigen Dateien werden, anders als beim Aufbewahren oder Sammeln, nicht aus rationalen Gründen gespeichert, sondern aus einem meist negativen emotionalen Gefühl. Das ist dann die digitale Variante des schon lange bekannten Messies.

Oft stecken Ängste dahinter. Die Furcht vor Verlust, ein überzogenes Sicherheitsempfinden oder auch Überemotionalität. Für manche Menschen besteht dann durchaus die Gefahr, dass die Grenze zu einer pathologischen Störung überschritten wird.

Mach den Test: Bewahrst du nur auf oder hortest du schon?

Warum Ordnung uns anzieht – und warum sie nicht reicht

Egal, ob man aufbewahrt, sammelt oder hortet: die Herausforderungen, die daraus resultieren, sind immer die gleichen.

Denn je mehr man speichert, umso weniger kann man die Informationen gezielt nutzen. Sie gehen in der Masse unter. Dann muss man suchen. Und das kann Stress auslösen.

Daher ist der Wunsch nach Ordnung auch nachvollziehbar. Denn Ordnung vermittelt ein Gefühl von Kontrolle in einer chaotischen Welt.

Doch wenn man es genauer betrachtet, kämpft man beim Aufräumen lediglich gegen die Symptome und nicht gegen die Ursachen.

Ja, Ordnung kann man durch Aufräumen herstellen. Doch tatsächliche Klarheit entsteht nicht durch bessere Ablagesysteme. Sie entsteht vielmehr durch bewusste Entscheidungen, was überhaupt in unseren Kopf (und ins digitale System) gelangt.

Die Lösung: Nicht sortieren, sondern steuern

Der wichtigste Faktor für eine gute digitale Ablage ist nicht das Organisieren. Es ist vielmehr das Selektieren und Priorisieren, schon bevor überhaupt etwas den Weg in deine digitale Ablage findet.

Es beginnt bereits beim Konsumieren von Informationen. Stelle dir deshalb häufiger bewusst die Frage, ob du dem nächsten Querverweis wirklich folgen solltest, du das nächste vorgeschlagene YouTube-Video anschauen musst, das kostenlose E-Book tatsächlich brauchst. Betrachte diese Überlegungen als ersten Auswahlfilter.

Entscheide gezielt, ob du es wirklich brauchst, oder du wieder Gefahr läufst, deiner Sammelleidenschaft zu erliegen oder dem Horten zu verfallen.

Letztendlich geht es nicht um das Schaffen einer Ablage oder die Verbesserung deines bestehenden Systems. Vielmehr geht es um die Fähigkeit, bewusst auszuwählen. Was brauche ich wirklich und was befriedigt lediglich meine inneren Sorgen und Ängste.

Hier mal ein konkretes Beispiel.

Vielleicht gehörst du ja zu den Menschen, die einfach keine einzige erhaltene oder gesendete E-Mail löschen können. 10.000 markierte oder in Ordnern einsortierte Nachrichten schlummern in deinem E-Mail-Programm.

Denn man könnte ja irgendwann genau diese Information noch mal benötigen, um sich zum Beispiel für eine Entscheidung rechtfertigen zu können. „Siehst du, vor vier Jahren habe ich dir xy geschrieben.“ Oder: „Du hast mir am xy geschrieben, dass…“.

Aber sind das Heraussuchen und Zitieren dieser E-Mails tatsächlich die Lösung? Oder ist es lediglich ein Hilfsmittel, um zum Beispiel einen Konflikt für sich zu entscheiden? Doch das ist nur das Beheben eines Symptoms. Die Ursachen für diesen Konflikt sind dadurch ja nicht verschwunden (mangelnde Absprachen, schlechtes Projektmanagement, etc.).

Langfristig ist es also zielführender sich darüber Gedanken zu machen, warum man bestimmte Informationen aufbewahrt, wovor man sich schützen möchte oder welche Probleme es überdeckt.

Wie ich dir dabei helfen kann

Wie du siehst, liegen die eigentlichen Herausforderungen der digitalen Ablage nicht im Ordnungssystem. Es ist nicht die Technik, sondern der Umgang mit Informationsflut und Prioritäten.

Wenn du merkst, dass deine digitale Ablage nur die Spitze des Eisbergs ist, dann lass uns über dein Selbstmanagement sprechen. Schreib mir eine Nachricht oder buche ein kostenloses unverbindliches Prio-Gespräch.

Wir werfen dann mal einen Blick auf deine Herausforderungen. Und wenn du tiefer in das Thema einsteigen und deine digitale Ablage in Angriff nehmen und digitale Ordnung schaffen möchtest, helfe ich dir gerne dabei. Ich unterstütze dich nicht nur bei der Schaffung von Ordnung, sondern auch bei deiner mentalen Klarheit, deinem Fokus und dabei, bessere Entscheidungen zu entwickeln.

Wer nicht nur aufräumen, sondern langfristig effizienter und stressfreier arbeiten will, braucht mehr als eine Ordnerstruktur: nämlich eine klare Strategie für die persönliche Selbstorganisation.

Fazit

Der Wunsch nach digitaler Ordnung ist verständlich. Wir leben in einem Zeitalter der Informationen und Vernetzung. Alles ist überall verfügbar. Doch genau das kann das Problem sein.

Wer sich überfordert fühlt, braucht keine neuen Ordner. Denn der wahre Hebel liegt nicht in der Ablage, sondern im Umgang mit Informationen. Es braucht ein System für Entscheidungen und Selbstorganisation.

Digitale Ordnung ist das Symptom. Mentale Klarheit ist das Ziel.