Für eilige Leser: Alles Wichtige im Überblick
Ausführlicher erfährst du alles Wissenswerte zu den Schritten in diesem Artikel.
Die digitale Welt ist toll. Informationen sind überall und jederzeit verfügbar. Und es ist genauso einfach, diese Informationen auch zu speichern.
Briefe kommen aus der Mode und landen immer häufiger als digitale Post auf unsere Computer und Mobiltelefone.
Alles ist einfach und bequem. Allerdings gibt es immer noch die gleichen Herausforderungen wie früher. Denn was früher in einem Aktenordner abgeheftet wurde, landet heute auf der Festplatte oder in der Cloud. Und gleichzeitig stellt sich immer noch die Frage: Wie organisiere ich das alles?
In diesem Beitrag möchte ich dir zeigen, wie du mithilfe des 7-Ordner-Systems sowohl im privaten als auch beruflichen Zusammenhang eine Dateiablage schaffst, die sowohl einfach in ihrer Erstellung ist, als auch eine klare Dokumentenstruktur bietet. Ohne langes Suchen und mit der Möglichkeit, sie jederzeit an neue Situationen anpassen zu können.
Also hinein in die Untiefen der eigenen Festplatte und Cloud.
Die Vorteile einer organisierten Dateiablage
Die Vorteile einer organisierten Dateiablage liegen klar auf der Hand: Übersicht, schnelles Finden aller nötigen Informationen und strukturiertes Arbeiten.
Denn das Speichern der Dokumente, Dateien, Fotos oder anderer Medien erfolgt nach einem klaren Plan. Alles hat seinen Platz, und alles ist an seinem Platz.
Im Privatleben ist eine organisierte Dateiablage eher mit Wohlfühlen verbunden. Marie Kondo hat es vorgemacht und uns die Ordnung in Schränken und Schubladen beigebracht. Und gleichzeitig hat sie immer auch betont, dass es nicht nur um eine sichtbare Ordnung von Kleidung und anderen Gegenständen geht, sondern auch um die innere Ordnung und Ausgeglichenheit.
Chaos erzeugt Stress und Frustration.
Ordnung schafft Klarheit und Ruhe.
Das gilt natürlich auch für das berufliche Umfeld. Hier kommt es aber zusätzlich auch noch darauf an, schnell und effizient zu sein.
Eine klare Ordnerstruktur ermöglicht es, Informationen logisch zu gruppieren, was den Zugriff darauf vereinfacht und beschleunigt.
Bevor du tiefer in das Thema 7-Ordner-System eintauchst, empfehle ich dir diesen Beitrag:
Die digitale Ablage organisieren – in 6 Schritten zum Erfolg.
Darin erfährst du ausführlich alles darüber, welche Voraussetzungen erfüllt sein sollten, wie man richtig ausmistet, wie die digitale Ablage im Team gelingt und wie man Dateien richtig benennt.
Die Dateiablage organisieren mithilfe der 7-Ordner-Methode
Voraussetzung für die Organisation deiner Dokumente und Datein ist, dass du dich vorher mit dem Ausmisten und Löschen beschäftigt hast. Denn es macht wenig Sinn, Zeit und Energie in die Archivierung von Dingen zu stecken, für die du gar keine Verwendung mehr hast.
Hierzu empfehle ich dir auch den folgenden Beitrag: Digitale Ablage – Warum Ordnung allein nicht reicht
Das 7-Ordner-System basiert auf der psychologischen Erkenntnis, dass Menschen dazu neigen, Informationen in Gruppen von bis zu sieben Elementen am effektivsten zu verarbeiten. Diesen Effekt können wir nutzen und eine digitale Umgebung schaffen, die es uns einfach macht, die gesuchten Informationen schnell und ohne Schwierigkeiten zu finden.
Zu einer organisierten Dateistruktur gehört auch der richtige Speicherort.
Die Magische Zahl Sieben: Grundlagen des 7-Ordner-Systems
Der US-amerikanische Psychologe George A. Miller forschte seit den 1950er Jahren im Bereich der kognitiven Neuropsychologie. In seinem bekanntesten Artikel „The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information" beschäftigte er sich mit der Merk- und Erfassungsfähigkeit des menschlichen Gehirns. Er stellte fest, dass die menschliche Kapazität zur Aufrechterhaltung des Überblicks über eine Gruppe von Objekten bei etwa sieben (+/-2) liegt. Diese Zahl 7 wird seitdem auch als die Millersche Zahl bezeichnet.
Übertragen auf die digitale Dateiorganisation bedeutet dies, dass eine Struktur mit bis zu sieben Hauptordnern ideal ist, um den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten.
Mit der 7-Ordner-Methode gibst du deiner Dateiablage eine feste Grundstruktur.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Von Hauptordnern zu Unterordnern
Um das 7-Ordner-System effektiv zu implementieren, beginne mit sieben Hauptordnern, die dann als erste Sortierungsebene dienen.
Schritt 1: Kategorisierung
Überlege dir, welche Hauptkategorien den Großteil deiner Dateien abdecken können. Diese könnten beispielsweise Finanzen, Projekte, Persönliches, Weiterbildung, Gesundheit, Hobbys und Beruf umfassen.
Schritt 2: Hauptordner erstellen
Lege für jede der definierten Hauptkategorien einen Ordner an. Mache das im vom Betriebssystem vorgesehenen Ordner „Dokumente“. Diesen findest du über den Windows Explorer bzw. den Finder beim Mac.
Schritt 3: Dateien zuordnen
Beginne nun, deine Dateien den entsprechenden Ordnern zuzuweisen und verschiebe sie in die neu erstellten Ordner.
Schritt 4: Organisation der Hauptordner
Wenn alle Dateien in die neuen Ordner verschoben sind, kannst du mit der Organisation jedes Hauptordners beginnen und ihn wiederrum in bis zu sieben (+/- zwei) Unterordner aufteilen.
Schritt 5: Weitere Unterebenen
Füge bei Bedarf weitere Unterebenen hinzu.
TIPP
Meiner Erfahrung nach reichen maximal 4 Ordnerebenen aus, um alle Dateien und Dokumente in einer ausreichend detaillierten und logischen Struktur abzulegen. Noch mehr Ebenen sorgen meist dafür, dass die Übersichtlichkeit wieder abnimmt oder der Aufwand, sich bis zur untersten Ordnerebene durchzuklicken, unverhältnismäßig groß wird.
Durch Gruppierungen und Nummerierungen kannst du deine Ordnerstruktur individuell anpassen.
Anpassung der digitalen Ablage an den eigenen Arbeitsstil
Das Schöne am 7-Ordner-System ist seine Flexibilität. Es lässt sich leicht an deinen persönlichen Arbeitsstil und deine Bedürfnisse anpassen. Vielleicht benötigen manche Bereiche deines Lebens oder deiner Arbeit mehr Unterkategorien, während andere mit weniger auskommen. Es gibt kein richtig oder falsch.
Das System gibt dir außerdem die Freiheit, nach Bedarf jederzeit Anpassungen vorzunehmen, solange die Gesamtstruktur übersichtlich und handhabbar bleibt. Wichtig ist, dass das System für dich funktioniert und deine Produktivität fördert.
Das erste Zeichen im Namen bestimmt die Reihenfolge – es müssen nicht immer 7 Ordner sein.
Beispiele für deine digitale ordnerstruktur
Allgemein ist es sinnvoll, Berufliches und Privates möglichst zu trennen. Entweder durch die Verwendung von unterschiedlichen Geräten oder aber durch einen Dateipfad, der direkt in der ersten Ebene zwischen Beruf und Privatem unterscheidet.
Frage dich dann, welche Hauptthemen du abdecken möchtest, z.B. was deine Familie betrifft, Finanzen, Hobbys, Gesundheit, Vereine, Ehrenämter, Reisen, usw.
Eine erste Ordnerstruktur könnte also so aussehen:
- Privat
- Rechnungen
- Versicherung
- Hobby xy
- Verein xy
- Gesundheit
- Kinder
- Reisen
- Beruf
- Projekte
- Abrechnungen
- Vorlagen
- Weiterbildung
- Dienstreisen
Falls du weitere Inspiration benötigst, wie du deine Dateiablage sinnvoll organisieren kannst, habe ich dir hier noch einige Beispiele zusammengestellt. Dies sind natürlich nur Anregungen. Da jeder von uns eigene Anforderungen, Vorlieben und Organisationsmethoden hat, passe diese Beispiele einfach an deine Bedürfnisse an.
Jede Dateiablage ist individuell.
Keine Regel ohne Ausnahme: Fotos und Musik
Eine Ausnahme bei der Organisation deiner digitalen Ablage bilden Fotos und Musik. Sie zu organisieren kann, wenn man es manuell macht, zu einer Mammut-Aufgabe werden.
Fotos sind mittlerweile zu einem täglichen Hilfsmittel geworden, um den Tag, Ereignisse und sogar Informationen festzuhalten. Aus diesem Grund ist der Umfang der Dateien für gewöhnlich auch sehr hoch. Genauso wie der Aufwand, sie zu organisieren.
Zum Glück gibt es hierfür zahlreiche Apps, die einem diese Arbeit abnehmen. Von Haus aus dabei liefert Windows die Microsoft Fotos App und Apple die entsprechende Mac-Variante.
Diese Apps sind bereits sehr gut darin, Fotos nach verschiedenen Kriterien wie Aufnahmedatum oder Aufnahmeort (bei entsprechender Geotagging-Einstellung der Kamera) zu sortieren und organisieren. Die Apple App ist darüber hinaus auch in der Lage, Inhalte von Bildern und sogar Personen automatisch zu erkennen.
Darüber hinaus gibt es natürlich zahlreiche andere Apps, die einem auch mithilfe von KI einen Großteil der Organisationsarbeiten abnehmen.
Daher rate ich davon ab, sich die Arbeit der manuellen Fotoablage anzutun.
Genauso verhält es sich mit Musikdateien. Auch hierfür gibt es die entsprechenden Standard-Apps oder andere Software, die diese Aufgabe für einen erledigen.
Fazit
Wie du siehst, ist es gar nicht so schwer, das digitale Chaos zu zähmen und eine klare digitale Ordnerstruktur zu erstellen.
Falls du noch mehr über das Thema erfahren willst, dann schau dir unbedingt diese beiden Artikel an:
Die digitale Ablage organisieren – in 6 Schritten zum Erfolg
Digitale Ablage: Warum Ordnung allein nicht reicht.
Und wenn du Unterstützung bei der Organisation deiner Ablage benötigst, egal ob Papier oder digital, dann melde dich gerne bei mir, und wir schauen gemeinsam, wie ich dich unterstützen kann.
