Für eilige Leser: Alles Wichtige im Überblick
Ausführlicher erfährst du alles Wissenswerte zur täglichen Informationsflut in diesem Artikel.
Rund 75 % unseres Arbeitstages verbringen wir mit Kommunikation (Quelle: State of Business Communication Germany Report, Grammarly & Statista 2024). Wir lesen und schreiben E-Mails, sprechen im Büro mit Kolleg:innen, stimmen uns in Meetings ab, quatschen an der Kaffeemaschine, chatten über Teams, Slack und Projektmanagement-Tools, telefonieren, und in der WhatsApp-Team-Gruppe wird auch fleißig diskutiert.
Ganz schön viele verschiedene Kanäle. Und über jeden dieser Kanäle kommen Aufgaben und Informationen. Da kann es durchaus herausfordernd sein, den Überblick zu behalten. Schnell geht dabei etwas verloren. Genau das ist Informationsflut: mehr Nachrichten und Informationen, als wir nebenbei sinnvoll verarbeiten können.
In diesem Beitrag möchte ich dir einige Ideen mit auf den Weg geben, wie du dich in der Informationsflut zuverlässig zurechtfindest und dabei nichts Wichtiges vergisst.
Warum geht in der Informationsflut so viel verloren?
Jeder Kanal ist ein eigener Eingangskorb. Und bei jedem Kanal sieht dieser anders aus. Bei E-Mails geht es noch recht organisiert zu, denn die Nachrichten landen in chronologischer Reihenfolge im Posteingang und haben eine Betreffzeile.
Jeder Chat ist ein eigener Posteingang.
Schwieriger wird es schon bei Chats. Jeder Chat ist ein eigener Posteingang. Und wenn eine Person zusätzlich mit dir in einem Gruppenchat ist, kann sie dich schon über zwei Eingangskörbe erreichen.
Bei Gesprächen im Büro, Meeting, an der Kaffeemaschine oder am Telefon musst du den Eingangskorb selbst erstellen, z. B. in Form einer Notiz.
Gleichzeitig verstecken sich die Aufgaben und Informationen manchmal in langen Texten, kleinen Nebensätzen oder einer beiläufigen Bemerkung.
Und selbst wenn man sich auch später noch daran erinnern kann, von welcher Person eine Information kam, ist oft die Frage: Kam die Nachricht per Mail, im Chat (und wenn ja in welchem) und wo habe ich mir das notiert?
Mir selbst ist es früher genau so ergangen. Ich konnte mir meist gut merken, von wem ich eine Nachricht erhalten hatte, aber über welchen Kanal sie kam, das war meistens Sucharbeit. Und genau das war extrem unproduktiv. Denn dieses ständige Hin-und-Her-Springen zwischen diesen Kanälen kostete nicht nur Zeit, sondern auch Konzentration.
Also fing ich an, alle Aufgaben an einem Ort zu sammeln. Das Ein-Ort-Prinzip war geboren.
Wie werden aus Nachrichten Aufgaben? Das Ein-Ort-Prinzip für Aufgaben
Der zentrale Gedanke des Ein-Ort-Prinzips für Aufgaben ist einfach erklärt: Jede Aufgabe landet an genau einem zentralen Ort, egal über welchen Kanal sie kommt.
Ein zentraler Ort für alle deine Aufgaben
Für mich ist es seitdem die Erinnerungen-App von Apple. Wie ich sie genau nutze, habe ich in diesem Beitrag erklärt: Apple Erinnerungen richtig nutzen.
Jede E-Mail, die ein To-do für mich enthält, wird zu einer Aufgabe. Enthält die E-Mail mehrere To-dos, werden es mehrere Aufgaben oder eine Aufgabe mit Unteraufgaben.
Mündliches notiere ich mir auch sofort in der App oder parke es erst einmal auf einem Notizzettel. Später übertrage ich dann alle Notizen in entsprechende Aufgaben.
So finden alle Aufgaben, egal wie sie mich erreicht haben, ihren Weg an den zentralen Ort.
Und um auch innerhalb jeder Aufgabe nachvollziehen zu können, was sie konkret beinhaltet, ist es hilfreich, alle relevanten Informationen einzutragen.
Eine gute Aufgabe enthält:
So wird deine Aufgabenliste zur Schaltzentrale.
Und was ist mit Informationen, die keine Aufgaben sind?
Nicht jede Kommunikation endet in einer Aufgabe für dich. Manchmal bekommst du einfach nur Informationen, die du aber für wichtig hältst und sie deswegen aufbewahren möchtest.
Auch hierfür sollte es festgelegte Orte geben. Das kann eine sinnvolle Ordnerstruktur auf dem Computer sein, Notizen-Apps, CRM-Tools oder andere Apps zur Organisation des persönlichen Wissensmanagements (z. B. Notion oder Obsidian). Auch ein physisches Notizbuch ist möglich. Wichtig ist nur, dass du alles zuverlässig wiederfindest.
Wenn du mehr über digitale Organisation erfahren möchtest, dann helfen dir diese Beiträge weiter: Digitale Ablage organisieren und Digitale Ablage: Warum Ordnung allein nicht reicht
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Wann und wie arbeite ich meine Posteingänge ab?
Die digitale Welt hat einen großen Nachteil: Sie ist ständig aktiv. E-Mails und Chat-Nachrichten sind nach wenigen Sekunden beim Empfänger und unsere Geräte melden zuverlässig jede neue eingegangene Nachricht. Und die Masse an Nachrichten kann schnell überfordern. Gleichzeitig lenken uns die ständigen Signale von Smartphone und Computer regelmäßig ab. Und das verleitet dazu, auch immer darauf zu reagieren.
Doch davon rate ich dringend ab. Sofern es deine Rolle und dein Job zulassen, reagiere nicht ständig auf Nachrichten, sondern verarbeite sie nur zu festen Zeiten. Stelle dafür am besten alle relevanten Push-Benachrichtigungen für Mail, Chat und Social Media aus. Definiere dir stattdessen feste Zeitfenster dafür.
Überlege dir auch eine feste Entscheidungsregel pro Nachricht, um zu entscheiden:
- Erledigen: wenn es weniger als 2 Minuten dauert
- Einplanen: als Aufgabe in die Aufgabenliste
- Ablegen: wenn es nur eine Information ist
- Löschen: wenn die Nachricht nicht relevant ist
So gestaltest du dir deinen ganz persönlichen Ablauf, um die verschiedenen Kommunikationskanäle zu verarbeiten.
Doch wie sieht es aus, wenn es um die Zusammenarbeit im Team oder Unternehmen geht?
Welche Kommunikations-Spielregeln helfen im Team?
Im Unternehmenskontext ist man sehr häufig fremdbestimmt, auch im Zusammenhang mit der Kommunikation. Doch warum sollten die Regeln und Routinen, die man sich selbst gesetzt hat, nicht auch für andere gelten?
Daher empfehle ich, auch im Team oder sogar unternehmensweit, feste Regeln für die Kommunikation zu erarbeiten.
Du bist Führungskraft? Dann besprich die Kommunikationsregeln mit deinem Team und lebe sie vor. Nur so werden sie auf Dauer zur Gewohnheit.
Du bist selbstständig? Dann kläre diese Regeln mit deinen Kund:innen und Partnern. Sie sind meist dankbar, klare Informationen zu erhalten.
Wie kommuniziere ich selbst so, dass andere es leicht haben?
Auch wenn du keine Führungskraft bist, kannst du mit gutem Beispiel vorangehen. Das hilft nicht nur im Team, sondern bringt auch dir selbst viel Erleichterung.
Sei klar in deiner Kommunikation, dann bekommst du auch klare Antworten.
Wer viel schreibt oder redet, macht es dem Gegenüber schwer, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Bleibe bei deiner Kommunikation immer klar. Gliedere zum Beispiel Texte optisch. Nutze Aufzählungszeichen und Absätze. Hebe Wichtiges hervor.
Stelle bei Bedarf konkrete Fragen:
So erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, das Richtige zu tun und klare Antworten zu erhalten.
Halte dich an die Spielregeln, auch wenn es mal schnell gehen muss
Zeige allen, dass du es mit der Kommunikation ernst meinst und man sich auf dich verlassen kann. Behalte deine Regeln und Abläufe bei, auch wenn es ohne sie mal schneller ginge. So zeigst du Kommunikationsstärke.
Bestätige mündliche Absprachen schriftlich
Halte in Gesprächen erhaltene oder verteilte Aufgaben noch einmal schriftlich fest und teile sie mit deinen Kontakten. So kannst du sicherstellen, dass alles Wesentliche richtig verstanden wurde. Das gilt natürlich auch für Meetings. Schließe kein Meeting ohne Wer-Was-Bis wann ab.
Was sind die typischen Fehler bei der Aufgabenverwaltung?
Es gibt nicht DIE perfekte Aufgabenverwaltung. Jede:r muss hier einen eigenen sinnvollen Weg finden. Die folgenden Fehler begegnen mir in meinen Coachings und Trainings aber immer wieder.
Aufgaben an mehreren Orten sammeln
Die E-Mail ist geflaggt, ein To-do aus dem Meeting steht im Notizbuch, am Monitor klebt ein Post-it und im Chat hast du dir die wichtige Nachricht der Kollegin markiert. Jede Aufgabe ist irgendwo notiert. Trotzdem fehlt der Überblick.
Denn bevor man überhaupt entscheiden kann, was heute wirklich wichtig ist, musst du erst einmal alle Fundorte und Kanäle abklappern. Das funktioniert im Alltag selten vollständig. Manches gerät in Vergessenheit, bis jemand nachfragt.
Mehrere Orte sind daher meist unübersichtlich. Prioritäten setzen kannst du nur, wenn du alle Aufgaben auf einen Blick siehst.
Posteingang als To-do-Liste nutzen
Eine E-Mail lesen, darin eine Aufgabe finden und dann wieder als ungelesen markieren, um die Aufgabe später zu bearbeiten: So arbeiten viele. Doch sinnvoll ist das nicht. Schließlich liegt die Aufgabe weiterhin im Posteingang, rutscht durch neu eingegangene Nachrichten immer weiter nach unten und muss somit entweder in irgendeinen Ordner sortiert werden oder farbig markiert oder geflaggt usw. Schnell wird es im Posteingang unübersichtlich.
Und was ist, wenn eine Nachricht mehrere Aufgaben enthält? Auch das ist schwierig nachzuverfolgen.
Die „Merk ich mir schon“-Falle
Es gibt Menschen, die haben ein gutes Gedächtnis und können sich viel merken. Doch auch sie können mal etwas vergessen. Daher empfehle ich immer das Prinzip der Schriftlichkeit. Schreibe dir eine Aufgabe so früh wie möglich auf. So entlastest du gleichzeitig dein Gehirn.
Ein weiteres Risiko: Bei der Arbeit im Team sind Aufgaben, die nur in den Köpfen der Einzelnen existieren, nicht sichtbar. Und sobald eine Person krank wird oder vielleicht sogar das Team verlässt, gehen diese Informationen verloren.
Delegiertes aus den Augen verlieren
Was du anderen gibst oder bei anderen angefragt hast, geht im Alltag am häufigsten verloren. Aufgaben, die du delegiert hast, gehören somit auch an deinen zentralen Ort, zum Beispiel als eigene Liste „Warten auf“. Ein entsprechendes Datum hilft dir dann dabei, diese Erinnerung auf Wiedervorlage zu legen und gegebenenfalls nachzuhaken.
Ständig erreichbar sein und das für produktiv halten
Ständige Erreichbarkeit hat immer Unterbrechungen zur Folge. Sei es ein Anruf oder eine Push-Benachrichtigung. Und die Reaktion darauf benötigt ebenfalls Zeit. Auch wenn sich das dann so anfühlt, als wäre man ständig beschäftigt, hemmt der ständige Wechsel zwischen Aufgaben, Benachrichtigungen und Beantwortung den Arbeitsfluss. Ständig muss man sich neu in eine Situation hineinfinden. Und das kostet wiederum Zeit. Das ist alles andere als produktiv.
FAQ
Diese Frage kann man nicht pauschal beantworten. Und ich möchte auch keine konkrete Empfehlung aussprechen. Die Auswahl ist von vielen Faktoren abhängig, wie zum Beispiel deiner Arbeitsweise, deinem Betriebssystem, den anfallenden Aufgaben und ob du alleine oder im Team arbeitest.
Ich selbst nutze die Erinnerungen-App von Apple (hier habe ich erklärt, wie ich die Erinnerungen-App eingerichtet habe). Andere Möglichkeiten sind zum Beispiel Microsoft To-Do, Microsoft Planner, Todoist, Things und viele weitere.
Wichtig ist, dass das Tool zu deiner Arbeitsweise passt und nicht du dich dem Tool anpassen musst.
Die Tatsache, dass du diesen Beitrag hier liest, zeigt, dass dir gute Kommunikation wichtig ist. Und genau das kannst du deinem Team auch mitteilen. Tauscht euch untereinander aus, und du wirst merken, dass auch andere die gleichen Herausforderungen haben. Überlegt euch gemeinsam, worauf ihr Wert legt, was euch wichtig ist und formuliert daraus erste Regeln. Probiert sie aus und passt sie gegebenenfalls an. Und wenn du und dein Team alleine nicht weiterkommen, dann melde dich gerne bei mir. Ich unterstütze euch gerne.
Das ist sehr stark davon abhängig, in welcher Funktion du tätig bist. Wenn du in einem Service-Bereich tätig bist, wo du schnell auf Nachrichten reagieren musst (zum Beispiel IT-Service, Kundendienst), dann ist der Posteingang vermutlich dein wichtigstes Werkzeug, und du musst ihn ständig im Auge behalten.
Doch für alle anderen Tätigkeiten reichen vermutlich wenige feste Zeiten am Tag. Checke deine Nachrichten morgens zu Beginn des Tages, dann direkt vor oder nach der Mittagspause und schließlich noch einmal am Nachmittag. In vielen Fällen reicht das aus. Schließlich willst du ja auch noch Zeit für andere Dinge haben.
Nur bedingt. Wenn du eine Info vor der Ablage noch aufarbeiten musst (zum Beispiel zusammenfassen, ausformulieren oder anderweitig bearbeiten), kann dies je nach Aufwand eine Aufgabe sein. Und die kommt dann in die Aufgabenliste.
Wenn die Info aber einfach nur abgelegt werden muss, dann mache das am besten sofort. Andernfalls besteht die Gefahr, die Info später in den Kommunikationskanälen nicht mehr wiederzufinden. Ein sinnvolles Ablagesystem stellt übrigens die 7-Ordner-Methode dar.
Fazit
Zum Schluss noch einmal das Wichtigste.
Informationen und Aufgaben im Blick zu behalten ist mehr, als sich nur Notizen zu machen. Es geht immer um Kommunikation, mit Kund:innen, Kolleg:innen oder mit dir selbst. Und die Kommunikationskanäle können vielfältig sein. Der Schlüssel liegt darin, diese Kanäle zu bündeln und in ein einheitliches System zu bringen. Mache das Ein-Ort-Prinzip zu deiner wichtigsten Regel. So sorgst du für einen optimalen Überblick.
Sich solch einen Überblick zu verschaffen, kann herausfordernd sein. Gehe deshalb pragmatisch vor. Fange mit einer Regel oder einem Kanal an.
Welcher Kanal ist bei dir der größte Aufgabenfresser?
Probiere aus, was funktioniert und was nicht. Und dann erweitere dein System. Wenn du dabei Unterstützung suchst, melde dich gerne bei mir. Ich helfe Menschen dabei, ihr persönliches Selbstmanagement zu entwickeln, alles im Blick zu behalten und Prioritäten in ihre Aufgaben zu bekommen.
Titelbild von Luis Villasmil auf Unsplash
Hi, ich bin André!
Ich bin Prioritäten-Coach aus Haan im Rheinland. Seit über 25 Jahren helfe ich Menschen dabei, sich und ihre Arbeit besser zu organisieren: klarer priorisieren, strukturierter arbeiten, digital aufgeräumt sein.
In meine Artikel lasse ich meine Erfahrungen als Biologe, Lean Manager in der Industrie und Coach einfließen. Hier erfährst du Wissenswertes rund um die Themen Zeitmanagement, Selbstführung, Teamorganisation, Stressbewältigung und Veränderung. Ich stehe für Pragmatismus statt Perfektionismus. Das gilt für meine Arbeit genauso wie für die Tipps auf dieser Website.
