Regeln für erfolgreiche Meetings – und was wirklich zählt

Ich habe in meinem bisherigen Berufsleben schon in sehr vielen Meetings gesessen (oder gestanden). Wenige davon waren wirklich gut, viele durchschnittlich und manche sogar richtig furchtbar.

Statistiken besagen, dass Arbeitnehmende durchschnittlich 25 % ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Hochgerechnet auf meine knapp 25 Jahre im Angestelltenverhältnis sind das rund 6 ¼ Arbeitsjahre, die ich in Besprechungen verbracht (und teilweise verschwendet) habe.

Wenn wir alle so viel Zeit in Meetings verbringen: Warum gibt es überhaupt so viele davon? Und warum sind sie oft so schlecht?

In diesem Beitrag möchte ich dir zeigen, welche tiefergehenden Ursachen schlechte Meetings haben und was daraus resultiert. Und ich gebe dir Tipps, wie du mit einfachen Veränderungen die Qualität deiner Meetings deutlich erhöhen kannst.

Meetings sind teuer: Warum unproduktive Besprechungen so viel kosten

Meetings kosten Zeit. Das weiß vermutlich jeder. Und der Zeiteinsatz erhöht sich mit jeder zusätzlich teilnehmenden Person. Schon 8 Personen, die in einer einstündigen Besprechung sitzen, kosten das Unternehmen einen ganzen Arbeitstag.

Aber es sind nicht nur diese offensichtlichen Kosten, die bei jedem einzelnen Meeting entstehen.

Meetings sind weit mehr als nur ein harmloser Zeitblock im Kalender. Denn jeder dieser Termine ist auch immer ein Eingriff in das Tagesgeschäft der teilnehmenden Personen. Eine Unterbrechung der Konzentrationsarbeit. Und gleichzeitig auch oft noch mit einem Ortswechsel verbunden, wenn es sich um eine Präsenzveranstaltung handelt.

Diese Unterbrechung des Arbeitsflusses kostet auch immer Energie. Energie, die nötig ist, um sich mental in das Meeting-Thema hineinzuführen, Gedanken zu formulieren, fokussiert zuzuhören, zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen.

Nach dem Meeting erfordert es wiederum Energie, in die unterbrochene oder eine neue Aufgabe hineinzufinden.

Wenn dann noch das Meeting für die Teilnehmenden unbefriedigend ist, kein Ergebnis hervorgebracht wird, länger dauert als geplant oder vielleicht noch Konflikte entstehen, dann steigt die generelle Unzufriedenheit. Der Energielevel für den Tag wird niedriger, die Motivation sinkt. Und mit jedem weiteren schlechten Meeting vergrößert sich der Frust.

Dann entstehen für das Team oder das Unternehmen langfristige Kosten, die nur schwer greifbar sind:

Meetings sind also weit mehr als nur ein Zeitfresser. Sie sind vielmehr ein Zeichen für grundlegende Probleme und Herausforderungen im Unternehmen.

Meetingkultur als Spiegel deiner Führung und Zusammenarbeit

Meetings sind ein wesentlicher Baustein eines typischen Arbeitstags. Und sie spiegeln oft wider, wie das Unternehmen in seiner Gesamtheit tickt.

Sie zeigen, wie Führung in einem Unternehmen gedacht wird.

Handeln wir im Dialog, oder ist unser Handeln autoritär geprägt?

Das zeigt sich in Besprechungen besonders deutlich. Gibt es die eine Person, die das Heft in der Hand hält und alles bestimmt oder gibt es einen lebhaften Austausch zwischen den Teilnehmenden, in dem alle Meinungen und Sichtweisen gehört und berücksichtigt werden?

Meetings offenbaren auch, wie Verantwortung verteilt wird, oder ob sie versickert.
Die Veranstaltung ist zu Ende, nichts wurde entschieden, keiner fühlt sich verantwortlich, und alle gehen wieder an ihre Arbeit? Oder verlassen alle mit einer klaren Aufgabe und eindeutigen Entscheidungen das Meeting?

Besprechungen sind auch ein Indikator dafür, ob Selbstorganisation gelebt wird oder nur ein Schlagwort ist.

Frage dich selbst, was deine Meetings über die folgenden Faktoren aussagen:

Auch wenn deine Meetings chaotisch, überladen oder zäh sind, ist das oft nur ein Symptom. Die Ursache liegt viel tiefer: in eurer Kommunikations- und Entscheidungskultur.

Typische Fehler in Meetings: Ursachen und Verbesserungsmöglichkeiten

Eine mangelhafte Unternehmens- und Meetingkultur zeigt sich oft an klar erkennbaren Situationen.

Oft nehmen viel zu viele Leute an einem Meeting ein. Womöglich laden sich sogar weitere Personen ein, die ursprünglich nicht vorgesehen waren, aber unbedingt dabei sein wollen.

Obwohl eigentlich genügend Personen teilnehmen, gibt es oft keine klare Verantwortung. Weder für die produktive Führung des Meetings noch für die konstruktive Teilnahme und die anschließenden Maßnahmen.

Doch wenn man schon mal so schön zusammensitzt, kann man auch direkt noch andere Themen besprechen, stimmt's? Leider sind sie oft nicht von Relevanz für das eigentliche Thema, sondern lenken meist nur ab. Es fehlt Fokus.

Und dann sind da ja noch die unangenehmen Themen und Wahrheiten. Sie werden lieber nicht angesprochen. Niemand will schließlich „blöd dastehen“.

Vorschläge machen? Lieber nicht. Denn dann muss man sie auch umsetzen. Man hat ja immerhin die Idee geliefert.

So verpuffen Meetings oft in Belanglosigkeit und zeigen kaum Wirkung. Nachbereitung und konkrete Entscheidungen? Fehlanzeige.

Die beiden entscheidenden Fragen werden dabei meist gar nicht gestellt:

Deshalb ist es hilfreich, sich bereits vor der Planung eines Meetings konkrete Gedanken zu machen.

Checkliste: Wann ein Meeting sinnvoll ist und wann nicht

Eine gute Meetingkultur beginnt schon vor dem eigentlichen Termin und mit ganz konkreten Fragen vor der Einladung.

Wenn du diese Fragen eindeutig beantworten kannst und entscheidest, dass ein Meeting trotzdem die beste oder einzig mögliche Wahl ist, kannst du mit der Planung beginnen.

Meetings erfolgreich vorbereiten: Rollen, Agenda, Verantwortung

Schon die Vorbereitung kann über Erfolg und Misserfolg eines Meetings entscheiden. Daher empfehle ich dir, gründlich dabei vorzugehen.

Natürlich kann man nicht pauschal sagen, wie lange die Vorbereitung sein sollte. Manche Termine sind schnell organisiert, bei herausfordernden Themen oder einer großen Personengruppe kann es entsprechend länger dauern.

Das Ziel ist es aber immer, einen klaren Ablauf zu garantieren und die Verantwortung und Haltung jeder einzelnen Person sichtbar zu machen.

Diese Punkte helfen dir bei der optimalen Vorbereitung:

Meetings effektiv durchführen: Regeln und Respekt

Schon in der Schule lernen wir, dass Gruppen besonders gut funktionieren, wenn alle sich an die Spielregeln halten und eine konkrete Aufgabe haben. Das gilt natürlich auch für Meetings.

Mit den folgenden Rollen gewinnt deine Besprechung an Struktur und Produktivität:

Und wenn die Teilnehmenden auch noch die Spielregeln einhalten, steht einem erfolgreichen Meeting nichts mehr im Weg.

Meetingspielregen für den reibungslosen Ablauf

Psychologische Sicherheit in Meetings

Aber nicht nur die Regeln sind wichtig. Auch die Interaktionen zwischen den Teilnehmenden sind von Bedeutung. Dabei spielt es keine Rolle, ob du das Meeting leitest oder Teilnehmer:in oder Führungskraft bist.

• Wer spricht? Wer schweigt?
• Wird Kritik offen geäußert oder nur gelächelt?
• Darf jemand sagen: „Ich verstehe das nicht?“

Wirklich gute Meetings sind Orte, wo man sich zeigen darf. Mit Unsicherheit, Fragen und Kritik.

Die perfekte Teamdynamik: Meeting-Typen erkennen und steuern

In Meetings kommen oft die unterschiedlichsten Charaktere zusammen. Dann kann es auch schon mal zu Reibereien und Konflikten kommen. Wenn man sich aber schon vorab mit den verschiedenen Archetypen auseinandersetzt und sich der Gruppendynamik bewusst ist, kann man diese Vielfalt auch für sich nutzen.

Meetings nachbereiten: Aufgaben klären, Ergebnisse sichern

Du hast es fast geschafft. Dein Meeting war produktiv und es wurden Entscheidungen getroffen. Jetzt gilt es dranzubleiben und die Wirkung abzusichern und Verbindlichkeit zu schaffen. Mit den zuvor genannten Meetingregeln ist das dann keine Herausforderung mehr.

Fazit: Warum effiziente Meetings deine Unternehmenskultur prägen

Wie du gesehen hast, sind Meetings nie nur ein Termin. Sie sind ein wichtiger Baustein der Unternehmenskultur. Und sie zeigen, wie wir zusammenarbeiten.

Wenn wir sie verbessern, verändert sich mehr als nur der Inhalt unserer Kalender.

Wir schaffen Klarheit, Verbindlichkeit und Raum für echte produktive Zusammenarbeit.

Das steigert nicht nur die Zufriedenheit aller Mitarbeitenden, sondern letztendlich auch den Erfolg des ganzen Unternehmens.

Wenn du der Meinung bist, dass die Meetingkultur in deinem Team oder Unternehmen verbesserungswürdig ist und du Unterstützung brauchst, melde dich gerne bei mir oder schau dir auch mein Angebot zu Teamworkshops an. Ich begleite euch gerne auf dem Weg zu einer echten Meetingkultur.

Bilder und Grafiken: ChatGPT & undraw.io.