Über To-do-Listen und meine To-Want-Liste Q4 2025

To-do-Listen sind wahrscheinlich eines der einfachsten und häufigsten Hilfsmittel, wenn es um die persönliche Arbeitsorganisation geht. In ihrer schlichtesten Form als heruntergeschriebene Liste ist sie bereits für viele zum unverzichtbaren Begleiter geworden.

Doch sie hat auch Nachteile. Denn als alleiniges Organisationswerkzeug ist sie nur begrenzt hilfreich.

Da trifft es sich ganz gut, dass während des Schreibens dieses Blogbeitrags Judith Peters zum sogenannten Blogtoberfest eingeladen hat und dazu aufruft, über die eigene To-Want-Liste zu schreiben. 

Warum erwähne ich das? Weil es sehr gut zu diesem Beitragsthema passt.

In diesem Blogbeitrag möchte ich deshalb erklären, was To-do-Listen, To-Want-Listen, Ziele und OKR (dazu später mehr) miteinander zu tun haben und warum das Verständnis darüber dein Selbstmanagement auf ein neues Level heben kann.

Gleichzeitig gebe ich auch einen Einblick in meine eigene To-Want-Liste für das 4. Quartal 2025 und wie ich mich selbst bei der Planung meiner Aufgaben organisiere.

To-do-Listen: Was sie können und was nicht

Warum schreiben wir eigentlich To-do-Listen?

In erster Linie deshalb, um die Dinge nicht zu vergessen, die auf dieser Liste landen.

Und damit erfüllt die To-do-Liste bereits ihren wichtigsten Zweck: Sie ersetzt unser Gedächtnis und folgt dem Prinzip der Schriftlichkeit. Alles, was wir aufschreiben, müssen wir uns nicht mehr zwangsläufig merken.

Und es gibt noch einen weiteren Vorteil: Wir können erledigte Dinge durchstreichen oder abhaken. Das klingt zunächst banal, hat aber einen sehr starken psychologischen Effekt. Denn es ist sozusagen die Belohnung für das Erledigen einer Aufgabe. Und je mehr Punkte auf der Liste durchgestrichen oder abgehakt sind, umso besser fühlt es sich an.

Doch die To-do-Liste hat auch Nachteile. Denn sie ist nur sehr begrenzt dazu geeignet, den genauen Status und den zeitlichen Aspekt von Aufgaben darzustellen.

Für den Bearbeitungsstatus gibt es die Möglichkeit, To-dos in Form einer Kanban-Tafel darzustellen. So können verschiedene Phasen einer Aufgabe besser visualisiert und verfolgt werden. Die Kanban-Tafel ist somit die Weiterentwicklung der To-do-Liste.
In meinem Beitrag Deine persönliche Arbeitsorganisation mit Kanban habe ich genau erklärt, wie das funktioniert.

Beim zeitlichen Aspekt kann man natürlich ein Enddatum hinter jede Aufgabe schreiben. Doch das wird sehr schnell unübersichtlich. Und im schlechtesten Fall führt es zu einem Prioritätenchaos.

Der nächste sinnvolle Schritt ist es deshalb, einen zeitlichen Horizont zu definieren. Und dieser ist immer das Quartalsende. Warum das sinnvoll ist und wie genau das funktioniert, erfährst du im nächsten Kapitel.

Wichtig ist zunächst einmal, dass man sich gedanklich von der womöglich endlosen und eindimensionalen Liste löst und eine erste Grundstruktur in die To-dos bringt.

Von der To-do- zur To-Want-Liste: ein Perspektivwechsel

Jetzt kommt die To-Want-Liste ins Spiel. Die To-Want-Liste verschiebt den Fokus von reiner Abarbeitung hin zu dem, was du wirklich erreichen willst. 

Sie ist eine Übersicht aller persönlichen und beruflichen Ziele, die man sich für ein Quartal vorgenommen hat und die konsequente Weiterentwicklung der To-do-Liste.

Du wirfst also gedanklich einen Blick in die Zukunft und überlegst dir, was du bis dahin erreicht und geschafft haben möchtest. Als Zeithorizont hat sich dafür die Länge eines Quartals bewährt.

Judith Peters schlägt vor, die eigenen To-Wants in drei Kategorien zu unterteilen:

Du kannst dir natürlich auch andere Unterteilungen überlegen. Wichtig ist nur, dass es sich um einen konkreten Zustand in der Zukunft handelt. Und konkret bedeutet dabei, dass die Erledigung der Aufgabe messbar sein muss. 

Warum? Weil die Messbarkeit aus einem einfachen To-do bzw. To-Want ein Ziel macht.

Ziele statt Aufgaben – warum Klarheit entscheidend ist

Damit sind wir beim entscheidenden Punkt angelangt. Denn du bist jetzt dabei, aus einfachen To-dos Ziele zu formulieren. 

Vielleicht erkennst du bereits, dass jetzt eine weitere Ebene ins Spiel kommt. Erst wenn Aufgaben mit Zielen verbunden sind, wird klar, warum sie wichtig sind und welche Wirkung sie tatsächlich haben.

Natürlich kann es sein, dass ein To-do gleichzeitig auch ein Ziel ist. Aber vermutlich ist es auch so, dass du verschiedene To-dos hast, um ein übergeordnetes Ziel zu erreichen.

Lass uns das an einem Beispiel anschauen.
Du bist selbstständig und auf deiner To-do-Liste tauchen folgende Punkte auf:

• Website überarbeiten/optimieren
• ein Logo entwerfen
• ein Social Media Profil einrichten
• Briefpapier erstellen und drucken lassen
• Einen Newsletter erstellen

Es ist anhand der To-dos schwer zu sagen, was davon jetzt am wichtigsten ist bzw. was überhaupt von Bedeutung ist.
Doch mit einem konkreten Ziel kannst du das schon deutlich einfacher bestimmen.

In diesem Beispiel könnte ein übergeordnetes Ziel sein:
„Meine Website soll zur ersten Anlaufstelle für Interessierte werden.“

Und schon kannst du bei jedem To-do bestimmen, ob dich die Erledigung dieser Aufgabe deinem Ziel näher bringt.

Wenn du tiefer in das Formulieren von Zielen eintauchen möchtest, dann ist mein Beitrag Smarte Ziele genau das Richtige für dich.

Um der Verknüpfung von Zielen und Aufgaben jetzt auch noch eine klare Struktur zu geben, gibt es das Konzept des OKR.

OKR: die Brücke zwischen Zielen und Umsetzung

Vielleicht hast du den Begriff OKR noch nie gehört. Die Abkürzung steht für Objectives and Key Results, auf Deutsch: Ziele und Schlüsselergebnisse.

Klingt erstmal kompliziert, ist aber im Kern ganz einfach und wird mittlerweile in Unternehmen und Teams sehr häufig als Führungs- und Steuerungsmethodik angewendet.

Ein Objective beschreibt das oben genannte übergeordnete Ziel. Also das, was du in einem bestimmten Zeitraum erreichen möchtest. Dieses Ziel sollte inspirierend sein und dir eine klare Richtung geben: „Meine Website soll zur ersten Anlaufstelle für Interessierte werden.“

Die Key Results sind dann die messbaren Schritte, die zeigen, ob du diesem Ziel näherkommst. Sie machen das Ganze konkret. Zum Beispiel: „50 neue Newsletter-Abonnenten gewinnen“, „drei Blogartikel veröffentlichen“ oder „die Verweildauer auf der Website um 20 % steigern“.

Das Grundprinzip von OKR ist also: Ziele greifbar machen. Statt nur Aufgaben abzuarbeiten, stellst du sicher, dass jede Aufgabe einem größeren Ziel dient. Und dass du anhand klarer Ergebnisse prüfen kannst, ob du auf dem richtigen Weg bist.

Spannend wird es durch den Zyklus, den man mit OKR regelmäßig durchläuft. Meistens wird dafür ein Zeitraum von drei Monaten gewählt. 

Am Anfang überlegst du dir deine Ziele und die dazugehörigen Schlüsselergebnisse. Dann arbeitest du im Alltag daran und überprüfst zwischendurch (z.B. am Ende jeder Woche), wie weit du schon gekommen bist. Am Ende der drei Monate ziehst du ein Fazit: Was lief gut, wo bist du gescheitert, was willst du im nächsten Quartal anders machen?

Genau diese Routine macht OKR so wirkungsvoll. Und sie lässt sich nicht nur im Unternehmen nutzen, sondern auch als Einzelperson. So entsteht ein klarer Rhythmus aus Planen, Umsetzen, Reflektieren und Neujustieren, der dich Stück für Stück voranbringt.

Um diese OKR-Routine noch leichter zu machen, habe ich mir eine Vorlage erstellt. In diese trage ich meine aktuellen Quartalsziele ein. Und jeden Freitag blicke ich auf meine Woche zurück.

So habe ich immer alles im Blick und kann bei Bedarf meine To-dos neu ausrichten oder überarbeiten.

Wenn du diese Vorlage auch für deine Routine nutzen möchtest, schreibe gerne einen Kommentar unter diesen Beitrag, und ich sende dir die Vorlage gerne zu.

Meine persönliche To-Want-Liste fürs 4. Quartal 2025

Hier gebe ich dir jetzt einen Einblick in meine aktuelle Planung und zeige dir, welche beruflichen Schwerpunkte ich mir gesetzt habe. Das ist aber nur ein Auszug und soll dir eine Vorstellung davon geben, wie man Ziele formulieren kann. Ich habe mich hier auf meine beruflichen Ziele beschränkt. Du kannst dir aber natürlich genauso gut private Ziele formulieren und nachverfolgen.

Fazit – vom Abarbeiten zum Gestalten

Am Ende zeigt sich: To-do-Listen sind ein guter Start, aber sie bleiben Stückwerk. Erst wenn wir uns bewusst machen, was wir wirklich wollen, klare Ziele formulieren und diese in Routinen einbetten, wird Selbstmanagement wirkungsvoll. To-Want-Listen und OKR helfen dir, vom bloßen Abarbeiten ins Gestalten zu kommen und damit mehr Richtung, Klarheit und Zufriedenheit in deinen Alltag zu bringen.